Informační e-maily
Nastavení automatického zasílání
Informační e-maily zasílají zákazníkovi informaci o tom, v jakém stavu se nachází jeho objednávka. Nastavení informačních e-mailů naleznete v administraci v Nastavení → Emaily → Automatické zasílání.
Systémové akce
V první záložce naleznete systémové informační e-maily, které odchází zákazníkovi automaticky (obrázek 01). Pokud budete chtít editovat přímo tyto e-maily, je třeba se do daného e-mailu prokliknout a poté nahoře zvolit Editovat šablonu. Více informací o nastavení šablon naleznete v našem článku Šablony e-mailů.
Automatické e-maily, které jsou nastavené u Systémových akcí (Nastavení → E-maily → Automatické zasílání), se mohou odesílat nejen zákazníkům, ale i na e-mail e-shopu. Jedná se zpravidla o akce jako Oznámení o objednávce e-shopu.
Aby takový e-mail přišel k vám, je třeba jako příjemce nastavit Hlavní emailovou adresu e-shopu. Klikněte na detail systémové akce a vpravo nahoře na tlačítko Přidat příjemce (obrázek 02). Hlavní e-mailovou adresu e-shopu nastavíte v Nastavení → Základní nastavení → Nastavení obchodu. V sekci Kontaktní údaje pro vaše zákazníky se jedná hned o druhý řádek.
Jak do automatických e-mailů přidat přílohu?
Po rozkliknutí kterékoliv ze šablon na záložce Systémové akcenajdete na spodní části stránky možnost přiložit soubory (obrázek 03).
V souvislosti s tzv. tlačítkovou novelou je třeba zákazníkovi poskytnout při potvrzení objednávky obchodní podmínky ve formě, která umožní jejich uchování a opakované zobrazení.
Jednou z cest, jak nařízení vyhovět, je přiložení souboru (např. PDF) s obchodními podmínkami do systémového e-mailu Oznámení o objednávce zákazníkovi.
Stavy objednávek
Ve druhé záložce se nacházejí všechny stavy objednávek, které v e-shopu máte – systémové stavy i ty, které jste si vytvořili sami. Ke každému z těchto stavů si můžete nastavit e-mail, který se při změně stavu automaticky odešle zákazníkovi (obrázek 04).
Nové objednávky jsou vytvářeny ve stavu, který máte v administraci v části Nastavení → Objednávky → Stavy nastavený jako výchozí. V momentě vytvoření objednávky se zákazníkovi neodešle šablona vytvořená pro tento výchozí stav, ale je mu odeslán e-mail prostřednictvím šablony systémové akce „Oznámení o objednávce zákazníkovi“.
Klikněte na řádek s názvem šablony. Upravte text e-mailu a zvolte Uložit (obrázek 05). Můžete využít značky, které propíší danou hodnotu. Pomocí těchto e-mailů můžete odesílat i dokumenty (faktury, dodací listy atd.) přiřazené k objednávce, ale aby k odeslání došlo, dokument musí existovat.
Části šablon
V poslední záložce naleznete přednastavené části některých nejpoužívanějších e-mailů, které jsou spojeny s automatickými e-maily a jsou navázány na nějakou akci (platba převodem, doručovací a fakturační adresy...) (obrázek 06). K těmto šablonám opět lze přidávat přílohy.
Více informací najdete v článku Šablony e-mailů.
Informační e-maily
Informační e-maily naleznete v administraci v Nastavení → Emaily → Informační e-maily (obrázek 07). V této sekci naleznete prostor pro vkládání svých individuálně vytvořených e-mailů. E-maily můžete odeslat vašim zákazníkům ručně z detailu objednávky, faktury, zálohové faktury, daňového dokladu k přijaté platbě, dobropisu nebo dodacího listu.
Tyto e-maily můžete využít v případě zasílání dodatečných informací zákazníkovi, které nejsou standardně obsažené ve stavových objednávkách a v potvrzení objednávky.
Nový informační e-mail můžete vložit tlačítkem Přidat. Nastavíte název, předmět a text e-mailu. Vybrat můžete i typ dokladů, v jejichž detailu má být možnost odeslání viditelná. Kliknutím na název e-mailu daný e-mail upravíte.
Pořadí informačních e-mailů můžete měnit tažením pomocí modré ikonky v posledním pravém sloupci. Jak e-maily seřadíte v tomto přehledu, v takovém pořadí se zobrazí přímo v detailu objednávky po najetí na tlačítko E-mail v horní nástrojové liště objednávky.
Šipky v jednotlivých sloupcích výpisu neslouží k výslednému seřazení e-mailů, ale pouze jako náhled pro administrátora e-shopu. Ikonka s červeným křížkem e-mail maže.
Záznam o odeslání informačního e-mailu se objeví přímo v detailu dané objednávky na záložce Historie.
Jaké značky mohu v informačních e-mailech použít?
Následující značky se automaticky nahradí u dané objednávky příslušnou hodnotou. Pokud tedy například do e-mailu zadáte Vaše objednávka č. #ORDER_CODE# byla vyřízena, zákazníkovi se v e-mailu místo značky zobrazí číslo dané objednávky Vaše objednávka č. 2011000050 byla vyřízena.
Pokud následující značky kopírujete z tabulky a vkládáte do editoru e-mailu, doporučujeme vložení provést pomocí klávesové zkratky Ctrl+Shift+V (Cmd+Shift+V pro Mac), která zaručí, že se zkopíruje pouze čistý text bez jakéhokoliv formátování.
Správné vložení značek můžete také zkontrolovat přímo v editoru e-mailu na záložce Nástroje → Zdrojový kód.
Tabulka platných značek:
| Kód | Popis |
|---|---|
| #DOCUMENT_TYPE# | Jméno dokumentu, např. Faktura, Dobropis, Objednávka atd. |
| #DOCUMENT_NUMBER# | Číslo dokumentu. |
| #WEBSITE_NAME# | Název vašeho e-shopu (je třeba mít ho vyplněný v Nastavení obchodu). |
| #PROJECT_PHONE# | Značka propisuje telefon nastavený pod kartou Nastavení → Základní nastavení → Nastavení obchodu → Kontaktní údaje pro vaše zákazníky. |
| #BANK_ACCOUNT# | Číslo bankovního účtu, je třeba vyplnit v detailu každé měny. |
| #QR_CODE# | QR kód generovaný pro platbu objednávky. Pro použití je třeba mít vyplněné všechny tři údaje k bankovnímu účtu v Nastavení → Základní nastavení → Měny (tedy bankovní účet, IBAN a BIC). Číslo bankovního účtu nesmí obsahovat mezery. |
| #IBAN# | Číslo bankovního účtu v IBAN formátu, je třeba vyplnit v detailu každé měny. |
| #BIC# | SWIFT kód banky, je třeba vyplnit v detailu každé měny. |
Objednávka (ostatní doklady pouze pokud mají vyplněné číslo objednávky)
| Kód | Popis |
|---|---|
| #ORDER_DATE# | Datum objednávky. |
| #ORDER_DATETIME# | Datum a čas vytvoření objednávky. |
| #ORDER_CODE# | Kód objednávky. |
| #ORDER_WEIGHT# | Celková hmotnost objednávky. |
| #ORDER_STATUS# | Stav objednávky. |
| #ORDER_STATUS_ID# | Identifikační číslo stavu objednávky (možno použít na podmíněné vkládání, např. #TEMPLATE[ORDER_STATUS_ID=4].orderContent). |
| #PRICE_WITH_VAT# | Celková cena objednávky včetně DPH. Doporučujeme používat spolu se značkou #CURRENCY#. |
| #PRICE_VAT# | Celkové DPH objednávky. |
| #PRICE_ROUNDING# | Výše zaokrouhlení ceny. |
| #PAID# | Informace, kolik zákazník z objednávky uhradil. Zkratka bude funkční pouze v případě aktivních funkcí Automatické párování plateb nebo Shoptet Pay. Podmínkou pro funkčnost je informace o konkrétní částce přijaté platby v historii objednávky. |
| #SHOP_REMARK# | Poznámka obchodníka k objednávce. |
| #EXCHANGE_RATE# | Měnový kurz, který byl nastaven v době uskutečnění objednávky. |
| #CURRENCY# | Měna, ve které byla objednávka uskutečněna. Doporučujeme uvádět za značkou propisující finanční částku (#PRICE_WITH_VAT#, #ADDITIONAL_PAYMENT# atp.). |
| #ONLINE_PAYMENT_BUTTON# | Odkaz na možnost online zaplacení. |
| #PACKAGE_URL# | URL zásilky (pro správné zobrazení musí být vyplněné číslo balíku). |
| #ADDITIONAL_INFO_TABLE# | Tabulka všech doplňujících informací včetně názvů řádků. |
| #ADDITIONAL_INFO_1,2,..-6# | Obsahy jednotlivých doplňujících informací - řádek 1-6. |
| #REMARK# | Poznámka zákazníka k objednávce. |
| #EMAIL# | E-mail zákazníka. |
| #PHONE# | Telefon zákazníka. |
| #FULL_NAME# | Celé jméno zákazníka. |
| #IDENTIFICATION_NUMBER# | Identifikační číslo zákazníka. |
| #COMPANY# | Fakturační adresa firmy zákazníka. |
| #STREET# | Ulice zákazníka. |
| #HOUSE_NUMBER# | Číslo domu. |
| #ADDITIONAL# | Doplňková informace k platbě. |
| #CITY# | Město zákazníka. |
| #DISTRICT# | Okres. |
| #ZIP# | PSČ zákazníka. |
| #COUNTRY# | Jméno země zákazníka. |
| #COMPANY_ID# | IČ zákazníka. |
| #VAT_ID# | DIČ zákazníka. |
| #DELIVERY_FULL_NAME# | Celé jméno zákazníka pro doručení. |
| #DELIVERY_COMPANY# | Doručovací adresa firmy. |
| #DELIVERY_STREET# | Dodací ulice. |
| #DELIVERY_HOUSE_NUMBER# | Dodací číslo domu. |
| #DELIVERY_CITY# | Dodací město. |
| #DELIVERY_DISTRICT# | Dodací okres. |
| #DELIVERY_ZIP# | Dodací PSČ. |
| #DELIVERY_COUNTRY# | Dodací jméno země. |
| #YEAR_SHORT# | Současný rok, např. na copyright. |
| #PACKAGE_NUMBER# | Číslo balíku. |
| #TEMPLATE.orderContent# | Obsah objednávky (co zákazník nakoupil, způsob dopravy a platby) v tabulkovém výpisu. Obsah tabulky lze ovlivnit pomocí proměnných:
Proměnné je možné kombinovat, například: #TEMPLATE.orderContent[showAvailabilityOrder=1,showRemainingAmount=1]#. Vzhled tabulky lze ovlivnit přes CSS blok vložený na začátek e-mailu. |
| #ADDITIONAL_PAYMENT# | Dodatečná platba. Systém ji vypočítá jako rozdíl mezi přijatou platbou a cenou objednávky. Propisuje pouze tuto částku. Doporučujeme používat spolu se značkou #CURRENCY# (např. Částka k doplacení: #ADDITIONAL_PAYMENT# #CURRENCY#). Vztahuje se ke Kontrole přijatých plateb. |
Faktura, zálohová faktura, daňový doklad k přijaté platbě a dobropis
| Kód | Popis |
|---|---|
| #INVOICE_CODE# | Číslo faktury (pouze faktura a dobropis) |
| #INVOICE_PROFORMA_CODE# | Číslo zálohové faktury (pouze faktura a zálohová faktura) |
| #PROOF_OF_PAYMENT_CODE# | Číslo daňového dokladu k přijaté platbě (pouze doklad k přijaté platbě) |
| #INVOICE_CREDITNOTE_CODE# | Číslo dobropisu (pouze dobropis) |
| #INVOICE_BANK_ACCOUNT# | Účet uvedený v dokumentu |
| #INVOICE_IBAN# | IBAN uvedený v dokumentu |
| #INVOICE_BIC# | BIC uvedený v dokumentu |
| #INVOICE_BILLING_METHOD_NAME# | Název způsobu platby |
| #INVOICE_REMARK# | Poznámka k dokumentu |
| #PRICE_WITH_VAT# | Částka s DPH |
| #PRICE_VAT# | DPH |
| #PRICE_ROUNDING# | Zaokrouhlení (kromě dokladu k přijaté platbě) |
| #PRICE_WITHOUT_ROUNDING# | Částka bez zaokrouhlení (kromě dokladu k přijaté platbě) |
| #VARIABLE_SYMBOL# | Variabilní symbol |
| #CONSTANT_SYMBOL# | Konstantní symbol |
| #SPECIFIC_SYMBOL# | Specifický symbol |
| #DUE_DATE# | Datum splatnosti (kromě dokladu k přijaté platbě) |
| #TAX_DATE# | Datum zdanitelného plnění (pouze faktura, doklad k přijaté platbě a dobropis) |
| #EXCHANGE_RATE# | Koeficient přepočtu měny (pouze faktura a dobropis) |
Dodací list
| Kód | Popis |
|---|---|
| #DELIVERYNOTE_CODE# | Číslo dodacího listu. |
| #DELIVERYNOTE_DATE# | Datum vydání. |
| #DELIVERYNOTE_REMARK# | Poznámka k dokumentu. |
| #EMAIL# | E-mail zákazníka. |
| #PHONE# | Telefon zákazníka. |
| #FULL_NAME# | Celé jméno zákazníka. |
| #IDENTIFICATION_NUMBER# | Identifikační číslo zákazníka. |
| #COMPANY# | Firma zákazníka. |
| #STREET# | Ulice zákazníka. |
| #HOUSE_NUMBER# | Číslo domu. |
| #ADDITIONAL# | Doplňková informace k platbě. |
| #CITY# | Město zákazníka. |
| #DISTRICT# | Okres. |
| #ZIP# | PSČ zákazníka. |
| #COUNTRY# | Jméno země zákazníka. |
| #COMPANY_ID# | IČ zákazníka. |
| #VAT_ID# | DIČ zákazníka. |
| #DELIVERY_FULL_NAME# | Celé jméno zákazníka pro doručení. |
| #DELIVERY_COMPANY# | Dodací firma. |
| #DELIVERY_STREET# | Dodací ulice. |
| #DELIVERY_HOUSE_NUMBER# | Dodací číslo domu. |
| #DELIVERY_ADDITIONAL# | Doplňková informace k dopravě (např. adresa výdejního místa). |
| #DELIVERY_CITY# | Dodací město. |
| #DELIVERY_DISTRICT# | Dodací okres. |
| #DELIVERY_ZIP# | Dodací PSČ. |
| #DELIVERY_COUNTRY# | Dodací jméno země. |
| #SHIPPING_NAME# | Název vybrané dopravy. |
Jak nastavím sledování zásilky?
V případě, že je vyplněno číslo zásilky v detailu objednávky, a příslušná doprava má nastavenou přepravní společnost (například Česká pošta), pak je možné odeslat e-mail se značkami #PACKAGE_URL# a #PACKAGE_NUMBER#. Zákazníkovi přijde číslo zásilky a odkaz k jejímu sledování.
Jaké úpravy jsou potřebné v případě, že využívám Heureka Marketplace?
Standardně je v základní šabloně informačního e-mailu obsaženo:
- Číslo účtu: #BANK_ACCOUNT#
- Variabilní symbol platby: #ORDER_CODE#
Při využití Heureka Marketplace však informace o platbě nesmí být obsaženy v případě, že není zvolena platba převodem.
Pokud tuto službu od Heureky chcete využívat, smažte výše uvedené informace a nahraďte je značkou #EMAIL[BILLING_METHOD=transfer].billingInfo# . Ta propisuje platební údaje pouze v případě, že zákazník zvolí platbu převodem. V nastavení dané platby je třeba mít systémové označení převodem u typu platby.
