Informační e-maily

Nastavení automatického zasílání

Informační e-maily zasílají zákazníkovi informaci o tom, v jakém stavu se nachází jeho objednávka. Nastavení informačních e-mailů naleznete v administraci v Nastavení → Emaily → Automatické zasílání.

Systémové akce

V první záložce naleznete systémové informační e-maily, které odchází zákazníkovi automaticky (obrázek 01). Pokud budete chtít editovat přímo tyto e-maily, je třeba se do daného e-mailu prokliknout a poté nahoře zvolit Editovat šablonu. Více informací o nastavení šablon naleznete v našem článku Šablony e-mailů.

Obrázek 01
Obrázek 01

Automatické e-maily, které jsou nastavené u Systémových akcí (Nastavení → E-maily → Automatické zasílání), se mohou odesílat nejen zákazníkům, ale i na e-mail e-shopu. Jedná se zpravidla o akce jako Oznámení o objednávce e-shopu.

Aby takový e-mail přišel k vám, je třeba jako příjemce nastavit Hlavní emailovou adresu e-shopu. Klikněte na detail systémové akce a vpravo nahoře na tlačítko Přidat příjemce (obrázek 02). Hlavní e-mailovou adresu e-shopu nastavíte v Nastavení → Základní nastavení → Nastavení obchodu. V sekci Kontaktní údaje pro vaše zákazníky se jedná hned o druhý řádek.

Obrázek 02
Obrázek 02

Jak do automatických e-mailů přidat přílohu?

Po rozkliknutí kterékoliv ze šablon na záložce Systémové akcenajdete na spodní části stránky možnost přiložit soubory (obrázek 03). 

V souvislosti s tzv. tlačítkovou novelou je třeba zákazníkovi poskytnout při potvrzení objednávky obchodní podmínky ve formě, která umožní jejich uchování a opakované zobrazení. 

Jednou z cest, jak nařízení vyhovět, je přiložení souboru (např. *.pdf) s obchodními podmínkami do systémového e-mailu Oznámení o objednávce zákazníkovi.

Obrázek 03
Obrázek 03

Stavy objednávek

Ve druhé záložce se nachází vypsané všechny stavy objednávek, které v e-shopu máte. Jedná se o systémové stavy a také zde naleznete své individuálně vytvořené stavy. K těmto stavům následně můžete vytvořit e-mail, který se prostřednictvím změny automaticky odešle (obrázek 04).

Obrázek 04
Obrázek 04

Klikněte na řádek s názvem šablony. Upravte text e-mailu a zvolte Uložit (obrázek 05). Můžete využít značky, které propíší danou hodnotu. Pomocí těchto e-mailů můžete odesílat i dokumenty (faktury, dodací listy atd.) přiřazené k objednávce, ale aby k odeslání došlo, dokument musí existovat. 

Obrázek 05
Obrázek 05

Části šablon

V poslední záložce naleznete přednastavené části některých nejpoužívanějších e-mailů, které jsou spojeny s automatickými e-maily a jsou navázány na nějakou akci (platba převodem, doručovací a fakturační adresy...) (obrázek 06). K těmto šablonám opět lze přidávat přílohy.

Více informací najdete v článku Šablony e-mailů.

Obrázek 06
Obrázek 06

Informační e-maily

Informační e-maily naleznete v administraci v Nastavení → Emaily → Informační e-maily (obrázek 07). V této sekci naleznete prostor pro vkládání svých individuálně vytvořených e-mailů. E-maily můžete odeslat vašim zákazníkům ručně z detailu objednávky, faktury, zálohové faktury, daňového dokladu k přijaté platbě, dobropisu nebo dodacího listu.

Obrázek 07
Obrázek 07

Tyto e-maily můžete využít v případě zasílání dodatečných informací zákazníkovi, které nejsou standardně obsažené ve stavových objednávkách a v potvrzení objednávky.

Nový informační e-mail můžete vložit tlačítkem Přidat. Nastavíte název, předmět a text e-mailu. Vybrat můžete i typ dokladů, v jejichž detailu má být možnost odeslání viditelná. Kliknutím na název e-mailu daný e-mail upravíte.

Pořadí informačních e-mailů můžete měnit tažením pomocí modré ikonky v posledním pravém sloupci. Jak e-maily seřadíte v tomto přehledu, v takovém pořadí se zobrazí přímo v detailu objednávky po najetí na tlačítko E-mail v horní nástrojové liště objednávky.

Šipky v jednotlivých sloupcích výpisu neslouží k výslednému seřazení e-mailů, ale pouze jako náhled pro administrátora e-shopu. Ikonka s červeným křížkem e-mail maže.

Záznam o odeslání informačního e-mailu se objeví přímo v detailu dané objednávky na záložce Historie.

Jaké značky mohu v informačních e-mailech použít?

Následující značky se automaticky nahradí u dané objednávky příslušnou hodnotou. Pokud tedy například do e-mailu zadáte Vaše objednávka č. #ORDER_CODE# byla vyřízena, zákazníkovi se v e-mailu místo značky zobrazí číslo dané objednávky Vaše objednávka č. 2011000050 byla vyřízena.

Pokud následující značky kopírujete z tabulky a vkládáte do editoru e-mailu, doporučujeme vložení provést pomocí klávesové zkratky Ctrl+Shift+V (Cmd+Shift+V pro Mac), která zaručí, že se zkopíruje pouze čistý text bez jakéhokoliv formátování.

Správné vložení značek můžete také zkontrolovat přímo v editoru e-mailu na záložce Nástroje → Zdrojový kód.

Tabulka platných značek:

KódPopis
#DOCUMENT_TYPE#Jméno dokumentu, např. Faktura, Dobropis, Objednávka atd.
#DOCUMENT_NUMBER#Číslo dokumentu.
#WEBSITE_NAME#Název vašeho e-shopu (je třeba mít ho vyplněný v Nastavení obchodu).
#PROJECT_PHONE#Značka propisuje telefon nastavený pod kartou Nastavení → Základní nastavení → Nastavení obchodu → Kontaktní údaje pro vaše zákazníky.
#BANK_ACCOUNT#Číslo bankovního účtu, je třeba vyplnit v detailu každé měny.
#QR_CODE#QR kód generovaný pro platbu objednávky. Pro použití je třeba mít vyplněné všechny tři údaje k bankovnímu účtu v Nastavení → Základní nastavení → Měny (tedy bankovní účet, IBAN a BIC). Číslo bankovního účtu nesmí obsahovat mezery.
#IBAN#Číslo bankovního účtu v IBAN formátu, je třeba vyplnit v detailu každé měny.
#BIC#SWIFT kód banky, je třeba vyplnit v detailu každé měny.

Objednávka (ostatní doklady pouze pokud mají vyplněné číslo objednávky)

KódPopis
#ORDER_DATE#Datum objednávky.
#ORDER_DATETIME#Datum a čas vytvoření objednávky.
#ORDER_CODE#Kód objednávky.
#ORDER_WEIGHT#Celková hmotnost objednávky.
#ORDER_STATUS#Stav objednávky.
#ORDER_STATUS_ID#Identifikační číslo stavu objednávky (možno použít na podmíněné vkládání, např. #TEMPLATE[ORDER_STATUS_ID=4].orderContent).
#PRICE_WITH_VAT#Celková cena objednávky včetně DPH. Doporučujeme používat spolu se značkou #CURRENCY#.
#PRICE_VAT#Celkové DPH objednávky.
#PRICE_ROUNDING#Výše zaokrouhlení ceny.
#PAID#Informace, kolik zákazník z objednávky uhradil. Zkratka bude funkční pouze v případě aktivních doplňků Automatické párování plateb nebo Shoptet Pay. Podmínkou pro funkčnost je informace o konkrétní částce přijaté platby v historii objednávky.
#SHOP_REMARK#Poznámka obchodníka k objednávce.
#EXCHANGE_RATE#Měnový kurz, který byl nastaven v době uskutečnění objednávky.
#CURRENCY#Měna, ve které byla objednávka uskutečněna. Doporučujeme uvádět za značkou propisující finanční částku (#PRICE_WITH_VAT#, #ADDITIONAL_PAYMENT# atp.).
#ONLINE_PAYMENT_BUTTON#Odkaz na možnost online zaplacení.
#PACKAGE_URL#URL zásilky (pro správné zobrazení musí být vyplněné číslo balíku).
#ADDITIONAL_INFO_TABLE#Tabulka všech doplňujících informací včetně názvů řádků.
#ADDITIONAL_INFO_1,2,..-6#Obsahy jednotlivých doplňujících informací - řádek 1-6.
#REMARK#Poznámka zákazníka k objednávce.
#EMAIL#E-mail zákazníka.
#PHONE#Telefon zákazníka.
#FULL_NAME#Celé jméno zákazníka.
#IDENTIFICATION_NUMBER#Identifikační číslo zákazníka.
#COMPANY#Fakturační adresa firmy zákazníka.
#STREET#Ulice zákazníka.
#HOUSE_NUMBER#Číslo domu.
#ADDITIONAL#Doplňková informace k platbě.
#CITY#Město zákazníka.
#DISTRICT#Okres.
#ZIP#PSČ zákazníka.
#COUNTRY#Jméno země zákazníka.
#COMPANY_ID#IČ zákazníka.
#VAT_ID#DIČ zákazníka.
#DELIVERY_FULL_NAME#Celé jméno zákazníka pro doručení.
#DELIVERY_COMPANY#Doručovací adresa firmy.
#DELIVERY_STREET#Dodací ulice.
#DELIVERY_HOUSE_NUMBER#Dodací číslo domu.
#DELIVERY_CITY#Dodací město.
#DELIVERY_DISTRICT#Dodací okres.
#DELIVERY_ZIP#Dodací PSČ.
#DELIVERY_COUNTRY#Dodací jméno země.
#YEAR_SHORT#Současný rok, např. na copyright.
#PACKAGE_NUMBER#Číslo balíku.
#TEMPLATE.orderContent#

Obsah objednávky (co zákazník nakoupil, způsob dopravy a platby) v tabulkovém výpisu.

Obsah tabulky lze ovlivnit pomocí proměnných:

  • #TEMPLATE.orderContent[showAvailabilityOrder=1]# - zobrazí sloupec s předpokládanou skladovou dostupností před provedením objednávky, lze použít pouze v okamžiku provedení objednávky.
  • #TEMPLATE.orderContent[showAvailabilityCurrent=1]# - zobrazí sloupec s aktuální skladovou dostupností. Využijete ji zejména pro informování zákazníka o stavu objednávky při pozdější komunikaci.
  • #TEMPLATE.orderContent[showRemainingAmount=1]# - použitelné zejména pro e-mail e-shopu. Zobrazí zbývající skladovou dostupnost po provedení objednávky.

Proměnné je možné kombinovat, například: #TEMPLATE.orderContent[showAvailabilityOrder=1,showRemainingAmount=1]#.
Vzhled tabulky lze ovlivnit přes CSS blok vložený na začátek e-mailu.

#ADDITIONAL_PAYMENT#Dodatečná platba. Systém ji vypočítá jako rozdíl mezi přijatou platbou a cenou objednávky. Propisuje pouze tuto částku. Doporučujeme používat spolu se značkou #CURRENCY# (např. Částka k doplacení: #ADDITIONAL_PAYMENT# #CURRENCY#). Vztahuje se ke Kontrole přijatých plateb.

Faktura, zálohová faktura, daňový doklad k přijaté platbě a dobropis

KódPopis
#INVOICE_CODE#Číslo faktury (pouze faktura a dobropis)
#INVOICE_PROFORMA_CODE#Číslo zálohové faktury (pouze faktura a zálohová faktura)
#PROOF_OF_PAYMENT_CODE#Číslo daňového dokladu k přijaté platbě (pouze doklad k přijaté platbě)
#INVOICE_CREDITNOTE_CODE#Číslo dobropisu (pouze dobropis)
#INVOICE_BANK_ACCOUNT#Účet uvedený v dokumentu
#INVOICE_IBAN#IBAN uvedený v dokumentu
#INVOICE_BIC#BIC uvedený v dokumentu
#INVOICE_BILLING_METHOD_NAME#Název způsobu platby
#INVOICE_REMARK#Poznámka k dokumentu
#PRICE_WITH_VAT#Částka s DPH
#PRICE_VAT#DPH
#PRICE_ROUNDING#Zaokrouhlení (kromě dokladu k přijaté platbě)
#PRICE_WITHOUT_ROUNDING#Částka bez zaokrouhlení (kromě dokladu k přijaté platbě)
#VARIABLE_SYMBOL#Variabilní symbol
#CONSTANT_SYMBOL#Konstantní symbol
#SPECIFIC_SYMBOL#Specifický symbol
#DUE_DATE#Datum splatnosti (kromě dokladu k přijaté platbě)
#TAX_DATE#Datum zdanitelného plnění (pouze faktura, doklad k přijaté platbě a dobropis)
#EXCHANGE_RATE#Koeficient přepočtu měny (pouze faktura a dobropis)

Dodací list

KódPopis
#DELIVERYNOTE_CODE#Číslo dodacího listu.
#DELIVERYNOTE_DATE#Datum vydání.
#DELIVERYNOTE_REMARK#Poznámka k dokumentu.
#EMAIL#E-mail zákazníka.
#PHONE#Telefon zákazníka.
#FULL_NAME#Celé jméno zákazníka.
#IDENTIFICATION_NUMBER#Identifikační číslo zákazníka.
#COMPANY#Firma zákazníka.
#STREET#Ulice zákazníka.
#HOUSE_NUMBER#Číslo domu.
#ADDITIONAL#Doplňková informace k platbě.
#CITY#Město zákazníka.
#DISTRICT#Okres.
#ZIP#PSČ zákazníka.
#COUNTRY#Jméno země zákazníka.
#COMPANY_ID#IČ zákazníka.
#VAT_ID#DIČ zákazníka.
#DELIVERY_FULL_NAME#Celé jméno zákazníka pro doručení.
#DELIVERY_COMPANY#Dodací firma.
#DELIVERY_STREET#Dodací ulice.
#DELIVERY_HOUSE_NUMBER#Dodací číslo domu.
#DELIVERY_ADDITIONAL#Doplňková informace k dopravě (např. adresa výdejního místa).
#DELIVERY_CITY#Dodací město.
#DELIVERY_DISTRICT#Dodací okres.
#DELIVERY_ZIP#Dodací PSČ.
#DELIVERY_COUNTRY#Dodací jméno země.
#SHIPPING_NAME#Název vybrané dopravy.

Jak nastavím sledování zásilky?

V případě, že je vyplněno číslo zásilky v detailu objednávky, a příslušná doprava má nastavenou přepravní společnost (například Česká pošta), pak je možné odeslat e-mail se značkami #PACKAGE_URL# a #PACKAGE_NUMBER#. Zákazníkovi přijde číslo zásilky a odkaz k jejímu sledování.

Jaké úpravy jsou potřebné v případě, že využívám Heureka Marketplace?

Standardně je v základní šabloně informačního e-mailu obsaženo:

  • Číslo účtu: #BANK_ACCOUNT#
  • Variabilní symbol platby: #ORDER_CODE#

Při využití Heureka Marketplace však informace o platbě nesmí být obsaženy v případě, že není zvolena platba převodem.

Pokud tuto službu od Heureky chcete využívat, smažte výše uvedené informace a nahraďte je značkou #EMAIL[BILLING_METHOD=transfer].billingInfo# . Ta propisuje platební údaje pouze v případě, že zákazník zvolí platbu převodem. V nastavení dané platby je třeba mít systémové označení převodem u typu platby.