Shoptet Balíky – aktivace a nastavení

Služba Shoptet Balíky umožňuje přímé propojení s přepravci přímo z administrace vašeho e‑shopu. Pro objednávání přepravy balíkových zásilek už nebudete muset exportovat data, nahrávat je do více externích aplikací, ani platit poplatky navíc. Vše nově zvládnete snadno na pár kliknutí z administrace e‑shopu.

Shoptet Balíky rozšíří váš obchod o nové funkce jako je tisk štítků k zásilkám přímo z administrace, snadný přehled o stavu zásilek, kompletní statistiky o zásilkách, možnost vytvořit více zásilek k jedné objednávce, objednat svozy u vybraných přepravců, přidávat rozměry balení, a další funkce, které vám usnadní práci při expedici zásilek a ušetří váš čas a náklady. Vše je navíc bez poplatků za službu – platíte pouze za samotnou přepravu.

V případě jakýchkoliv dotazů k službě Shoptet Balíky nás kontaktujte na baliky@shoptet.cz.

Tento článek obsahuje informace k základnímu nastavení a fungování služby Shoptet Balíky. Detailní informace o vytváření zásilek naleznete v článku Shoptet Balíky – zásilky a svozy.

Balíky Komplet a Balíky Napojení

Přepravci jsou v rámci Shoptet Balíků dostupní ve dvou službách – Balíky Komplet a Balíky Napojení. Přepravce z obou služeb je možné libovolně kombinovat. Také je možné jednoho přepravce využívat v obou službách. Přehled základních vlastností obou služeb je shrnutý v tabulce níže. Objednávání přepravy zásilek, tisk adresních štítků, sledování stavů zásilek, jejich statistiky a další funkce Shoptet Balíků jsou v obou službách stejné.

Propojení služby Shoptet Balíky s externími ERP systémy v tuto chvíli není možné. Využívat funkce Shoptet Balíků a spravovat zásilky je možné pouze z administrace e-shopu.

Aktivace a základní nastavení

Aktivovat Shoptet Balíky můžete v administraci e-shopu kliknutím na tlačítko Vyzkoušejte Shoptet Balíky, které najdete buď na stránce Shoptet Balíky → Přehled nebo Shoptet Balíky → Přepravci. Následně zkontrolujte vaše firemní údaje a potvrďte smluvní podmínky.

Pro správné fungování služby Shoptet Balíky ve vašem e‑shopu je třeba aktivovat jednotlivé přepravce, a u každého přepravce nastavit přepravní služby.

Aktivace přepravců

V administraci e‑shopu v Shoptet Balíky → Přepravci naleznete přehled všech aktuálně dostupných přepravců.

U každého přepravce vidíte, zda jde o službu Balíky Komplet, nebo Balíky Napojení, a zároveň si můžete rozkliknout Detail přepravce. Na detailu přepravce najdete všechny dostupné přepravní služby a jejich konkrétní parametry.

U přepravců ve službě Balíky Komplet si kliknutím na tlačítko Ceník můžete zobrazit detailní ceník dané přepravní služby a doplňkových služeb přepravce.

Pro aktivaci vybraného přepravce klikněte v přehledu Shoptet Balíky → Přepravci na tlačítko Aktivovat, a nebo v detailu vybraného přepravce na tlačítko Aktivovat přepravce. Dále postupujte podle uvedených instrukcí. Ty se liší podle toho, zda jde o službu Komplet nebo Napojení.

Aktivace přepravce v rámci služby Balíky Komplet

V prvním kroku je třeba odsouhlasit podmínky přepravce. Doporučujeme podmínky a další uvedené dokumenty projít a prostudovat.

Druhým krokem je uvedení vašeho bankovního účtu pro vyplácení dobírek v rámci tuzemského doručování.

Třetím krokem je uvedení expediční adresy. Expediční adresa slouží jako svozová adresa a adresa pro vracení zpětných zásilek. Pokud expedujete z více adres, je možné další expediční adresy přidat po aktivaci přepravce.

Po aktivaci přepravce je třeba nastavit konkrétní přepravní služby, více viz Nastavení přepravních služeb.

Aktivace přepravce v rámci služby Balíky Napojení

V prvním kroku vyplňte údaje pro propojení vašeho obchodu se systémem přepravce. Konkrétní typy údajů se pro jednotlivé přepravce liší, a stejně tak se liší způsoby, jak lze potřebné údaje získat. U některých přepravců najdete údaje v jejich administraci, u jiných je třeba údaje získat přes podporu přepravce. Konkrétní pokyny, kde údaje naleznete, získáte vždy kliknutím na Kde najdu tento údaj? v prvním kroku aktivace.

Druhým krokem je uvedení vašeho bankovního účtu pro vyplácení dobírek v rámci tuzemského doručování. Vyplácení dobírek převodem na bankovní účet je třeba mít povolené i na straně přepravce, včetně uvedení bankovního účtu pro vyplácení.

Třetím krokem je uvedení expediční adresy. Expediční adresa slouží jako svozová adresa a adresa pro vracení zpětných zásilek. Pokud expedujete z více adres, je možné další expediční adresy přidat po aktivaci přepravce.

Po aktivaci přepravce je třeba nastavit konkrétní přepravní služby, více viz Nastavení přepravních služeb.

Nastavení přepravních služeb

Pro jednotlivé přepravní služby přepravce je třeba založit v obchodě přepravní metody (způsoby dopravy). Přepravní metody stačí založit pouze pro ty přepravní služby, které budete chtít využívat.

Nejjednodušším způsobem pro založení je v Shoptet Balíky → Přepravci jít na detail vybraného (již aktivovaného) přepravce, a na výchozí záložce Přepravní služby klikněte u vybrané přepravní služby na tlačítko Nastavit službu.

Tím se vám v obchodě vytvoří nový způsob dopravy, který bude mít předvyplněné některé údaje. Aby se začal způsob dopravy zobrazovat v košíku zákazníkům, stačí již jen vyplnit ceník, případně upravit další nastavení podle vašich preferencí, a zkontrolovat, že je pro zákazníky viditelný. Detaily k nastavení způsobů dopravy najdete v článku Doprava a platby.

Založit způsob dopravy k přepravní službě je možné i přímo v sekci administrace Nastavení → Doprava a platby → Způsoby dopravy, kliknutím na tlačítko Přidat. Jako Přepravní společnost vyberte příslušného přepravce ze Shoptet Balíky Komplet nebo Shoptet Balíky Napojení. Po zvolení příslušné přepravní společnosti vyberte konkrétní Přepravní službu, pro kterou má daný způsob dopravy sloužit.

Nastavení Shoptet Balíky

V administraci obchodu v Shoptet Balíky → Nastavení naleznete další možností nastavení.

Přepravní štítky

Typ tiskárny: Tato volba určuje, zda se vám u zásilek bude nebo nebude při tisku štítků otevírat okno s nabídkou pozicování, a to na základě vybrané hodnoty:

• Klasická tiskárna – nabídka pozicování štítku se otevře
• Termo tiskárna – nabídka pozicování štítku se nebude otevírat

Přidat zásilku při stavu objednávky: Po přepnutí objednávky do vybraného stavu se automaticky k objednávce přidá první zásilka. Případné další zásilky je třeba již přidat ručně. Pokud by v objednávce chyběly některé z povinných údajů (např. kontakt na zákazníka), zásilka by neprošla validací a nedošlo by k jejímu vytvoření. V takovém případě by bylo třeba doplnit chybějící či upravit nesprávné údaje, a zásilku přidat k objednávce ručně.

Stavy objednávek

Toto nastavení vám umožňuje automaticky změnit stav objednávky na základě stavu zásilky. U jednotlivých stavů zásilek můžete určit, do jakého stavu se má přepnout objednávka. Ke změně stavu objednávky na základě stavu zásilky dojde vždy jen u první zásilky, která se do daného stavu dostane. Změna stavu dalších zásilek stav objednávky nezmění. K aktualizaci stavů zásilek dochází několikrát denně.

Nastavení automatického e-mailu k zásilce

V Shoptet Balíky → Nastavení, v sekci Další nastavení naleznete volbu Automaticky odeslat e-mail zákazníkovi ve stavu. Ta umožňuje zasílat zákazníkovi e-mail s informacemi k zásilce, jakmile zásilka přejde do vybraného stavu. Kliknutím na Upravit e-mail se dostanete do nastavení šablony tohoto e-mailu. Šablonu můžete najít také v přehledu automaticky zasílaných e-mailů, v Nastavení → Emaily → Automatické zasílání, na záložce Systémové akce, pod názvem Odeslaná zásilka.

Úprava šablony probíhá stejně jako u ostatních e-mailových šablon. Více podrobností k jejich úpravě najdete v článku Šablony e-mailů. V šabloně Odeslaná zásilka je možné použít pouze značky (proměnné) uvedené v tabulce níže. Tyto značky je možné použít pouze v této šabloně, v ostatních e-mailových šablonách se propíší pouze jako běžný text.

Informace o zásilkách můžete vašim zákazníkům posílat i jinými typy e-mailů, do kterých je možné vkládat části šablon, které se zobrazí pouze u objednávek s vybraným přepravcem. Více podrobností k používání částí šablon najdete v článku Šablony e-mailů.

Nastavení bankovních účtů

V případě, že budete posílat zásilky na dobírku, je třeba u daného přepravce nastavit bankovní účet (či účty), na které vám má přepravce doběrečné zasílat.

První účet pro tuzemské dobírky (doručení do ČR v Kč) zadáváte při aktivaci přepravce. Účty pro další kombinace země a měny je možné zadat v Shoptet Balíky → Přepravci, na detailu vybraného přepravce, na záložce Bankovní účty.

Přechod na Shoptet Balíky z jiného doplňku

Pokud používáte pro expedování zásilek z e-shopu nějaký jiný doplněk, a chtěli byste Shoptet Balíky vyzkoušet, tak bez potíží můžete. Shoptet Balíky je možné v e-shopu používat souběžně s ostatními doplňky z kategorie Logistika.

V případě, že se rozhodnete přestat používat jiné doplňky a přejít plně na Shoptet Balíky, doporučujeme následující postup:

1. Aktivujte si Shoptet Balíky a nastavte si přepravce a přepravní služby.
2. Skryjte v košíku ty způsoby dopravy, které používají doplněk, který chcete přestat používat.
3. Uzavřete všechny objednávky, které využívají vámi ukončovaný doplněk.
4. Ujistěte se, že všechny zásilky vytvořené přes daný doplněk (nebo doplňky) byly v pořádku doručeny.
5. Ve Správci doplňků odinstalujte požadovaný doplněk (nebo doplňky).

Zásilky, štítky, svozy a balení

Základním prvkem fungování služby Shoptet Balíky jsou Zásilky. Zásilky jsou vždy navázány na jednu objednávku, k jedné objednávce ale můžete vytvořit libovolné množství zásilek.

Veškeré podrobnosti k fungování zásilek, tisku štítků, objednávání svozů a nastavení balení zásilek najdete v samostatném článku Shoptet Balíky – zásilky a svozy.

Statistiky a přehledy

Podrobný souhrnný přehled o vámi vytvořených zásilkách naleznete na stránce Shoptet Balíky → Statistiky. Můžete tak rychle a snadno zjistit, například kolik zásilek a v jaké hodnotě nebylo v uplynulém měsíci převzato, nebo například přes jakou přepravní službu posíláte nejvíce zásilek.

Fakturace za služby

V rámci Shoptet Balíků platíte pouze za samotné přepravní služby. U služby Balíky Napojení probíhá fakturace za přepravní služby mimo Shoptet, tedy přímo mezi vámi a přepravcem. U služby Balíky Komplet probíhá fakturace z naší strany, tedy mezi společností Shoptet a vámi.

Fakturace za službu Balíky Komplet se v některých ohledech liší od běžné fakturace za naše služby (tzn. za e-shop, doplňky atd.). Zásadním rozdílem je to, že u služby Balíky Komplet nedochází k vystavení výzvy k platbě, ale rovnou k vystavení faktury (daňového dokladu). Tento rozdíl vyplývá z toho, že za samotný e-shop platíte dopředu, ale za přepravní služby v rámci služby Balíky Komplet platíte zpětně.

Vystavené faktury a další zprávy týkající se fakturačního procesu vám budeme zasílat na vámi uvedený E-mail pro fakturaci. Tento e-mail nastavíte v administraci e-shopu v Nastavení → Základní nastavení → Nastavení obchodu, v sekci Fakturační údaje.

Vystavené faktury najdete také v administraci e-shopu v sekci Tarif, platba a doklady.

Platbu faktury můžete provést buď převodem na účet, nebo on-line platbou. Konkrétní platební údaje najdete vždy v příslušném e-mailu k faktuře, případně na samotné faktuře. V e-mailu je vždy uveden odkaz na on-line platbu.

Splatnost faktur

Splatnost faktur je 10 kalendářních dní od vystavení. Pokud nebude faktura zaplacena v řádném termínu, poukážeme na tuto skutečnost upozorněním v administraci vašeho e-shopu, a budeme platbu upomínat e-mailem na vámi zadaný fakturační e-mail.

Upomínky a případné smluvní pokuty zasíláme v následujících časových intervalech:

2. den po splatnosti – 1. upomínka
3. den po splatnosti – 2. upomínka
4. den po splatnosti – 3. upomínka + smluvní pokuta 200 Kč + zablokování vytváření zásilek
5. den po splatnosti – 4. upomínka + smluvní pokuta 350 Kč
6. den po splatnosti – 5. upomínka
7. den po splatnosti – Oznámení o předání pohledávky k vymáhání

Z účetních důvodů budou smluvní pokuty účtovány samostatně podle běžného fakturačního procesu.

Pokud jste si jistí, že jste fakturu zaplatili, a přesto jste obdrželi upozornění, že je faktura nezaplacená a po splatnosti, kontaktujte nás na info@shoptet.cz. Mohlo například dojít k neočekávané chybě při automatickém zpracování, nebo překlepu ve variabilním symbolu. Platbu v takovém případě společně s vámi dohledáme.

Jak postupovat při potížích

Chyba při vytvoření zásilky (Chybí číslo zásilky)

V případě, že se vám po vytvoření zásilky zobrazí hláška „Zásilku nebylo možné vytvořit“, zásilka je ve stavu Chyba při vytvoření, a místo jejího čísla se zobrazuje Chybí číslo zásilky, doporučujeme nejprve zkusit kliknout na tlačítko tisku štítku. Tím dojde k opětovnému pokusu o přidání zásilky.

Pokud ani poté nedojde k úspěšnému vytvoření zásilky, doporučujeme se podívat do historie zásilky (na detailu zásilky), zda tam není informace o důvodu selhání. Někteří přepravci dokáži chybu identifikovat, včetně uvedeného důvodu, a v takovém případě informace zobrazíme. Pokud si nebudete jisti, jak uvedenou příčinu selhání odstranit, neváhejte se na nás obrátit.

Pokud ani opakované pokusy o přidání zásilky neproběhnou v pořádku, kontaktujte nás prosím na baliky@shoptet.cz a situaci společně s vámi prověříme.

Nelze vytvořit zásilku s dobírkou

V případě, že nelze zásilku s dobírkou vytvořit a zobrazí se vám upozornění na chybějící bankovní účet pro zasílání doběrečného, je třeba účet v detailu vybraného přepravce a pro danou zemi a měnu nastavit. Více v části Nastavení bankovních účtů.

Pokud využíváte přepravce v rámci služby Balíky Napojení, a nejde vám opakovaně vytvořit žádná zásilka s dobírkou (dojde k chybě při vytváření), doporučujeme zkontrolovat v systému přepravce nastavení vašeho účtu, zda máte povolené dobírky a správně zadané všechny potřebné údaje, jako např. bankovní účet. Odstraňte případné nedostatky (aktivujte dobírky, doplňte chybějící údaje), a poté zkuste v e‑shopu zásilku s dobírkou znovu vytvořit.

V případě, že ani poté se zásilky v pořádku nezaloží, kontaktujte nás prosím na baliky@shoptet.cz a situaci dále prověříme.

Jak hodnotíte užitečnost informací v tomto článku?

Výborná

Dobrá

Průměrná

Špatná

Velmi špatná