Shoptet Balíky – zásilky

Služba Shoptet Balíky umožňuje propojení s přepravci přímo z administrace vašeho e‑shopu.

Tento článek popisuje možnosti vytváření a nastavení zásilek v rámci služby Shoptet Balíky. Podrobnosti k aktivaci služby, a k jejím dalším funkcím a nastavením najdete dále v samostatných článcích:

• Shoptet Balíky – aktivace
• Shoptet Balíky – nastavení
• Shoptet Balíky – přepravci

Základní informace o fungování služby Shoptet Balíky najdete v článku Shoptet Balíky – základní informace

V případě jakýchkoliv dotazů k službě Shoptet Balíky nás kontaktujte na baliky@shoptet.cz.

Zásilka

Základním prvkem fungování služby Shoptet Balíky jsou Zásilky. Zásilky jsou vždy navázány na jednu objednávku, k jedné objednávce ale můžete vytvořit libovolné množství zásilek.

Přehled všech zásilek vytvořených přes službu Shoptet Balíky najdete v administraci e‑shopu na stránce Shoptet Balíky → Zásilky. Z tohoto přehledu můžete hromadně vytisknout štítky k zásilkám. Zásilky si zde můžete vyfiltrovat podle různých kritérií – čísla zásilky či objednávky, přepravce, přepravní služby, stavu zásilky nebo data vytvoření.

Vytvoření zásilky k objednávce

Zásilky je možné přidávat k objednávkám, které obsahují některý ze způsobů dopravy s nastavenou Přepravní společností v rámci služby Shoptet Balíky. Podrobnosti k nastavení přepravních služeb.

Přidat zásilku k objednávce můžete v detailu objednávky kliknutím na tlačítko Zásilky a poté kliknutím na Přidat zásilku (Balíky), nebo na Přidat specifickou zásilku (Balíky). Tlačítko Zásilky naleznete v detailu objednávky buď v horní menu liště, a nebo ve spodní části záložky Zásilky, která zároveň obsahuje přehled všech k objednávce přidaných zásilek.

Kliknutím na Přidat zásilku (Balíky) dojde k vytvoření zásilky k objednávce okamžitě.

Kliknutím na Přidat specifickou zásilku (Balíky) se vám nejprve zobrazí okno s možnostmi nastavit detaily zásilky. Pro vytvoření zásilky k objednávce je pak třeba kliknout na tlačítko Přidat.

Po vytvoření zásilky k objednávce dojde k odeslání žádosti o vytvoření zásilky u přepravce. Pokud přepravce žádost přijme, a zásilku ve svém systému založí, přepne se zásilka do stavu Vytvořeno, propíše se k ní číslo zásilky přidělené přepravcem, a je tak možné k zásilce vytisknout štítek a fyzicky jí předat přepravci.

Žádost o vytvoření zásilky může být přepravcem zamítnuta, například z důvodu chybějících údajů, nebo může při vytváření zásilky dojít k neočekávaným potížím. V takovém případě se u zásilky zobrazí místo čísla text „Chybí číslo zásilky“. Kliknutím na tento text se vám zobrazí informace, proč nebylo vytvoření zásilky úspěšné. Více informací k jednotlivým situacím najdete v sekci Jak postupovat při potížích.

Zásilky vytvořené v rámci služby Balíky Napojení je v případě potřeby možné vidět a spravovat i v systému daného přepravce ve vámi napojeném účtu (z technických důvodů neplatí pro PPL).

Rozměry a hmotnost zásilky

Rozměry i hmotnost zásilky je možné u zásilky zadat při vytváření zásilky přes volbu Přidat specifickou zásilku (Balíky).

U zásilek založených volbou Přidat zásilku (Balíky), a u hromadně a automaticky vytvořených zásilek se rozměry a hmotnost zásilky nastaví automaticky podle vašich nastavení:

• Rozměry zásilky se v takovém případě nastaví podle použitého balení zásilky. Pokud u objednávky není žádné balení zadané, vytvoří se zásilka bez rozměrů.
• Hmotnost zásilky se vypočítá na základě hmotnosti produktů v objednávce. Pokud u žádného produktu není uvedená hmotnost, nastaví se zásilce výchozí hmotnost 1 kg.

Rozměry ani hmotnost není možné u již vytvořených zásilek upravovat.

Vícekusová zásilka

Pokud potřebujete objednávku rozdělit do více balíků (například z důvodu hmotnosti nebo objemu objednávky), které chcete doručit zákazníkům najednou, můžete vytvořit tzv. vícekusovou zásilku.

Vícekusovou zásilku je možné vytvořit ručně z detailu objednávky, pomocí volby Přidat specifickou zásilku (Balíky), kde najdete volbu Počet balíků. Vyberte počet, na kolik kusů (fyzických balíků) chcete zásilku rozdělit, a případně zadejte balení, rozměry a hmotnost každého z balíků.

Po přidání se vytvoří ke každému balíku samostatná zásilka. Tyto zásilky ale budou na straně přepravce provázány a na jejich štítkách bude uvedeno, že se zásilka skládá z více kusů.

Automatické vytvoření zásilky

Zásilku je možné k objednávce přidat i automaticky, a to buď po změně stavu zásilky, nebo po kompletaci objednávky. Aktivovat automatické vytváření zásilek můžete v Shoptet Balíky → Nastavení. Podrobnosti najdete v článku Shoptet Balíky – nastavení.

Tisk štítku zásilky

Po úspěšném vytvoření zásilky u přepravce je možné k zásilce vytisknout štítek. Vytisknout štítky k zásilkám je možné několika způsoby:

1. Jednotlivě z detailu objednávky – na detailu objednávky na záložce Zásilky, po najetí na řádek se zásilkou, klikněte na ikonu tiskárny.
2. Jednotlivě z přehledu Shoptet Balíky → Zásilky – po najetí na řádek se zásilkou klikněte na ikonu tiskárny.
3. Jednotlivě z detailu zásilky – na detailu zásilky klikněte na tlačítko Tisk štítku.
4. Hromadně z přehledu Shoptet Balíky → Zásilky – zaškrtněte zásilky, ke kterým chcete vytisknout štítky, a poté z nabídky Funkce vyberte možnost Tisk.
5. Hromadně z přehledu Objednávky → Přehled – zaškrtněte objednávky, ke kterým chcete vytisknout štítek zásilky, a z nabídky Zásilky vyberte možnost Tisknout štítky (Balíky).

Historie zásilky

U každé zásilky se můžete kliknutím na její číslo dostat na detail dané zásilky, kde jsou uvedeny veškeré podrobnosti o zásilce, včetně historie změn jejího stavu tak, jak je poskytuje přepravce.

Uzavření a podání zásilky

Podrobnosti k uzavírání zásilek a jejich předání přepravci najdete v článku Shoptet Balíky – přepravci.

Zrušení zásilky

Zrušit zásilku je možné buď na detailu objednávky na záložce Zásilky, a nebo z přehledu Shoptet Balíky → Zásilky, a to kliknutím na ikonu křížku po najetí na řádek se zásilkou.

Zásilky bez přiděleného čísla přepravce (místo čísla zásilky se zobrazuje Chybí číslo zásilky) se ihned smažou. Zásilky, které již mají přidělené číslo od přepravce, se po zrušení přepnou do stavu Zažádáno o zrušení a pokud přepravce zrušení schválí, přejdou do stavu Stornováno.

Stavy zásilek

Každá zásilka může nabývat různých stavů. Aktualizace stavů probíhá na základě informací od konkrétního přepravce. Intervaly aktualizací stavů se u jednotlivých přepravců liší, z našeho systému dochází k odesílání žádosti o informaci o stavu zásilky směrem k přepravci jednou za hodinu.

U zásilek, které jsou v jednom z koncových stavů Doručeno nebo Doručeno zpět, k automatické aktualizaci stavu již nedochází.

V detailu objednávky v záložce Zásilky je u každé zásilky její aktuální stav, doprovázený barevným kolečkem pro snadnější orientaci. Stavy zásilek najdete také v přehledu Shoptet Balíky → Zásilky, a v detailu každé zásilky. Přehled všech stavů uvádíme v tabulce níže.

Hromadné vytváření zásilek a tisk štítků

Zásilky můžete vytvořit hromadně k více objednávkám najednou. V přehledu objednávek (Objednávky → Přehled) zaškrtněte objednávky, ke kterým chcete vytvořit zásilky. Poté z nabídky Zásilky vyberte možnost Vytvořit zásilky (Balíky). Tím se vytvoří zásilky u všech označených objednávek, které obsahují všechny potřebné údaje (přepravní službu, kontakty, zemi doručení), a ke kterým zatím není vytvořená žádná zásilka.

Po pokusu o hromadné vytvoření zásilek se vám zobrazí souhrn, ke kolika objednávkám byly zásilky nově přidány (stav Nově vytvořeno) a ke kolika objednávkám se zásilky nevytvořily, protože už u nich nějaká zásilka existuje (stav Dříve vytvořeno). K nově i dříve vytvořeným zásilkám můžete hromadně vytisknout štítky jejich zaškrtnutím a kliknutím na tlačítko Tisk štítků.

V daném souhrnu se vám případně zobrazí také počet objednávek, ke kterým nebylo možné zásilku z nějakého důvodu vytvořit (stav Nevytvořeno). Může jít například o chybějící kontaktní údaje, nesprávnou zemi doručení, přepravní službu mimo Shoptet Balíky, nebo jiný problém. Podrobnosti proč se zásilka nevytvořila, najdete na detailu příslušné objednávky.

Zpožděné zásilky

V Shoptet Balíky → Zásilky na záložce Zpožděné najdete přehled doručovaných zásilek, které nebyly včas doručeny. U každé takové zásilky vidíte, o kolik dní je opožděna oproti očekávanému doručení.

Pro vyhodnocení případných zpoždění sledujeme čas mezi převzetím zásilky přepravcem a jejím doručením – podle typu přepravní služby buď na adresu zákazníka, a nebo do výdejního místa. V přehledu zpožděných zásilek se zobrazují pouze zásilky ve stavu Doručováno.

Aktuálně se zpožděné zásilky vyhodnocují pouze pro tuzemské zásilky s očekávaným doručením do druhého pracovního dne. Víkendy jsou z výpočtu času doručení vynechány a pracuje se pouze s pracovními dny.

Přehled zpožděných zásilek má sloužit primárně jako pomoc pro doručení zásilky. Prosíme, přistupujte k tomuto přehledu s opatrností a vždy si zkontrolujte detailní průběh doručování zásilky v její historii.

Balení zásilek

V rámci služby Shoptet Balíky máte možnost v e‑shopu nastavit vámi používaná Balení zásilek. Může jít například o vámi používané krabice, obálky, či jiné obalové materiály. Takto určená balení vám usnadní vytváření zásilek a vyplňování rozměrů zásilek.

Nastavení balení zásilek

Nastavit jednotlivé typy balení můžete na stránce Shoptet Balíky → Balení zásilek. Pro každé balení je povinné určit název a typ balení (zda jde o Box, Tubus, nebo Obálku). Volitelně je pak možné určit:

• rozměry balení (šířka, výška, délka v cm)
• čárový kód balení – kódy jsou očekávány v EAN formátu, tedy s použitím pouze číslic; do budoucna umožní snažší kompletaci objednávky čtečkou čárových kódů
• nosnost balení v kg – aktuálně nemá toto pole využití, do budoucna bude vhodné zejména pro nastavení palet pro paletové přepravy
• zda se má balení nabízet v objednávce, či nikoliv – určujete zaškrtnutím volby Zobrazit v objednávce

Přidání balení do objednávky

Do každé objednávky je možné přidat balení zásilky, a to jako položky objednávky. Přidat balení do objednávky můžete v detailu objednávky na záložce Položky, kliknutím na Přidat a volbou Balení z nabídky.

Po kliknutí na volbu Balení se vám zobrazí možnost zadat údaje k balení, a případně můžete vybrat konkrétní předpřipravené (vytvořené) balení z nabídky.

Při přidání první zásilky k objednávce se do zásilky automaticky přenese rozměr použitého balení. Aktuálně dojde k tomuto automatickému přenosu pouze pro první přidání zásilky, a jen pokud je v objednávce pouze jedno balení. Pro ostatní případy je třeba pro vytvoření zásilky vybrat možnost Přidat specifickou zásilku (Balíky) a zvolit použité balení z nabídky.

Nedoručené zásilky – kdy, jak a kam se vrací

Může se stát, že si zákazník zásilku na adrese nepřevezme, a nebo nevyzvedne na výdejním místě. V této sekci najdete přehled, jak dlouho jednotliví přepravci zásilky na výdejních místech nechávají, kam se případně zásilky vrací, a jak vás budou v takovém případě přepravci informovat.

Doba uložení zásilky na výdejních místech

Postupy přepravců

Zásilkovna

Kam se vrací nedoručená zásilka?

Na výdejní místo pro vratky, které si nastavíte v Klientské sekci Zásilkovny. Pokud není výdejní místo pro vratky nastaveno, zásilka se vrátí na výdejní místo Depo Praha – Štěrboholy.

Informace pro odesílatele

V Klientské sekci Zásilkovny se zobrazí heslo pro vyzvednutí. Informace o vrácení zásilky je i ve veřejném trasování.

Nepřevzetí odesílatelem

Zásilka čeká na výdejním místě pro vratky, další postup není upřesněn.

PPL

Kam se vrací nedoručená zásilka?

• Balíky Komplet
  • Na adresu odesílatele uvedenou v datech zásilky.

• Balíky Napojení
  • Na adresu odesílatele uvedenou v datech zásilky, nebo na speciální zpětnou adresu v systému PPL. Tuto zpětnou adresu můžete nastavit ve vaší kartě zákazníka.

Informace pro odesílatele

K vraceným zásilkám PPL nezasílá zprávu (tzn. žádnou SMS ani e-mail). Informaci je možné zjistit přes API rozhraní PPL, odkud jí přebíráme a zobrazíme vám v administraci e-shopu u zásilky stav Doručováno zpět.

Nepřevzetí odesílatelem

PPL vás jako odesílatele kontaktuje. Pokud se nepodaří s vámi spojit, dotáže se PPL přes Shoptet pro upřesnění adresy.

GLS

Kam se vrací nedoručená zásilka?

Na fyzickou adresu odesílatele uvedenou na štítku. Není možné nastavit preferované místo pro vrácení, ani nelze vracenou zásilku doručit do ParcelShopu nebo boxu – vždy je nutná fyzická adresa.

Informace pro odesílatele

Neprobíhá žádná aktivní notifikace, stav zásilky můžete sledovat v portálu MyGLS.

Nepřevzetí odesílatelem

GLS se vás jako odesílatele pokusí kontaktovat. Pokud se kontakt nepodaří, bude zásilka stažena na centrální třídicí centrum a po čase může být zlikvidována.

Balíkovna

Kam se vrací nedoručená zásilka?

• Balíky Komplet
  • Balíkovna na výdejní místo bez svozu (NR) + Balíkovna na adresu bez svozu (ND)
    • Zásilka bude vrácena na podací místo.
  • Balíkovna na výdejní místo se svozem (NB) + Balíkovna na adresu se svozem (DR)
    • Zásilka se vrátí přímo odesílateli v rámci svozu.
    • Zásilky podané osobně na poště se vrátí na podací poštu.

• Balíky Napojení
  • Podle způsobbu podání zásilky:
    • podána osobně – zásilka bude vrácena na podací místo
    • podána svozem – zásilka bude vrácena na adresu odesílatele

Standardně si jako odesílatel nemůžete nastavit preferované místo pro vracení zásilek, ale můžete využít placenou službu Odnáška, díky které se všechny vrácené zásilky ukládají na konkrétní poštu.

Informace pro odesílatele

Informování o vracení zásilky neprobíhá, zásilka se vrací podle standardního procesu bez aktivní notifikace. Vracená zásilka má stejné podací číslo.

Nepřevzetí odesílatelem

Zásilka končí na Úložně. V případě reklamace je přeposlána na nejbližší poštu.

DPD

Kam se vrací nedoručená zásilka?

U zásilek doručovaných na adresu (Home Delivery) se vrací na původní adresu odesílatele.

U zásilek podaných přes výdejní místo nebo box (služba S2S) se zásilka vrací na výdejní místo (PUDO), odkud byla podána, pod vratkovým kódem 295.

Informace pro odesílatele

U zásilek doručovaných na výdejní místo (Pickup/box) vás DPD jako odesílatele notifikuje o vrácení.

U zásilek doručovaných na adresu (Home Delivery) nejste jako odesílatel aktivně notifikován o návratu zásilky.

Informace o vracení zásilky je možné sledovat také přes portály myDPD nebo DPD Shipping, kde je historie dostupná po dobu 6 měsíců.

Nepřevzetí odesílatelem

Pokud není možné zásilku vrátit na adresu odesílatele, bude vás DPD kontaktovat pro domluvu náhradního řešení.

Náklady na doručení jsou účtovány i v případě vracené zásilky (viz VOP DPD).

Jak postupovat při potížích

Chyba při vytvoření zásilky (Chybí číslo zásilky)

V případě, že se vám po vytvoření zásilky zobrazí hláška „Zásilku nebylo možné vytvořit“, zásilka je ve stavu Chyba při vytvoření, a místo jejího čísla se zobrazuje Chybí číslo zásilky, doporučujeme nejprve zkusit kliknout na tlačítko tisku štítku. Tím dojde k opětovnému pokusu o přidání zásilky.

Pokud ani poté nedojde k úspěšnému vytvoření zásilky, doporučujeme kliknout na text Chybí číslo zásilky, který vám otevře detail zásilky. V detailu zásilky v sekci Historie je vždy vidět důvod, proč byl pokus o vytvoření zásilky neúspěšný. Pokud si nebudete jistí, jak uvedenou příčinu selhání odstranit, neváhejte se na nás obrátit.

Pokud ani opakované pokusy o přidání zásilky neproběhnou v pořádku, kontaktujte nás prosím na baliky@shoptet.cz a situaci společně s vámi prověříme.

Nelze vytvořit zásilku s dobírkou

V případě, že nelze zásilku s dobírkou vytvořit a zobrazí se vám upozornění na chybějící bankovní účet pro zasílání doběrečného, je třeba účet v detailu vybraného přepravce a pro danou zemi a měnu nastavit. Více v článku Shoptet Balíky – nastavení.

Pokud využíváte přepravce v rámci služby Balíky Napojení, a nejde vám opakovaně vytvořit žádná zásilka s dobírkou (dojde k chybě při vytváření), doporučujeme zkontrolovat v systému přepravce nastavení vašeho účtu – jestli máte povolené dobírky a správně zadané všechny potřebné údaje, jako např. bankovní účet. Odstraňte případné nedostatky (aktivujte dobírky, doplňte chybějící údaje), a poté zkuste v e‑shopu zásilku s dobírkou znovu vytvořit.

V případě, že ani poté se zásilky v pořádku nezaloží, kontaktujte nás prosím na baliky@shoptet.cz a situaci dále prověříme.

Jak hodnotíte užitečnost informací v tomto článku?

Výborná

Dobrá

Průměrná

Špatná

Velmi špatná