Shoptet Balíky – zásilky a svozy
Služba Shoptet Balíky umožňuje přímé propojení s přepravci přímo z administrace vašeho e‑shopu. Pro objednávání přepravy balíkových zásilek už nebudete muset exportovat data, nahrávat je do více externích aplikací, ani platit poplatky navíc. Vše nově zvládnete snadno na pár kliknutí z administrace e‑shopu.
V tomto článku naleznete informace k vytváření a správě zásilek a svozů v rámci služby Shoptet Balíky. Veškeré podrobnosti k aktivaci a nastavení služby Shoptet Balíky najdete v článku Shoptet Balíky – aktivace a nastavení
Zásilky
Základním prvkem fungování služby Shoptet Balíky jsou Zásilky. Zásilky jsou vždy navázány na jednu objednávku, k jedné objednávce ale můžete vytvořit libovolné množství zásilek.
Přehled všech zásilek vytvořených přes službu Shoptet Balíky najdete v administraci e‑shopu na stránce Shoptet Balíky → Zásilky. Z tohoto přehledu můžete hromadně vytisknout štítky k zásilkám. Zásilky si zde můžete vyfiltrovat podle různých kritérií – čísla zásilky či objednávky, přepravce, přepravní služby, stavu zásilky nebo data vytvoření.
Přidání zásilky k objednávce
Zásilky je možné přidávat k objednávkám, které obsahují některý ze způsobů dopravy s nastavenou Přepravní společností pro Shoptet Balíky (viz Nastavení přepravních služeb).
Přidat zásilku k objednávce můžete v detailu objednávky kliknutím na tlačítko Zásilky a poté kliknutím na Přidat zásilku (Balíky), nebo na Přidat specifickou zásilku (Balíky). Tlačítko Zásilky naleznete v detailu objednávky buď v horní menu liště, a nebo ve spodní části záložky Zásilky, která zároveň obsahuje přehled všech k objednávce přidaných zásilek.
Kliknutím na Přidat zásilku (Balíky) dojde k vytvoření zásilky k objednávce okamžitě. Kliknutím na Přidat specifickou zásilku (Balíky) se vám nejprve zobrazí okno s možnostmi nastavit detaily zásilky, pro vytvoření zásilky k objednávce je pak třeba kliknout na tlačítko Přidat.
Po vytvoření zásilky k objednávce dojde k odeslání žádosti o vytvoření zásilky u přepravce. Pokud přepravce žádost přijme, a zásilku ve svém systému založí, přepne se zásilka do stavu Vytvořeno, propíše se k ní číslo zásilky přidělené přepravcem, a je tak možné k zásilce vytisknout štítek a fyzicky jí předat přepravci.
Zásilky vytvořené v rámci služby Balíky Napojení je v případě potřeby možné vidět a spravovat i v systému daného přepravce ve vámi napojeném účtu (z technických důvodů neplatí pro PPL).
Automatické vytvoření zásilky
Zásilku je možné k objednávce přidat i automaticky po přepnutí objednávku do nějakého stavu. Aktivovat tuto funkci a vybrat příslušný stav můžete v Shoptet Balíky → Nastavení volbou Přidat zásilku při stavu objednávky.
Po přepnutí objednávky do vybraného stavu se automaticky k objednávce přidá první zásilka. Případné další zásilky je třeba již přidat ručně. Pokud by v objednávce chyběly některé z povinných údajů (např. kontakt na zákazníka), zásilka by neprošla validací a nedošlo by k jejímu vytvoření. V takovém případě by bylo třeba doplnit chybějící či upravit nesprávné údaje, a zásilku přidat k objednávce ručně.
Chyba při vytvoření (Chybí číslo zásilky)
V případě, že se vám po vytvoření zásilky zobrazí hláška „Zásilku nebylo možné vytvořit“, zásilka je ve stavu Chyba při vytvoření, a místo jejího čísla se zobrazuje Chybí číslo zásilky, doporučujeme nejprve zkusit kliknout na tlačítko tisku štítku. Tím dojde k opětovnému pokusu o přidání zásilky.
Pokud ani poté nedojde k úspěšnému vytvoření zásilky, doporučujeme se podívat do historie zásilky (na detailu zásilky), zda tam není informace o důvodu selhání. Někteří přepravci dokáži chybu identifikovat, včetně uvedeného důvodu, a v takovém případě informace zobrazíme. Pokud si nebudete jisti, jak uvedenou příčinu selhání odstranit, neváhejte se na nás obrátit.
Pokud ani opakované pokusy o přidání zásilky neproběhnou v pořádku, kontaktujte nás prosím na baliky@shoptet.cz a situaci společně s vámi prověříme.
Stavy zásilek
Každá zásilka může nabývat různých stavů. Aktualizace stavů probíhá na základě informací od konkrétního přepravce. Intervaly aktualizací stavů se u jednotlivých přepravců liší, z našeho systému dochází k odesílání žádosti o informaci o stavu zásilky směrem k přepravci jednou za hodinu.
U zásilek, které jsou v jednom z koncových stavů Doručeno nebo Doručeno zpět, k automatické aktualizaci stavu již nedochází.
V detailu objednávky v záložce Zásilky je u každé zásilky její aktuální stav, doprovázený barevným kolečkem pro snadnější orientaci. Stavy zásilek najdete také v přehledu Shoptet Balíky → Zásilky, a v detailu každé zásilky. Přehled všech stavů uvádíme v tabulce níže.
| Název stavu | Vysvětlivka |
|---|---|
| Zažádáno | Informace o zásilce byly zaslány přepravci. |
| Chyba při vytvoření | Požadavek na vytvoření zásilky u přepravce selhal. |
| Vytvořeno | Zásilka byla u přepravce úspěšně založena a v obchodě byly k zásilce doplněny údaje. Je možné vytisknout štítek k zásilce. |
| Doručováno | Zásilka je na cestě na adresu, nebo na cestě na výdejní místo. |
| Připraveno k vyzvednutí | Zásilka byla doručena na výdejní místo a čeká na vyzvednutí zákazníkem. |
| Doručeno | Zásilka byla úspěšně doručena. Jde o koncový stav – po přepnutí do tohoto stavu již nebude dále zásilka sledována ani měněn její stav. |
| Nepodařilo se doručit | Zákazníka se nepodařilo zastihnout, nebo si zásilku nevyzvednul, a nebo ji odmítnul převzít. |
| Problém u přepravce | Zásilka se na cestě k zákazníkovi ztratila, poškodila, a nebo došlo k jinému pochybení na straně přepravce. |
| Doručováno zpět | Zásilka je na cestě zpět k odesílateli. |
| Doručeno zpět | Zásilka byla doručena zpět k odesílateli. Jde o koncový stav – po přepnutí do tohoto stavu již nebude dále zásilka sledována ani měněn její stav. |
| Stornováno | Ke stornování zásilky může dojít například v případech, kdy se zásilka ztratí a již se nenajde, nebo byla poškozena, apod. Záleží na podmínkách jednotlivých přepravců. |
| Zažádáno o zrušení | Z obchodu směrem k přepravci došlo k odeslání požadavku na zrušení zásilky. Pokud přepravce umožní zásilku zrušit, zásilka bude přepnuta do stavu Stornováno a řádek se zásilkou zešedne. Pokud není možné zásilku zrušit (je např. již v přepravě), dojde k přepnutí zásilky do odpovídajícího stavu (tedy např. Doručováno) |
| Uzavřeno | Procesní stav. Bude využit pro vybrané přepravce v rámci budoucích úprav. |
| Smazáno | Stav pro smazané zásilky. Smazat je možné zásilky, kterým nebylo přiděleno ze strany přepravce číslo zásilky. |
Historie zásilky
U každé zásilky se můžete kliknutím na její číslo dostat na detail dané zásilky, kde jsou uvedeny veškeré podrobnosti o zásilce, včetně historie změn jejího stavu tak, jak je poskytuje přepravce.
Tisk štítku zásilky
Po úspěšném vytvoření zásilky u přepravce je možné k zásilce vytisknout štítek. Vytisknout štítky k zásilkám je možné několika způsoby:
- Jednotlivě z detailu objednávky – na detailu objednávky na záložce Zásilky, po najetí na řádek se zásilkou, klikněte na ikonu tiskárny.
- Jednotlivě z přehledu Shoptet Balíky → Zásilky – po najetí na řádek se zásilkou klikněte na ikonu tiskárny.
- Jednotlivě z detailu zásilky – na detailu zásilky klikněte na tlačítko Tisk štítku.
- Hromadně z přehledu Shoptet Balíky → Zásilky – zaškrtněte zásilky, ke kterým chcete vytisknout štítky, a poté z nabídky Funkce vyberte možnost Tisk.
Štítky jsou generovány ve formátu A6, který je kompatibilní se všemi přepravci dostupnými v rámci služby Shoptet Balíky.
Formát stránky se štítky pro tisk záleží na vašem nastavení. U volby Klasická tiskárna se vytisknou až 4 štítky na formát A4, u volby Termo tiskárna se tiskne vždy 1 štítek ve formátu A6.
Zrušení zásilky
Funkci zrušení zásilky nyní dokončujeme. Brzy bude dostupná. Aktuálně se zásilka s již přiděleným číslem přepravce pouze přepne do stavu Zažádáno o zrušení. Ponechte ji prosíme v tomto stavu.
Zrušit zásilku je možné buď na detailu objednávky na záložce Zásilky, a nebo z přehledu Shoptet Balíky → Zásilky, a to kliknutím na ikonu křížku po najetí na řádek se zásilkou.
Zásilky bez přiděleného čísla přepravce (místo čísla zásilky se zobrazuje Chybí číslo zásilky) se ihned smažou. Zásilky, které již mají přidělené číslo od přepravce, se po zrušení přepnou do stavu Zažádáno o zrušení.
Uzavření zásilek
V administraci e-shopu v přehledu Shoptet Balíky → Zásilky naleznete tlačítko Uzavřít zásilky. To přepne vámi vybrané zásilky do stavu Uzavřeno. Tento stav bude využit pro vybrané přepravce v rámci budoucích úprav. Aktuálně není nutné funkci uzavření zásilek využívat. Může vám ale posloužit pro vaše vlastní interní procesy, například tím, že si na stav Uzavřeno můžete navázat odeslání e-mailu zákazníkům.
Podání zásilek (předání přepravci)
Předat zásilku fyzicky přepravci do přepravy můžete zpravidla několika způsoby. Nejčastěji buď podáním na některém z podacích míst přepravce, nebo svozem přepravce z vašeho expedičního místa (pokud takovou službu přepravce nabízí).
Konkrétní možnosti se ale mohou lišit podle přepravce, použité přepravní služby a nebo i podle velikosti a množství vašich zásilek. Doporučujeme tak vždy situaci konzultovat i přímo s daným přepravcem.
Svozy
Momentálně je možné v rámci služeb Balíky Komplet i Balíky Napojení objednat pouze nepravidelné svozy a pouze u přepravce PPL.
V administraci Shoptet Balíky → Svozy naleznete přehled všech nepravidelných svozů od přepravců, které jste objednali z e‑shopu. Objednat svoz můžete kliknutím na tlačítko Zažádat o svoz, a následně vyplněním potřebných údajů a potvrzením žádosti.
Objednání svozu je závazné. Po vytvoření není možné v e‑shopu svoz nijak upravovat. Pro případné změny či zrušení svozu je nutné kontaktovat přímo přepravce.
Balení zásilek
V rámci služby Shoptet Balíky máte možnost v e‑shopu nastavit vámi používaná Balení zásilek. Může jít například o vámi používané krabice, obálky, či jiné obalové materiály. Takto určená balení vám usnadní vytváření zásilek a vyplňování rozměrů zásilek.
Nastavení balení zásilek
Nastavit jednotlivé typy balení můžete na stránce Shoptet Balíky → Balení zásilek. Pro každé balení je povinné určit název a typ balení (zda jde o Box, Tubus, nebo Obálku). Volitelně je pak možné určit:
- rozměry balení (šířka, výška, délka v cm)
- čárový kód balení – kódy jsou očekávány v EAN formátu, tedy s použitím pouze číslic; do budoucna umožní snažší kompletaci objednávky čtečkou čárových kódů
- nosnost balení v kg – aktuálně nemá toto pole využití, do budoucna bude vhodné zejména pro nastavení palet pro paletové přepravy
- zda se má balení nabízet v objednávce, či nikoliv – určujete zaškrtnutím volby Zobrazit v objednávce
Přidání balení do objednávky
Do každé objednávky je možné přidat balení zásilky, a to jako položku objednávku. Tedy je to možné tlačítkem Přidat v detailu objednávky na záložce Položky, a volbou Balení z nabídky.
Po kliknutí na volbu Balení se vám zobrazí možnost zadat údaje k balení, a případně můžete vybrat konkrétní předpřipravené (vytvořené) balení z nabídky.
Při přidání první zásilky k objednávce se do zásilky automaticky přenese rozměr použitého balení. Aktuálně dojde k tomuto automatickému přenosu pouze pro první přidání zásilky, a jen pokud je v objednávce pouze jedno balení. Pro ostatní případy je třeba pro vytvoření zásilky vybrat možnost Přidat specifickou zásilku (Balíky) a zvolit použité balení z nabídky.
