Objednávky

Přehled objednávek

Přehled všech objednávek v e-shopu naleznete v administraci Objednávky → Přehled (obrázek 01).

Obrázek 01
Obrázek 01
  • Záložky se stavy objednávek: zde jsou vypsány všechny stavy objednávek. Po kliknutí na záložku se zobrazí seznam objednávek v příslušném stavu. Návod, jak editovat jednotlivé stavy objednávky, naleznete v článku Stavy objednávky. Pro jednotlivé záložky lze zobrazit i informaci, kolik objednávek se v daném stavu nachází (více v článku Ostatní nastavení objednávky).
  • Tlačítko Uložit: ukládá změny provedené na jednotlivých řádcích v přehledu objednávek.
  • Tlačítko Přidat: ruční přidání objednávky.
  • Stavy objednávky: stav dané objednávky. Při změně stavu klikněte na tlačítko Uložit. Jak editovat jednotlivé stavy objednávky naleznete v článku Stavy objednávky.

Pokud najedete myší na řádek objednávky, zobrazí se vám nabídka s dalšími možnostmi (obrázek 02).

Obrázek 02
Obrázek 02
  • Detaily objednávky: po najetí myší do pole s kódem objednávky se vám zobrazí v rychlém náhledovém okně podrobnější informace o objednávce.
  • Export do PDF: po kliknutí na ikonku se objednávka vygeneruje ve formátu *.pdf. Soubor si můžete uložit do počítače.
  • Vytvořit daňový doklad: po kliknutí na ikonku se otevře dialogové okno pro vytvoření daňového dokladu.
  • Vytisknout objednávku: po kliknutí na ikonku se objednávka zobrazí v novém okně s tiskovým dialogem.

V objednávkách i na všech dokladech lze zobrazovat čárový kód, který nese číslo objednávky. Volbu je možné aktivovat v Nastavení → Objednávky → Doklady v sekci Výchozí nastavení. Čárový kód se na objednávce zobrazí v dokumentu *.pdf nebo v zobrazení pro tisk. Takto je možné vygenerovat s čárovým kódem i staré objednávky.

Podle tohoto čárového kódu je možné pomocí čtečky objednávky vyhledat a není třeba použít filtr. Stačí čtečkou načíst čárový kód z vytištěné objednávky.

Vyhledávání objednávek a dokladů pomocí čtečky se vám může hodit například v situaci, kdy k vám na prodejnu přinese zákazníky zboží k reklamaci.

Pokud se náhodou shoduje číslo objednávky s EAN kódem produktu, pak systém zobrazí veškeré objednávky, tedy jak ty s daným produktem, tak tu s daným číslem objednávky.

Kompletní seznam ikon

Na přehledu objednávek se nachází větší množství ikon a symbolů, z nichž některé vidíte na obrázku 03.

Obrázek 03
Obrázek 03

Komentář a poznámka

  • Modrá nevybarvená ikona značí komentář e-shopu. Komentář najdete na spodní části stránky v detailu objednávky.
  • Modrá vybarvená ikona značí poznámku e-shopu. Poznámku najdete na spodní části stránky v detailu objednávky.
  • Oranžová vybarvená ikona s písmenem „P“ značí objednávku s poznámkou od zákazníka. V případě anglické administrace je označena písmenem „N“. Poznámku od zákazníka najdete v detailu objednávky v poli Kontakt na zákazníka.

Poznámka se přičítá k počtu komentářů. Tedy např.: jeden komentář a jedna poznámka dají číslo 2 vybarvené. Tři komentáře e-shopu dají ikonu s číslem tři nevybarvenou. 

Velkoobchod

Objednávky vystavené velkoobchodním zákazníkům označuje modrá ikona s velkým písmenem „V“ před jménem zákazníka.

Zaplacení

Ve sloupci Platba můžete najít barevné puntíky s následujícím významem:

  • Prázdné: informace o platbě nebyla ručně nastavena nebo platba nebyla přijata - tj. nemuselo ještě proběhnout párování s bankou. V případě online plateb zákazník nepřešel na platební bránu a neučinil pokus o zaplacení.
  • Zelený: znamená v pořádku zaplacenou objednávku.
  • Šedý: označuje nezaplacenou objednávku. Objevuje se především u online plateb, kde zákazník přešel na platební bránu, ale platbu z nějakého důvodu nedokončil.
  • Červený: u objednávky nebyla přijata platba v plné výši – tj. je částečně uhrazena a zákazník musí ještě část doplatit.
  • Oranžový: u objednávky byla přijata vyšší částka, než je částka objednávky – tj. vznikl přeplatek ze strany zákazníka.

Balíkobot

Díky propojení e-shopu s Balíkobotem můžete dostávat informace o stavu zásilky. Tyto stavy označují barevné puntíky. Zásilka může mít tyto stavy:

  • Vytvořeno (oranžová): vytvořil se štítek a zásilka je připravena ke zpracování Balíkobotem.
  • Doručováno (modrá): když se uzavře svoz a zásilka je u přepravce nebo když je připravena na výdejně.
  • Doručeno (zelená): zásilku dopravce úspěšně doručil.
  • Vráceno (šedá): když je zásilka doručena zpět na e-shop.
  • Zamítnuto (červená): u zásilky se vyskytla chyba u dopravce, příjemce nebo odesílatele.
  • Zrušený (červená): zásilka je stornována.

E-shop a pokladna

Objednávky pocházející z e-shopu jsou úplně vlevo označeny modrým pruhem. Objednávky z pokladny jsou označeny zeleným pruhem.

Smajlíky

Smajlíky označují hodnocení, která zákazník obdržel na základě vámi zvolených podmínek. Více o této možnosti se dozvíte v článku Hodnocení zákazníků.

Zelený smajlík označuje pozitivní hodnocení. Červený smajlík označuje negativní hodnocení. Oranžový smajlík (neutrální) označuje, že zákazník má jak pozitivní, tak i negativní hodnocení. Po najetí myší na smajlík (pro zobrazení slovního hodnocení) zůstávají smajlíci a tedy i hodnocení odděleno.

Editace detailu objednávky

Obrázek 04
Obrázek 04
  • Stav objednávky: zde měníte stav objednávky. V systému jsou nastavené čtyři základní: Vyřízena, Vyřizuje se, Nevyřízená, Stornována. Lze přidat i vlastní stav objednávky v Nastavení → Objednávky → Stavy. Více informací v článku Stavy objednávky. Kliknutím a obálku můžete při změně stavu deaktivovat odeslání stavového emailu (pokud je stavový e-mail na stav objednávky navázán).
  • Zdroj: informace, jak byla objednávka na e-shop vložena. Hodnoty v poli rozlišují objednávky z e-shopu a jednotlivých pokladen, ruční objednávky z administrace a objednávky z externích zdrojů (např. Heureka Marketplace apod.).
  • Tisk: je možné zvolit standardní tisk. Objednávku je také možné stáhnout ve formátu *.pdf.
  • Doklad: lze ihned vytvořit k objednávce fakturu nebo zálohovou fakturu. Je potřeba mít aktivovaný doplněk Fakturace.
  • Šipky: kliknutím přecházíte mezi objednávkami.
  • Přidat: zde můžete kliknutím přidat do objednávky další produkty, způsob platby a dopravy nebo slevu.
  • Číslo zásilky: můžete vložit číslo balíku, aby zákazník mohl například sledovat, kde se zásilka zrovna nachází. Číslo zásilky se zobrazí v účtu zákazníka po přihlášení nebo lze odeslat e-mailem.
  • Stav zásilky: jedná se o stav, který do e-shopu předává Balíkobot přes monitorování zásilky u koncového přepravce. Pro plné využití je třeba mít na tuto službu propojení. Více informací najdete v článku Balíkobot.
  • Funkce: pomocí funkcí můžete hromadně editovat položky v objednávce.
    • Smazat: smaže všechny označené položky. Upozorňujeme, že mazání položek objednávky vrací tyto položky zpět na sklad. Tj. pokud máte v objednávce 1 kus produktu, jeho stav skladu bude po smazání z objednávky o 1 ks navýšen.
    • Hromadná změna stavu položek: změní stav všech označených položek. Do výběru u tohoto políčka se pro volbu propisují stavy, které máte nastavené ve stavech objednávky.
  • Komentáře: slouží k výměně informací mezi uživateli. Komentářů lze přidat více, je tak možné díky nim komunikovat. Součástí každého komentáře je jméno uživatele, který ho přidal, datum a čas. Komentáře jsou vidět na každé záložce objednávky. Vidí je jen obsluha e-shopu, zákazníci nikoliv. Nejsou vidět v tisku ani v listu k expedici.
  • Poznámka e-shopu: je to statická informace. Neslouží ke komunikaci, ale lze ji zpětně editovat. Poznámka je vidět na každé záložce objednávky. Je vidět v tiskovém zobrazení i v listu k expedici.

Pokud chcete editovat objednávku ve smyslu změny produktu, je vždy zapotřebí danou položku vymazat a následně vytvořit novou. Je to z důvodu, aby došlo ke správnému odečtení skladových zásob.

S vyřizováním objednávek vám pomůže doplněk Automatizace objednávek. Pomocí pravidel můžete nastavit, jaká akce a za jakých podmínek se má s objednávkou provést, např.:

  • Fakturu můžete vytvořit až potom, kdy je objednávka převzata a zaplacena.
  • Změna stavu objednávky lze navázat na časový úsek, lze tak např. ohlídat, když kurýr zásilky nevyzvedne a zůstanou ležet ve skladu, nebo na dlouho nezaplacené objednávky.

Navíc pravidla je možné vyzkoušet v testovacím režimu a až pak použít v ostrém provozu.

Hromadná editace objednávek

Pro zlepšení práce s objednávkami lze využít Funkce hromadných úprav (obrázek 05).

Funkce obsahují možnosti hromadného smazání, tisku, změny stavu objednávek nebo jejich export. Můžete také vytvořit dokument shrnující objednávky k expedici.

U funkce hromadného smazání objednávek upozorňujeme, že její použití vrátí všechny položky ze smazaných objednávek zpět na sklad. 

Obrázek 05
Obrázek 05

Filtrování objednávek

Filtr umožňuje vyhledávat objednávky dle několika různých parametrů (obrázek 06). Za zmínku stojí především: 

  • Kód objednávky: pokud znáte například pouze část kódu objednávky a chcete vyhledat vše, co začíná na tuto část, zadejte s hvězdičkou 1234* (vyhledá vše, co začíná 1234) nebo například *1234* (vyhledá vše, co obsahuje znaky 1234 a zároveň začíná/končí libovolnými znaky).
  • EAN položky: filtrování podle EAN kódu vám pomůže nejen při kompletaci objednávek pomocí čtečky kódu. Po sejmutí kódu čtečkou se kód v číselné podobě propíše do filtru. Při manipulaci ve skladu je tak možné najít všechny objednávky, které si produkt s daným kódem nárokují.
  • Název položky: slouží nejenom k nalezení objednávky, ve které se vyskytuje konkrétní produkt. Je možné sem zadat také kód slevového kupónu a najít objednávky, ve kterých byl použit.
Obrázek 06
Obrázek 06

Tisk objednávek k expedici

Pod tlačítkem Funkce (Funkce → Tisk → Expedice) můžete ve formátu *.pdf vytvořit a vytisknout list objednávek k expedici (obrázek 07). Produkty lze v expedičním listu řadit následujícím způsobem: 

  • podle názvu produktu,
  • podle kódu produktu,
  • podle pozice ve skladu.

Volbu pro řazení položek v dokladech najdete v Nastavení → Objednávky → Doklady v sekci Výchozí nastavení.

Na expedičním listu nechybí ani popis položky, pozice ve skladu, skladové nároky, množství a počet kusů skladem, který reflektuje nastavení doplňku Skladové hospodářství.

Ceny zboží se zobrazují s DPH nebo bez podle toho, jak je nastavené zobrazování ceny na e-shopu (detaily tohoto nastavení najdete v článku Daně).

U každé objednávky naleznete jméno, adresu a telefonní číslo zákazníka. Políčko Zkompletováno vám usnadní práci s objednávkou např. ve vašem skladu.

Obrázek 07
Obrázek 07

Kompletace

Kompletace objednávky je velkým pomocníkem při vyřizování a expedici objednávek. Použitím této záložky si tento proces výrazně zrychlíte. Vyhnete se také potížím se zvládáním pohybů zboží na skladě.

Kompletaci najdete na stejnojmenné záložce v detailu objednávky (obrázek 08).

Obrázek 08
Obrázek 08

V tabulce vidíte položky objednávky. Mimo jiné vidíte informaci o Dostupnosti. Informace udává, kolik kusů je dostupných na vašem výchozím skladu. Pokud máte povolený nákup do minusu a položky na skladě schází, vidíte počet kusů v minusových hodnotách. Tedy vidíte, kolik kusů je třeba naskladnit. Dále vidíte i Množství potřebné ke splnění objednávky.

V posledním sloupci Splněno vidíte, kolik kusů z celkového množství už bylo k objednávce doplněno. K objednávce nemusíte všechny položky nutně doplnit najednou. Můžete například doplnit jen jednu položku a od druhé položky třeba jen 2 kusy ze 3. Potom, co bude poslední kus na skladě, můžete doplnit i ten.

Kompletace podporuje i kompletaci sad po jednotlivých položkách sady. Pokud objednávka obsahuje samostatný produkt a ten samý produkt obsahuje i sada, kompletace postupuje při splnění směrem dolů po jednotlivých kusech. 

Po doplnění správného počtu kusů není zapotřebí klikat na tlačítko Zkompletovat. Objednávka se označí jako zkompletovaná automaticky.

Pro zjednodušení práce pro obsluhu skladu doporučujeme použít list objednávek k expedici. Usnadní orientaci ve skladu a zajistí manuální zpětnou kontrolu kompletace objednávek.

Pro kompletaci je možné využít také čtečku EAN kódu. Podle EAN kódu je možné objednávky filtrovat. Obsluha skladu tak snadno najde všechny objednávky, které si produkt s konkrétním EAN kódem nárokují. Při kompletaci stačí mít aktivní příslušnou záložku a čtečkou načíst kód. Počet kusů nemusíte zadávat ručně, stačí kód načíst vícekrát.

Čtečka vám usnadní práci nejen s kompletací, ale i s naskladněním produktů. Dokonce můžete z obou těchto kroků vytvořit jeden efektivní a plynulý proces. Bližší informace včetně příkladu najdete v článku Naskladnění. Další tipy, kde si můžete čtečkou usnadnit práci, najdete v článku Čtečka kódů

Kompletaci objednávky doporučujeme navázat na změnu stavu objednávky. Jak to provést, se dočtete v článku Ostatní nastavení objednávky.

Příklad pracovního postupu, kde uvidíte, v čem vám pomůže navázat kompletaci na stav objednávky, si můžete prohlédnout v článku Stavy objednávky.

Daňový mód – Reverse charge a MOSS

Při ručním vytváření objednávky v administraci e-shopu, máte možnost zvolit daňový mód (obrázek 09).

K dispozici máte možnosti:

  • Normální (běžná objednávka s daňovou sazbou, kterou máte na e-shopu nastavenou),
  • OSS,
  • Reverse charge.
Obrázek 09
Obrázek 09

Nastavený daňový režim se následně propíše i do daňového dokladu. V daňovém módu Reverse charge vypisujeme na dokladech informaci o tom, jestli se jedná o produkt nebo službu.

Více informací o zvláštních daňových režimech najdete v článku Zvláštní daňové režimy Reverse charge a OSS.