Balíkobot

Co je Balíkobot?

Díky Balíkobotu budete mít expedici pod kontrolou a ušetříte čas i peníze. Balíkobot je integrován přímo v Shoptetu a je napojen na širokou nabídku dopravců. Pro vás to znamená, že se už nebudete muset přihlašovat do systémů jednotlivých dopravců a řešit exporty a importy.

Dalším zásadním přínosem je tisk štítků na jeden klik, stejně jako odesílání dat k zásilkám pro dopravce. Navíc budete moci sledovat zásilky a automaticky zasílat zákazníkům informační e-maily s odkazy na sledování zásilky.

S výběrem a objednáním doplňku vám rádi poradíme na info@shoptet.cz.

Balíkobot v Shoptetu – video

Pro lepší představu jsme pro vás připravili video, které vám ukáže, jak Balíkobot v Shoptetu funguje. Představí vám hlavní funkce a pomůže vám, jak na to.

video 01

Podporovaní dopravci – Balíkobot

Podporované přepravní služby:

• Česká pošta,
• DHL Express,
• DPD Česká republika,
• Geis (paletová přeprava),
• GLS,
• Messenger,
• PPL,
• Slovak Parcel Service (SPS),
• Slovenská pošta,
• Toptrans,
• Uloženka by WE|DO,
• WE|DO (doručení na adresu),
• Zásilkovna.

Registrace na Balíkobotu

Celé řešení si můžete nezávazně vyzkoušet, stačí se registrovat přímo na Balíkobotu. Pro závazné objednání služby je třeba s kontaktní osobou na straně Balíkobotu uzavřít smlouvu.

Do klientské zóny Balíkobotu se následně přihlašujete na adrese https://client.balikobot.cz/.

Propojení e-shopu s Balíkobotem

video 02

V administraci e-shopu přejděte do sekce Propojení → Balíkobot. Spolu se smlouvou dostanete od Balíkobotu i API klíč a API uživatelské jméno, které je třeba vložit do administrace e-shopu (obrázek 01).

obrázek 01

Napárování používaných doprav mezi e-shopem a Balíkobotem proběhne automaticky. Pro správné fungování je třeba v Nastavení → Doprava a platby → Způsob dopravy přidat všechny využívané typy doprav.

V detailu každé dopravy pak nastavte Přepravní společnost a Přepravní službu (obrázek 02), která této dopravě odpovídá.

obrázek 02

Odeslání objednávky na Balíkobot

Ve svém přehledu objednávek (Objednávky → Přehled → Balíkobot → Přidat balíky) zvolíte konkrétní objednávky, které chcete přidat k vyřízení přes Balíkobot (obrázek 03).

obrázek 03

Stejně tak lze Přidat balík pomocí stejnojmenné volby i v detailu objednávky (obrázek 04).

obrázek 04

Lze také Přidat balík s upřesněním. Po kliknutí na tuto volbu se zobrazí dialogové okno. V něm můžete přesně zvolit Službu, pomocí které se bude balík expedovat a můžete také zvolit hmotnost balíku nebo jejich množství.

Když přidání proběhne v pořádku, systém vás o tom informuje (obrázek 05).

obrázek 05

Pokud byste například přidávali balíky se zvolenou dopravou, kterou Balíkobot nepodporuje a které bude třeba vyřešit individuálně nebo v objednávce budou chybět údaje, i na takovou skutečnost vás administrace upozorní (obrázek 06).

obrázek 06

Po úspěšném přidání balíků do fronty k vyřízení můžete vytisknout štítky. 

Tisk štítků

video 03

Parametry pro tisk štítků nastavíte v Propojení → Balíkobot na záložce Nastavení v sekci Štítky (obrázek 07).

obrázek 07

• Typ tiskárny: tisk nabízí možnost volby ze dvou formátů tisku.
  • Termotiskárna: zobrazí se ihned náhled tisku bez volby pozice. Po zobrazení náhledu stačí pro tisk zmáčknout tlačítko Enter.
  • Klasická tiskárna: před samotným tiskem lze zvolit tiskovou pozici (tedy pozici samotného štítku na tiskovém materiálu, tedy na lepícím papíře atd.). Možnost volby pozice tisku je nabídnuta pouze při tisku z detailu objednávky (obrázek 08).
• Přidat štítek při stavu: k vygenerování štítku dojde automaticky ve chvíli, kdy se objednávka přepne do zvoleného stavu. 
• Přidat štítek po kompletaci objednávky: pokud bude objednávka označena jako zkompletovaná (více v Kompletace objednávky), dojde k vygenerování štítku. 

obrázek 08

Pomocí funkce automatického přidání štítku při určitém stavu objednávky nebo při kompletaci, můžete výrazně urychlit proces expedice vašich zásilek. S tím vám pomůže i efektivní nastavení těchto funkcí. Více informací včetně příkladu použití najdete v článku Stavy objednávky a v kapitole věnované kompletaci objednávky.

Štítky je možné tisknout z detailu objednávky i přímo z přehledu objednávek. V případě tisku z přehledu objednávek můžete hromadně zvolit objednávky, pro které chcete štítky vytisknout. Pro samotný tisk stačí kliknout na tlačítko Balíkobot (vedle tlačítka Funkce) a zvolit možnost Tisknout štítky.

V dialogovém okně je možné zvolit, jestli chcete pro náhled tisku vybrat Hromadné štítky nebo jestli chcete štítky tisknout jednotlivě (obrázek 09). I v takovém případě dokáže tisk štítků z přehledu ušetřit čas, který byste strávili otevíráním jednotlivých objednávek.

obrázek 09

Při tiskovém náhledu i po vytisknutí, budou štítky vypadat stejně jako na obrázku 10 (s výjimkou nápisu Test).

obrázek 10

Pokud potřebujete změnit údaje v objednávce, která ještě nebyla odeslána, nemusíte objednávku rušit a vytvářet novou. Jestli má daná objednávka vytvořený štítek, je potřeba jít do detailu zásilky, štítek smazat (Odebrat balík) a následně je možné objednávku upravit a uložit.

Poté je potřeba vytvořit k této objednávce štítek znovu. Na něm budou aktualizované informace. Když potřebujete například vytvořit více balíčků k jedné zásilce, stačí pak pokračovat dle návodu viz video.

video 04

Velikost balíku pro Českou poštu

Pro Českou poštu je třeba v případě, že nemáte s Českou poštou uzavřenou smlouvu, uvádět v objednávce a jejím exportu velikost balíku. Více informací o velikosti balíku naleznete v článku Balík na poštu.

Pokud používáte k přepravě zásilek Balíkobot, pak v detailu objednávky klikněte v horním menu na modré tlačítko Balíkobot.

Pokud použijete možnost Přidat balík, do objednávky se propíše defaultní velikost balíku nastavená v detailu dopravy Česká pošta.

Po kliknutí na možnost Přidat balík s upřesněním, můžete u této konkrétní zásilky změnit hodnotu velikosti. Na výběr máte z těchto možností (obrázek 11):

• S – max. 35 cm,
• M – max. 50 cm,
• L – max. 100 cm,
• XL – max. 240 cm.

obrázek 11

Stav zásilky

Díky propojení e-shopu s Balíkobotem můžete dostávat informace o stavu zásilky. Jedná se o předdefinované stavy, které vám zasílá Balíkobot. Tato informace se propisuje v přehledu objednávek i v jejich detailu.

Informace o stavu zásilky je aktualizována 4x denně v 7:00, 11:00, 15:00 a 19:00. Když kliknete v detailu objednávky na nápis Stav zásilky, stav se v tu chvíli aktualizuje.

V přehledu objednávek je stav zásilky označen barvou. V detailu objednávky je stav vypsán slovy (obrázek 12).

obrázek 12

Stavy zásilky:

• Jsou odlišné od stavů objednávky.
• Týkají se pouze zásilek zpracovaných Balíkobotem.
• Jsou napevno nastaveny přímo v Balíkobotu.
• V přehledu objednávek jsou objednávky, které mají nastavený stav zásilky, označené barevným puntíkem.

Stavy objednávek:

• Vztahují se pouze k samotných objednávkám na e-shopu.
• Můžete využívat naše systémové stavy nebo vytvářet vlastní.
• V přehledu objednávek je řádek objednávky v jistém stavu objednávky možné nastavit tak, aby byl vybarven celý nebo aby bylo barevné číslo objednávky.

Balíkobot má také pro konkrétní stavy zásilky barevné označení, které je viditelné ve výpisu objednávek. Jedno barevné označení může být však spojené s několika podobnými stavy. Například stav Transit je označen modře. Transitů existuje ale více druhů, například Doručováno nebo Připraveno k vyzvednutí.

Ve výpisu objednávek je možné filtrovat podle všech níže uvedených stavů (např. Transit) i „podstavů“ (např. Doručováno) zásilky. 

Zásilka může mít níže uvedené stavy. :

• Štítek (oranžová):

• • Vytvořeno (-10).

• Svoz (modrá):

• • Objednáno (-1).

• Transit (modrá):

• • Vyzvednuto u odesílatele (2.1),
  • Doručováno (2.2),
  • Připraveno k vyzvednutí (2.3),
  • Na cestě k odesílateli (2.4),
  • Předáno konc. dopravci (2.5).

• Storno (červená):

• • Storno u dopravce (3.1),
  • Storno u příjemce (3.2),
  • Storno u odesílatele (3.3).

• Chyba (červená):

• • Chyba u dopravce (0.1),
  • Chyba u příjemce (0.2),
  • Chyba u odesílatele (0.3).

• Doručeno (zelená):

• • Doručeno na adresu (1.1.),
  • Vyzvednuto na výdejním místě (1.2).

• Vratka (šedá):

• • Doručeno zpět odesílateli (4).

Jak nastavit stavy zásilek?

V nastavení Balíkobotu (Propojení → Balíkobot, sekce Stavy objednávek) můžete zvolit, do kterého stavu se objednávka přepne potom, co se u ní změní stav zásilky. Balíkobot rozeznává pravděpodobně více stavů zásilky, než kolik máte na svém e-shopu stavů objednávek.

Automatické přepínání stavů objednávky můžete využít například, když se stav zásilky označí jako Storno u příjemce. Takové objednávce můžete automaticky přiřadit systémový stav Stornováno, nebo si vytvořit např. nový stav objednávky Vrací se do e-shopu. 

Pro přehlednost můžete nastavit pro takový stav objednávky podbarvení řádku s objednávkou. Hned uvidíte, jaké objednávky se vrací zpět k vám.

Přestože Balíkobot rozeznává velké množství stavů zásilky, není nutné ke každému z nich přiřazovat stav objednávky. Vaše nastavení tedy může vypadat podobně jako na příkladu na obrázku 13. Doporučujeme přepínání stavu objednávky jen tam, kde to pomůže vašemu pracovnímu procesu s objednávkami.

obrázek 13

Sledování zásilky

video 05

Pokud máte e-shop propojený s Balíkobotem, mohou vaši zákazníci využít možnost sledování zásilky podle čísla balíku.

V detailu objednávky máte v horním menu tlačítko Balíkobot. Klikněte na něj a zvolte možnost Přidat balík. Následně se do políčka Číslo zásilky propíše číslo balíku (obrázek 14).

Klientovi můžete toto číslo odeslat e-mailem nebo přes SMS zprávu. Podle této informace může klient doručení zásilky sledovat. Postup pro odeslání e-mailu s číslem zásilky najdete v článku Informační e-maily.

obrázek 14

Objednání svozu na Balíkobotu

video 06

Posledním krokem je objednávka svozu. V tento moment přes Balíkobot odchází informace k jednotlivým dopravcům, že jste pro ně už přichystali balíčky.

Data je možné odeslat z přehledu objednávek, tedy hromadně pomocí tlačítka Balíkobot → Odeslat data (obrázek 15). Stejně tak je možné akci provést z detailu objednávky pomocí tlačítka Balíkobot → Odeslat informace pro svoz.

Ve chvíli, kdy jsou odeslaná data, už nebude možné objednaného dopravce zrušit.

Vaše zásilky odeslané k vyřízení je možné sledovat buď z přehledu nebo z detailu jednotlivých objednávek.

obrázek 15

Jak se mění volby pro tlačítko Balíkobot?

Tlačítko Balíkobot se vám zobrazí v detailu objednávky. V Přehledu objednávek jsou možnosti Balíkobotu pod tlačítkem Balíkobot vpravo nahoře.

V případě, že objednávka ještě nebyla odeslána do Balíkobotu, zobrazí se vám možnost Přidat balík / Přidat balík s upřesněním.

Po odeslání se nabídka možností změní. Můžete balík odebrat (pokud jste ho například odeslali omylem), odeslat data nebo tisknout štítek (obrázek 14).

Po odeslání dat nabízí tlačítko Balíkobot možnosti tisknout štítek a sledování zásilky.

Co dělat, když přidání balíků selže?

Přidání balíků někdy může selhat. V takovém případě doporučujeme podívat se na typy chyb, které vám systém ohlásí. Většina souvisí s tím, že objednávka neobsahuje některý z povinných údajů a stačí je tedy do dané objednávky doplnit.

Příklady nejčastějších chyb:

• Chybí e-mail: stačí doplnit e-mail do objednávky, jedná se o povinný údaj.
• Chyba 200: přenos kompletně selhal kvůli většímu množství chyb. Stačí objednávky s chybou odebrat z přenosu nebo opravit informace v nich dle instrukcí.
• Chybí cena: může se jednat o omylem odeslanou stornovanou objednávku.
• in_time_config:nepovolená kombinace (případně jiný dopravce ve stejné chybové hlášce): doprava InTime (nebo jiná dle dopravce uvedeného v chybě) je špatně nakonfigurována. Podívejte se do klientské zóny Balíkobotu do sekce Konfigurace dopravců na příslušnou dopravu. Pokud chybu nedohledáte, požádejte technickou podporu Balíkobotu o prověření vašeho nastavení.
• PSČ má neznámý formát: PSČ, které zákazník zadá, není v seznamu PSČ dodávaným konkrétní dopravní společností. Z toho důvodu nelze pro dané PSČ vrátit štítek (neprojde validací) a zobrazí se chyba. Většinou daná lokalita spadá ještě pod jiné PSČ. Lze ověřit například na http://www.psc.cz/ a v dané objednávce upravit.
• Pokud se Vám tato chyba zobrazí při zásilce na výdejní místo, Balíkovnu nebo danou poštu, může to znamenat, že výdejní místo je v tuto chvíli nedostupné a nelze ho využít. Je tedy potřeba vybrat jiné.