Balíkobot

Co je Balíkobot?

S doplňkem Balíkobot získáte jednodušší správu e-shopových objednávek skrze externí službu Balíkobot.cz, která v sobě zahrnuje napojení na širokou nabídku dopravců.

Odpadá komunikace s jednotlivými dopravci, protože Balíkobot automaticky odesílá zásilky na jednotlivé dopravce. Štítky pro jednotlivé dopravy si můžete vytisknout přímo z administrace vašeho e-shopu.

S výběrem a objednáním doplňku vám rádi poradíme na info@shoptet.cz.

Balíkobot a Shoptet – video

Pro lepší seznámením s Balíkobotem jsme pro vás připravili tento webinář. Video vám představí různé funkce Balíkobotu a pomůže vám s jeho nastavením v Shoptetu.

Které dopravce aktuálně Balíkobot podporuje?

Podporované přepravní služby:

• PPL
• DPD
• Česká pošta
• Geis
• InTime
• Uloženka
• Zásilkovna
• Pošta bez hranic
• Toptrans
• GLS
• Slovenská pošta
• UPS

Jak se zaregistruji na Balíkobotu?

Celé řešení si můžete nezávazně vyzkoušet, stačí se registrovat přímo na Balíkobotu. Pro závazné objednání služby je třeba s kontaktní osobou uzavřít smlouvu.

Do klientské zóny Balíkobotu se následně přihlašujete na https://client.balikobot.cz/.

Jak propojím e-shop s Balíkobotem?

V administraci e-shopu jděte do sekce Propojení → Balíkobot. Spolu se smlouvou dostanete od Balíkobotu i API klíč a API uživatelské jméno, které je třeba vložit do administrace e-shopu (obrázek 01).

obrázek 01

Jakmile hodnoty uložíte, zobrazí se vám možnost spárovat dopravce, které máte na e-shopu, s dopravci nabízenými Balíkobotem (obrázek 02).

V našem příkladě chybí přepravce InTime. Pokud bychom ho chtěli začít využívat, je třeba přidat nový typ dopravy přes Nastavení → Doprava a platby → Způsob dopravy. Poté se automaticky zobrazí v nabídce.

obrázek 02

Jak odeslat objednávky z e-shopu na Balíkobot?

Ve svém přehledu objednávek (Objednávky → Přehled → Balíkobot → Přidat balíky) zvolíte konkrétní objednávky, které chcete přidat k vyřízení přes Balíkobot (obrázek 03).

obrázek 03

Když přidání proběhne v pořádku, systém vás o tom informuje (obrázek 04 nahoře).

Pokud byste například přidávali balíky se zvolenou dopravou, kterou Balíkobot nepodporuje a které bude třeba vyřešit individuálně, i na takovou skutečnost vás administrace upozorní (obrázek 04 dole).

obrázek 04

V tuto chvíli byly vaše balíky úspěšně přidány, byly „zapsány do fronty“ k odeslání pro vyřízení ze strany Balíkobotu (obrázek 05). Nyní je možné vytisknout štítky jednotlivých zásilek (obrázek 06).

obrázek 05

obrázek 06

Tisk štítků z detailu jednotlivých objednávek má výhodu v možnosti volby tiskové pozice (obrázek 07).

obrázek 07

Jak nastavit velikost balíku pro Českou poštu?

Kvůli aktuálnímu ceníku pro Českou poštu je třeba v případě, kdy nemáte s Českou poštou uzavřenou smlouvu, uvádět v objednávce a jejím exportu velikost balíku.

Více informací o velikosti balíku naleznete v článku Balík na poštu.

Pokud používáte k přepravě zásilek Balíkobot, pak v detailu objednávky klikněte v horním menu na modré tlačítko Balíkobot.

Pokud použijete možnost Přidat balík, pak se do objednávky propíše velikost balíku, která je nastavena v detailu dopravy Česká pošta.

Pokud kliknete na možnost Přidat balík s upřesněním, můžete u této konkrétní zásilky změnit hodnotu její velikosti. Na výběr máte z těchto možností (obrázek 08):

• S - max. 35 cm
• M - max. 50 cm
• L - max. 100 cm
• XL - max. 240 cm

obrázek 08

Stav zásilky

Díky propojení e-shopu s Balíkobotem můžete dostávat informace o stavu zásilky. Jedná se o předdefinované stavy, které vám zasílá Balíkobot. Tato informace se propisuje v přehledu objednávek i v jejich detailu.

Informace o stavu zásilky je aktualizována 4x denně. V 7:00, 11:00, 15:00 a 19:00. Když kliknete v detailu objednávky na nápis Stav zásilky, stav se v tu chvíli aktualizuje.

V přehledu objednávek je stav zásilky označen barvou. V detailu objednávky je stav vypsán slovy.

Zásilka může mít tyto stavy:

• Vytvořeno (oranžová): právě v tu chvíli se vytvořil štítek a zásilka je připravena ke zpracování Balíkobotem.
• Doručováno (modrá): když se uzavře svoz a zásilka je u přepravce nebo když je připravena na výdejně.
• Doručeno (zelená): zásilku dopravce úspěšně doručil.
• Vráceno (šedá): když je zásilka doručena zpět na e-shop.
• Zamítnuto (červená): když zákazník zásilku nepřevezme a ta se bude vracet zpět na e-shop.
• Zrušený (červená): když je zásilka stornována.

V nastavení Balíkobotu (Propojení → Balíkobot, sekce Stavy objednávek) můžete zvolit, do kterého stavu se objednávka přepne potom, co se u ní změní stav zásilky.

To můžete využít například, když se stav zásilky označí jako Zamítnuto. Takové objednávce můžete automaticky přiřadit systémový stav Stornováno, nebo si vytvořit např. stav Vrací se do e-shopu. Pro přehlednost můžete nastavit pro takový stav objednávky podbarvení řádku s objednávkou. Hned uvidíte, jaké objednávky se vrací zpět k vám.

Více informací o nastavení stavů najdete v článku Stavy objednávky.

Sledování zásilky

Pokud máte e-shop propojený s Balíkobotem, mohou vaši zákazníci využít možnost sledování zásilky podle čísla balíku.

V detailu objednávky máte v horním menu tlačítko Balíkobot. Klikněte na něj a zvolte možnost Přidat balík. Následně se do políčka Číslo zásilky propíše číslo balíku (obrázek 09).

Klientovi můžete toto číslo odeslat e-mailem nebo přes sms zprávu. Podle této informace může klient vyřizování zásilky sledovat. Postup pro odeslání e-mailu najdete v článku Informační e-maily.

obrázek 09

Jak objednat svoz na Balíkobotu?

Posledním krokem je objednávka svozu. V tento moment přes Balíkobot odchází informace k jednotlivým dopravcům, že jste pro ně již přichystali balíčky.

Svoz je možné objednat jak z přehledu objednávek (tedy hromadně), tak z detailu jednotlivých objednávek. Ve chvíli, kdy objednáte svoz, již nebude možné objednaného dopravce zrušit.

Vaše zásilky odeslané k vyřízení je možné sledovat buď z přehledu, nebo z detailu jednotlivých objednávek.

Jak se mění volby pro tlačítko Balíkobot?

Tlačítko Balíkobot se vám zobrazí v detailu objednávky. V přehledu objednávek jsou možnosti Balíkobotu schované pod filtrem (Funkce) nebo pod tlačítkem Balíkobot vpravo nahoře.

V případě, že objednávka ještě nebyla odeslána do Balíkobotu, zobrazí se vám možnost Přidat balík / Přidat balík s upřesněním.

Po odeslání se nabídka možností změní. Můžete balík odebrat (pokud jste ho například odeslali omylem), objednat svoz nebo tisknout štítek.

Po uskutečnění svozu nabízí tlačítko Balíkobot možnosti tisknout štítek a sledování zásilky.

Co dělat, když přidání balíků selže?

Přidání balíků někdy může selhat. V takovém případě doporučujeme podívat se na typy chyb, které vám systém ohlásí. Většina souvisí s tím, že objednávka neobsahuje některý z povinných údajů a stačí je tedy do dané objednávky doplnit.

Příklady nejčastějších chyb:

• Chybí email: stačí doplnit e-mail do objednávky, jedná se o povinný údaj.
• Chyba 200: přenos kompletně selhal kvůli většímu množství chyb. Stačí objednávky s chybou odebrat z přenosu nebo opravit informace v nich dle instrukcí.
• Chybí cena: může se jednat o omylem odeslanou stornovanou objednávku.
• in_time_config:nepovolená kombinace(případně jiný dopravce ve stejné chybové hlášce): doprava InTime (nebo jiná dle dopravce uvedeného v chybě) je špatně nakonfigurována. Podívejte se do klientské zóny na https://client.balikobot.cz/ do sekce Konfigurace dopravců na příslušnou dopravu. Pokud chybu nedohledáte, požádejte technickou podporu Balíkobotu o prověření vašeho nastavení.
• PSČ má neznámý formát: PSČ, které zákazník zadá, není v seznamu PSČ dodávaným konkrétní dopravní společností. Z toho důvodu nelze pro dané PSČ vrátit štítek (neprojde validací) a zobrazí se chyba. Většinou daná lokalita spadá ještě pod jiné PSČ. Lze ověřit například na http://www.psc.cz/ a v dané objednávce upravit.