Balíkobot

Co je Balíkobot?

S doplňkem Balíkobot získáte jednodušší správu e-shopových objednávek skrze externí službu Balíkobot.cz, která v sobě zahrnuje napojení na širokou nabídku dopravců. Odpadá komunikace s jednotlivými dopravci, protože jim Balíkobot automaticky odesílá zásilky.

Snadná je také tvorba a tisk štítků pro zásilky. Štítky je možné generovat automaticky po uvedení objednávky do zvoleného stavu či při kompletaci objednávky.

Expedované balíky je pro vás i pro zákazníka snadné sledovat.

S výběrem a objednáním doplňku vám rádi poradíme na info@shoptet.cz.

Balíkobot a Shoptet – video

Pro lepší seznámením s Balíkobotem jsme pro vás připravili tento webinář. Video vám představí různé funkce Balíkobotu a pomůže vám s jeho nastavením na Shoptetu.

Podporovaní dopravci – Balíkobot

Podporované přepravní služby:

• PPL
• DPD
• Česká pošta
• Geis
• InTime
• Uloženka
• Zásilkovna
• Toptrans
• GLS
• Slovenská pošta
• Slovak Parcel Service (SPS)
• DHL Express

Registrace na Balíkobotu

Celé řešení si můžete nezávazně vyzkoušet, stačí se registrovat přímo na Balíkobotu. Pro závazné objednání služby je třeba s kontaktní osobou na straně Balíkobotu uzavřít smlouvu.

Do klientské zóny Balíkobotu se následně přihlašujete na adrese https://client.balikobot.cz/.

Propojení e-shopu s Balíkobotem

V administraci e-shopu jděte do sekce Propojení → Balíkobot. Spolu se smlouvou dostanete od Balíkobotu i API klíč a API uživatelské jméno, které je třeba vložit do administrace e-shopu (obrázek 01).

obrázek 01

Napárování používaných doprav mezi e-shopem a Balíkobotem proběhne automaticky. Pro správné fungování je třeba v Nastavení → Doprava a platby → Způsob dopravy přidat všechny využívané typy doprav.

V detailu každé dopravy pak nastavte Přepravní společnost a Přepravní službu (obrázek 02), která této dopravě odpovídá.

obrázek 02

Odeslání objednávky na Balíkobot

Ve svém přehledu objednávek (Objednávky → Přehled → Balíkobot → Přidat balíky) zvolíte konkrétní objednávky, které chcete přidat k vyřízení přes Balíkobot (obrázek 03).

Stejně tak lze Přidat balík pomocí stejnojmenné volby i v detailu objednávky (obrázek 04).

Lze také Přidat balík s upřesněním. Po kliknutí na tuto volbu se zobrazí dialogové okno, ve kterém můžete přesně zvolit Službu, pomocí které se bude balík expedovat, můžete také zvolit hmotnost balíku či jejich množství.

obrázek 03

obrázek 04

Když přidání proběhne v pořádku, systém vás o tom informuje (obrázek 05 nahoře).

Pokud byste například přidávali balíky se zvolenou dopravou, kterou Balíkobot nepodporuje a které bude třeba vyřešit individuálně, i na takovou skutečnost vás administrace upozorní (obrázek 05 dole).

obrázek 05

V tuto chvíli byly vaše balíky úspěšně přidány, byly „zapsány do fronty“ k odeslání pro vyřízení ze strany Balíkobotu (obrázek 06). 

Nyní je možné přistoupit k tisku štítků.

obrázek 06

Tisk štítků

Tisk štítků nastavíte v Propojení → Balíkobot na záložce Nastavení v sekci Štítky (obrázek 07).

obrázek 07

Typ tiskárny. Pokud zvolíte typ Termotiskárna zobrazí se ihned náhled tisku bez volby pozice. Po zobrazení náhledu stačí pro tisk zmáčknout tlačítko Enter.

Pokud zvolíte jako typ Klasická tiskárna, pak můžete před samotným tiskem zvolit tiskovou pozici (tedy pozici samotného štítku na tiskovém materiálu, tedy na lepícím papíře atd.). Nabídka se zobrazí po kliknutí na možnost Tisk štítku v detailu objednávky (obrázek 08)

Možnost zvolit si tiskovou pozici se však zobrazí pouze, když tisknete z detailu objednávky.

Máte také možnost Přidat štítek při stavu. Ve chvíli, kdy se objednávka přepne do vámi vybraného stavu, vygeneruje se štítek automaticky.

Stejně tak můžete nechat automaticky Přidat štítek po kompletaci objednávky.

Pomocí funkce automatického přidání štítku při určitém stavu objednávky či při kompletaci, můžete výrazně urychlit proces expedice vašich zásilek. S tím vám pomůže i efektivní nastavení těchto funkcí. Více informací včetně příkladu použití najdete v článku Stavy objednávky a v kapitole věnované kompletaci objednávky.

obrázek 08

Po přidání balíků je možné vytisknout štítky zásilek. Štítky je možné tisknout z detailu objednávky i přímo z přehledu objednávek.

V případě tisku z přehledu můžete hromadně zvolit objednávky, pro které chcete štítky vytisknout. Pro samotný tisk stačí kliknout na tlačítko Balíkobot (vedle tlačítka Funkce) a zvolit možnost Tisknout štítky.

V dialogovém okně je možné zvolit zda chcete pro náhled tisku vybrat Hromadné štítky, nebo zda chcete štítky tisknout v případě potřeby jednotlivě (obrázek 09). I v takovém případě dokáže tisk štítků z přehledu ušetřit čas, který byste strávili otevíráním objednávek jednotlivě.

obrázek 09

Při tiskovém náhledu i po vytisknutí, bude štítky vypadat stejně jako na obrázku 10 (s výjimkou nápisu Test).

obrázek 10

Velikost balíku pro Českou poštu

Kvůli aktuálnímu ceníku pro Českou poštu je třeba v případě, kdy nemáte s Českou poštou uzavřenou smlouvu, uvádět v objednávce a jejím exportu velikost balíku.

Více informací o velikosti balíku naleznete v článku Balík na poštu.

Pokud používáte k přepravě zásilek Balíkobot, pak v detailu objednávky klikněte v horním menu na modré tlačítko Balíkobot.

Pokud použijete možnost Přidat balík, pak se do objednávky propíše velikost balíku, která je nastavena v detailu dopravy Česká pošta.

Pokud kliknete na možnost Přidat balík s upřesněním, můžete u této konkrétní zásilky změnit hodnotu její velikosti. Na výběr máte z těchto možností (obrázek 11):

• S - max. 35 cm
• M - max. 50 cm
• L - max. 100 cm
• XL - max. 240 cm

obrázek 11

Stav zásilky

Díky propojení e-shopu s Balíkobotem můžete dostávat informace o stavu zásilky. Jedná se o předdefinované stavy, které vám zasílá Balíkobot. Tato informace se propisuje v přehledu objednávek i v jejich detailu.

Informace o stavu zásilky je aktualizována 4x denně. V 7:00, 11:00, 15:00 a 19:00. Když kliknete v detailu objednávky na nápis Stav zásilky, stav se v tu chvíli aktualizuje.

V přehledu objednávek je stav zásilky označen barvou. V detailu objednávky je stav vypsán slovy (obrázek 12).

obrázek 12

Stavy zásilky:

• jsou odlišné od stavů objednávky
• týkají se pouze zásilek zpracovaných Balíkobotem
• jsou napevno nastaveny přímo v Balíkobotu
• v přehledu objednávek jsou objednávky, které mají nastavený stav zásilky označené barevným puntíkem

Stavy objednávek:

• vztahují se pouze k samotných objednávkám na e-shopu
• můžete využívat naše systémové stavy nebo vytvářet vlastní
• v přehledu objednávek je řádek objednávky v jistém stavu objednávky možné nastavit tak, aby byl vybarven celý nebo aby bylo barevné číslo objednávky

Balíkobot má také pro konkrétní stavy zásilky barevné označení, které je viditelné ve výpisu objednávek. Jedno barevné označení může být však spojené s několika podobnými stavy. Například stav Transit je označen modře. Transitů existuje ale více druhů, například Doručováno či Připraveno k vyzvednutí.

Ve výpisu objednávek je možné filtrovat podle všech níže uvedených stavů (např. Transit) i „podstavů“ (např. Doručováno) zásilky. 

Zásilka může mít níže uvedené stavy. :

• Štítek (oranžová)

• • Vytvořeno (-10)

• Svoz (modrá)

• • Objednáno (-1)

• Transit (modrá)

• • Vyzvednuto u odesílatele (2.1)
  • Doručováno (2.2)
  • Připraveno k vyzvednutí (2.3)
  • Zpět na cestě k odesílateli (2.4)
  • Předáno konc. dopravci (2.5)

• Storno (červená)

• • Storno u dopravce (3.1)
  • Storno u příjemce (3.2)
  • Storno u odesílatele (3.3)

• Chyba (červená)

• • Chyba u dopravce (0.1)
  • Chyba u příjemce (0.2)
  • Chyba u odesílatele (0.3)

• Doručeno (zelená)

• • Doručeno na adresu (1.1.)
  • Vyzvednuto (1.2)

• Vratka (šedá)

• • Doručeno zpět odesílateli (4)

Jak nastavit stavy zásilek?

V nastavení Balíkobotu (Propojení → Balíkobot, sekce Stavy objednávek) můžete zvolit, do kterého stavu se objednávka přepne potom, co se u ní změní stav zásilky. Balíkobot rozeznává pravděpodobně více stavů zásilky, než kolik máte na svém e-shopu stavů objednávek.

Automatické přepínání stavů objednávky můžete využít například, když se stav zásilky označí jako Storno u příjemce. Takové objednávce můžete automaticky přiřadit systémový stav Stornováno, nebo si vytvořit např. nový stav objednávky Vrací se do e-shopu. 

Pro přehlednost můžete nastavit pro takový stav objednávky podbarvení řádku s objednávkou. Hned uvidíte, jaké objednávky se vrací zpět k vám.

Přestože Balíkobot rozeznává velké množství stavů zásilky, není nutné ke každému z nich přiřazovat stav objednávky. Vaše nastavení tedy může vypadat podobně jako na příkladu na obrázku 13. Doporučujeme přepínání stavu objednávky jen tam, kde to pomůže vašemu pracovnímu procesu s objednávkami.

obrázek 13

Sledování zásilky

Pokud máte e-shop propojený s Balíkobotem, mohou vaši zákazníci využít možnost sledování zásilky podle čísla balíku.

V detailu objednávky máte v horním menu tlačítko Balíkobot. Klikněte na něj a zvolte možnost Přidat balík. Následně se do políčka Číslo zásilky propíše číslo balíku (obrázek 14).

Klientovi můžete toto číslo odeslat e-mailem nebo přes SMS zprávu. Podle této informace může klient vyřizování zásilky sledovat. Postup pro odeslání e-mailu najdete v článku Informační e-maily.

obrázek 14

Objednávka svozu na Balíkobotu

Posledním krokem je objednávka svozu. V tento moment přes Balíkobot odchází informace k jednotlivým dopravcům, že jste pro ně již přichystali balíčky.

Svoz je možné objednat z přehledu objednávek, tedy hromadně pomocí tlačítka Balíkobot → Odeslat data. Stejně tak je možné akci provést z detailu objednávky pomocí tlačítka Balíkobot → Odeslat informace pro svoz (obrázek 15).

Ve chvíli, kdy objednáte svoz, již nebude možné objednaného dopravce zrušit.

Vaše zásilky odeslané k vyřízení je možné sledovat buď z přehledu, nebo z detailu jednotlivých objednávek.

obrázek 15

Jak se mění volby pro tlačítko Balíkobot?

Tlačítko Balíkobot se vám zobrazí v detailu objednávky. V přehledu objednávek jsou možnosti Balíkobotu pod tlačítkem Balíkobot vpravo nahoře.

V případě, že objednávka ještě nebyla odeslána do Balíkobotu, zobrazí se vám možnost Přidat balík / Přidat balík s upřesněním.

Po odeslání se nabídka možností změní. Můžete balík odebrat (pokud jste ho například odeslali omylem), objednat svoz nebo tisknout štítek (obrázek 15).

Po uskutečnění svozu nabízí tlačítko Balíkobot možnosti tisknout štítek a sledování zásilky.

Co dělat, když přidání balíků selže?

Přidání balíků někdy může selhat. V takovém případě doporučujeme podívat se na typy chyb, které vám systém ohlásí. Většina souvisí s tím, že objednávka neobsahuje některý z povinných údajů a stačí je tedy do dané objednávky doplnit.

Příklady nejčastějších chyb:

• Chybí email: stačí doplnit e-mail do objednávky, jedná se o povinný údaj.
• Chyba 200: přenos kompletně selhal kvůli většímu množství chyb. Stačí objednávky s chybou odebrat z přenosu nebo opravit informace v nich dle instrukcí.
• Chybí cena: může se jednat o omylem odeslanou stornovanou objednávku.
• in_time_config:nepovolená kombinace(případně jiný dopravce ve stejné chybové hlášce): doprava InTime (nebo jiná dle dopravce uvedeného v chybě) je špatně nakonfigurována. Podívejte se do klientské zóny na https://client.balikobot.cz/ do sekce Konfigurace dopravců na příslušnou dopravu. Pokud chybu nedohledáte, požádejte technickou podporu Balíkobotu o prověření vašeho nastavení.
• PSČ má neznámý formát: PSČ, které zákazník zadá, není v seznamu PSČ dodávaným konkrétní dopravní společností. Z toho důvodu nelze pro dané PSČ vrátit štítek (neprojde validací) a zobrazí se chyba. Většinou daná lokalita spadá ještě pod jiné PSČ. Lze ověřit například na http://www.psc.cz/ a v dané objednávce upravit.