Fakturace

Doklady

Všechny typy dokladů naleznete v administraci pod položkou Objednávky. Zde máte přehled o daňových dokladech, zálohových fakturách, dobropisech, dodacích listech a daňových dokladech k přijaté platbě.

U každého typu dokladu máte k dispozici 4 záložky: Všechny dokumenty, Platný, Zrušený a Log (obrázek 01).

Obrázek 01
Obrázek 01

Vyhledávání dokladů pomocí čtečky

V dokladech zobrazujeme čárový kód, který nese číslo tohoto dokladu. Čárový kód se v dokladu zobrazí v dokumentu *.pdf nebo v náhledu pro tisk. Díky tomu je možné vygenerovat s čárovým kódem i pro starší doklady.

Podle čárového kódu je možné pomocí čtečky doklady vyhledávat bez nutnosti použít filtr. Stačí čtečkou načíst čárový kód z vytištěného dokladu.

Aby bylo možné vyhledávání pomocí čtečky kódů použít, je třeba generování čárového kódu povolit. Přejděte v administraci do Nastavení → Objednávky → Doklady. Jedná se o volbu Zobrazit čárový kódv sekci Výchozí nastavení ve spodní části stránky.

Další tipy, kde si můžete čtečkou usnadnit práci, najdete v článku Čtečka kódů

Nastavení fakturace

Nejprve je důležité nastavit si chování fakturace: číslování objednávek, faktur, logo a další náležitosti. To nastavíte v administraci v Nastavení → Objednávky → Doklady (obrázek 02).

Obrázek 02
Obrázek 02

Pokud je to možné, doporučujeme nastavit generování čísla dokladů (tedy Předponu, Počet znaků a Začít od) jednotně s generováním čísla faktury.

To vám pomůže při vyhledávání objednávky a s ní spojených dokladů pomocí čárového kódu a čtečky.

  • Předpona: pole může obsahovat číslice i písmena. V případech, kdy využíváte párování plateb s Fio bankou, případně online platební brány nebo propojení s Cofidisem, není možné v číslech objednávek používat písmena, protože dochází k problémům s párováním plateb k objednávkám.
    • Jako předpona se často používá datum, kdy je daný typ dokladu vytvořen. Aby se na doklad propsalo aktuální systémové datum, jak ho máte nastavené ve svém počítači, můžete do pole vyplnit následující značky:
      • %YY%%MM%%DD%: aktuální datum, např. 14. 09. 2018 jako 180914,
      • %YYYY%: aktuální rok, např. 2018,
      • %YY%: aktuální rok ve zkráceném tvaru, např. 2018 jako 18,
      • %MM%: aktuální měsíc, např. září jako 09,
      • %DD%: aktuální den, např. pátý den v měsíci jako 05.
  • Počet znaků: počet všech znaků v označení objednávky nebo dokladu.
  • Začít od: určuje začátek číselné řady.
  • Uvádět poznámky k položkám: pokud je zaškrtnuto, do tiskové sestavy bude vložena poznámka položky. Můžete takto propsat do poznámky i parametry. Pokud tuto volbu zaškrtnete kromě objednávek i u všech dokladů, poznámka i parametry se propíší i do nich.
  • Zobrazit pozici produktu ve skladu: nastavení platí jen pro objednávky. Přidává možnost zobrazit v objednávce pozici ve skladu. Funkce se hodí zejména, když objednávku používáte i pro interní účely při přípravě objednávek a jejich expedici. Pro účely expedice doporučujeme využít i speciálně vytvořený list k expedici.
  • Propsat do poznámky tyto parametry: zde se mohou propsat popisné parametry, které jsou uvedeny v detailu produktu na záložce Parametry.
    • Každý parametr vepište do nového pole. Nové pole pro parametr vložíte kliknutím na ikonku plus.
    • Propsané parametry se neobjeví v detailu objednávky v administraci ani v expedici objednávky. Parametry budou vidět při tisku objednávky nebo exportu do *.pdf.
  • Sjednotit číslo dokladu a VS s objednávkou: tato volba sjednotí čísla faktur a zálohových faktur s objednávkou.
  • Forma úhrady: vyberte, pokud chcete uvádět jednotný způsob platby na vygenerované doklady.
  • Splatnost: lze zadat počet dní od 0 do 365
  • Poznámka: propíše zde zadaný text na zálohové faktury nebo daňové doklady.
  • QR kód: pokud chcete na daňové doklady generovat QR kód, je třeba mít vyplněné všechny tři údaje k bankovnímu účtu v Nastavení → Základní nastavení → Měny (tedy bankovní účet, IBAN a BIC). IBAN nesmí obsahovat mezery. QR kódy se generují na zálohové faktury a daňové doklady, ale pouze u tuzemských plateb.
  • Řadit položky v dokladech: položky jsou dle tohoto nastavení řazeny kromě dokladů také v tisku expedice objednávek. Na výběr máte tyto možnosti:
    • podle názvu produktu,
    • podle kódu produktu,
    • podle pozice ve skladu.
  • Logo: na fakturu je možné nahrát logo s obrázkem vaší společnosti. Přípustné formáty jsou *.png, *.jpg, *.gif.
  • Razítko společnosti: razítko se nahrává do pravého dolního rohu faktury. Přípustné formáty pro obrázek razítka jsou *.png, *.jpg, *.gif. Pomocí řady X a sloupce Y můžete razítko na faktuře posunout.

Číslo účtu se automaticky propisuje do faktury, pokud je vyplněné v administraci (Nastavení → Základní nastavení → Měny). Fakturační adresa se propisuje dle nastavení uvedeného v administraci (Nastavení → Základní nastavení → Nastavení obchodu).

Automatické vytvoření dokladů

Zálohové faktury, daňové doklady, dodací listy a daňové doklady k přijaté platbě je možné automaticky generovat po změně stavu objednávky, u kterého je tato funkce povolena.

Automatické vytváření dokladů naleznete v umístění Nastavení → Objednávky → Stavy. Kliknutím na konkrétní stav objednávky přejděte do detailu stavu. V sekci Vytvořit doklady (obrázek 03) pak zaškrtněte příslušný typ dokladu, který má být vytvořen. Doklad se vytvoří automaticky pokaždé, když bude jakákoliv objednávka přepnuta do tohoto stavu.

Toto nastavení volte tak, aby co nejvíce pasovalo k vašemu pracovnímu postupu pro zpracování objednávek. Ukázku, jak například sladit stavy s vytvářením dokladů, najdete v článku Stavy objednávky.

Obrázek 03
Obrázek 03

Pokud vyřizujete denně velké množství objednávek a s nimi i hodně dokladů, může vám celý proces urychlit a zjednodušit doplněk Automatizace objednávek. S ním můžete snadno nastavit pravidla pro automatické zpracování objednávek.

Fakturu můžete nechat vytvořit např. až potom, kdy je objednávka převzata a zaplacena, a nebudete tak doklady zavaleni.

Vytvoření nového dokladu ručně

V administraci Objednávky → Přehled se dostanete k výpisu veškerých objednávek.

Klikněte na detail objednávky, ze které chcete vytvořit doklad. Vpravo nahoře zvolte tlačítko Doklad a vyberte, jestli chcete vytvořit fakturu, zálohovou fakturu, dodací list, nebo daňový doklad k přijaté platbě (obrázek 04).

Obrázek 04
Obrázek 04

Pro účely příkladu jsme zvolili Zálohovou fakturu (tvorba ostatních typ dokladů obsahuje stejné prvky). Můžete editovat číslo faktury, variabilní symbol, konstantní a specifický symbol, datum vystavení, splatnosti a formu úhrady (obrázek 05).

Obrázek 05
Obrázek 05

Vytvořenou zálohovou fakturu poté najdete v umístění Objednávky → Zálohová faktura. Pomocí tlačítka Přidat zde můžete zálohovou fakturu vytvořit i manuálně. Detail zálohové faktury můžete zobrazit po kliknutí na příslušný řádek. V posledním sloupci vpravo můžete provádět další úpravy (obrázek 06).

Modrá ikonka vlevo slouží k vygenerování zálohové faktury do *.pdf souboru, ikonka tiskárny k jejímu vytisknutí a křížek záznam maže. Vytvářet *.pdf soubor a tisknout můžete také z detailu zálohové faktury.

Daňové doklady naleznete pod záložkou Objednávky → Daňové doklady. Princip jejich fungování je obdobný jako u zálohových faktur (obrázek 06).

Obrázek 06
Obrázek 06

Jak přidat k daňovému dokladu zaplacenou zálohovou fakturu

Z detailu objednávky vystavte zálohovou fakturu přes tlačítko Doklad → Vytvořit zálohovou fakturu. Potom z detailu objednávky pomocí tlačítka Doklad vytvořte daňový doklad nebo fakturu (záleží na tom, jestli jste plátci DPH), kde je uvedeno číslo zálohové faktury (sloupec Kód).

V detailu daňového dokladu pak můžete vložit zálohovou fakturu (tlačítko Přidat → Zálohová faktura), která má stejný kód jako daňový doklad. Částka této zálohové faktury se na daňovém dokladu odečte (obrázek 07).

Jestli je doklad platný nebo neplatný, můžete změnit v přehledu faktur ve sloupci Platný.

Obrázek 07
Obrázek 07

Jak vytvořit daňový doklad k přijaté platbě

Daňový doklad k přijaté platbě je možné vytvořit manuálně třemi způsoby – z detailu objednávky, z detailu zálohové faktury, nebo z přehledu daňových dokladů k přijaté platbě. Také je možné tento typ dokladu generovat automaticky se změnou stavu objednávky.

Z detailu objednávky vytvoříte daňový doklad k přijaté platbě pomocí volby Doklad → Vytvořit doklad k přijaté platbě. V detailu přidávání dokladu následně vyplníte podrobnosti o přijaté platbě. V poli Platba je potřeba vyplnit reálnou částku přijatou na váš účet, a v poli Datum zdanitelného plnění uvést datum, kdy byla platba připsána na váš účet. Po vyplnění všech údajů klikněte na tlačítko Přidat (obrázek 08).

Obrázek 08
Obrázek 08

Daňový doklad k přijaté platbě je možné vytvořit také z již existující zálohové faktury. V jejím detailu stačí kliknout na volbu Doklad → Vytvořit doklad k přijaté platbě (obrázek 09).

Obrázek 09
Obrázek 09

Přehled existujících daňových dokladů k přijaté platbě naleznete v sekci Objednávky → Daňové doklady k přijaté platbě. Daňové doklady k přijaté platbě můžete vytvořit i z tohoto přehledu, a to kliknutím na tlačítko Přidat, čímž se otevře okno pro vyplnění údajů pro vytvoření dokladu. Systém dokáže potřebné údaje předvyplnit na základě existující objednávky nebo zálohové faktury, které můžete vyhledat zadáním jejich čísla do pole Číslo objednávky nebo zálohové faktury. (obrázek 10)

Obrázek 10
Obrázek 10

Jak vytvořit dobropis

Dobropis se tvoří z daňového dokladu. Otevřete si detail daňového dokladu a zvolte tlačítko Doklad → Vytvořit dobropis (obrázek 11).

Obrázek 11
Obrázek 11

Otevře se vám nabídka s možností změnit výchozí nastavení dobropisu (obrázek 12).

Obrázek 12
Obrázek 12

Dobropis je možné vystavit i jen na některé položky z daňového dokladu. V detailu vytvořeného dobropisu odstraňte přebytečné položky pomocí červené ikonky v posledním sloupečku vpravo.

Vytvořením dobropisu nedojde k naskladnění zboží. Zboží se vrátí zpět na skladu buď v případě, že je objednávka přepnuta do systémového stavu Storno, nebo pokud v detailu dobropisu použijete tlačítko Naskladnit vpravo nahoře. 

Přehled vytvořených dobropisů naleznete v umístění Objednávky → Dobropisy.

Jak vytvořit dodací list

V detailu objednávky klikněte na tlačítko Doklad, zvolte možnost Vytvořit dodací list (obrázek 13). Přehled dodacích listů naleznete v umístění Objednávky → Dodací listy.

Obrázek 13
Obrázek 13

Export dokumentů

Export daňových dokladů / zálohových faktur / dobropisů / dodacích listů / daňových dokladů k přijaté platbě

Pro snazší předání dokladů do účetnictví je připraven export vystavených dokladů v několika formátech. Možnost exportu najdete v sekcích Objednávky → Daňové doklady / Zálohové faktury / Dobropisy / Dodací listy / Daňové doklady k přijaté platbě (obrázek 14). 

Obrázek 14
Obrázek 14

Po kliknutí na tlačítko Export v pravém horním rohu se objeví okno s následujícími volbami: 

  • Rozsah dokladů, které budou do souboru exportovány. Rozsah lze omezit podle Čísla faktury, Data vystavení nebo DUZP.
  • Měna: určuje měnu dokladů, které budou do souboru exportovány. Pokud používáte na e-shopu více měn, export je třeba provést pro každou z nich. Měny nelze do jednoho exportu kombinovat.
  • Typ exportu: dostupné formáty pro export jsou XML (Pohoda)XML (Money S3)CSV (Textový soubor)XLSX (soubor Excelu).
  • Objednávky od nejstarších: určuje posloupnost dokladů v souboru.
Obrázek 15
Obrázek 15

V případě exportu ve formátu XML (Pohoda) se v nabídce objevují další dodatečné volby jako Exportovat jako cizí měnu, Export s historickým DPH a Zahrnout zálohové faktury. Více se o nich můžete dozvědět přímo v článku Stormware Pohoda

V exportu daňových dokladů oproti ostatním dokladům je možné najít dvě volby navíc – Souhrn tržeb dle DPH a Export recyklačních poplatků

Souhrn tržeb dle DPH

Export poskytuje jednoduchý přehled tržeb dle zvolených parametrů po jednotlivých sazbách DPH. V exportu lze pracovat s následujícími možnostmi: 

  • Rozsah dokladů, které budou do souboru vyexportovány. Rozsah lze omezit podle Čísla faktury, Data vystavení nebo DUZP.
  • Zdroj: objednávky lze omezit podle toho, jestli byly vytvořeny přes e-shop nebo pokladnu.
  • Forma úhrady: na výběr jsou možnosti Dobírkou, *Hotově*, Převodem, Kartou. Definuje typ platby pro jednotlivé způsoby platby, které jsou na e-shopu nastaveny.
  • Způsob platby: jedná se o omezení na konkrétní platební metodu nastavenou v sekci Nastavení → Dopravy a platby → Způsoby platby. Každý způsob platby má přiřazenou konkrétní formu úhrady.
  • Měna: určuje měnu dokladů, které budou do souboru exportovány. Pokud používáte na e-shopu více měn, export je třeba provést pro každou z nich. Měny nelze do jednoho exportu kombinovat.

Export recyklačních příspěvků

Rozsah exportu lze omezit podle Čísla faktury, Data vystavení nebo DUZP. Ve vyexportovaném souboru je uvedena kategorie příspěvku, počet výskytů poplatku a váha. 

Export dokladů ve formátu *.pdf

Jednotlivě lze doklady stáhnout na několika místech – v přehledu objednávek, v detailu příslušného dokladu nebo v přehledu jednotlivých typů dokladů. 

Pokud potřebujete stáhnout více dokladů najednou, přejděte na přehled konkrétního typu dokladů (např. Objednávky → Daňové doklady) nebo na přehled objednávek (Objednávky → Přehled).

Přes fajfku v levém sloupci můžete označit doklady, které potřebujete stáhnout. Pokud chcete stáhnout doklady z celé stránky, použijte zatržítko vlevo nahoře nad výpisem. Dále klikněte na tlačítko Funkce a vyberte možnost Tisk PDF.