Fakturace a doklady

Tento článek popisuje funkce vytváření a správy dokladů navázaných na objednávky. Jako doklady nebo také dokumenty v našem systému označujeme objednávky, daňové doklady (faktury), zálohové faktury, dobropisy (opravné daňové doklady), daňové doklady k přijaté platbě a dodací listy.

Vytváření a typy dokladů

Všechny typy dokladů najdete v administraci e-shopu v části Objednávky. Podrobnosti o vytváření a správě objednávek najdete v samostatném článku Objednávky.

V této sekci popíšeme, jaké jednotlivé typy dokumentů je v Shoptetu možné vytvořit a jaké mají vlastnosti.

Přehled dokladů

Přehled konkrétního typu dokladů najdete v administraci e-shopu v části Objednávky – např. Objednávky → Daňové doklady. Fungování přehledu dokladů je u všech pěti typů dokladů téměř stejné.

Každý přehled dokladů obsahuje 4 záložky – Všechny dokumenty, Platný, Zrušený a Log.

První tři záložky slouží pro rychlé filtrování. Záložka Všechny dokumenty vám zobrazí všechny vytvořené doklady daného typu, záložka Platný vám zobrazí pouze platné doklady a záložka Zrušený zobrazí doklady, které byly zneplatněny.

Záložka Log zobrazuje historii exportů daného typu dokladu. Podrobnosti najdete v článku Export dokladů.

Nad přehledovou tabulkou dokladů najdete tlačítko Filtr, které vám zobrazí možnosti vyhledávání a filtrování v dokladech. Nad přehledovou tabulkou najdete také tlačítko Funkce, které vám po zaškrtnutí vybraných dokladů (nebo všech dokladů na stránce) umožní provádět hromadné akce jako např. tisk, smazání, zneplatnění atd.

V přehledové tabulce najdete vždy základní údaje o daném dokladu jako datum vytvoření, částku, další navázané doklady apod. Po najetí na řádek s dokladem se vám v pravém sloupci zobrazí ikonky pro export do PDF, tisk dokladu a červený křížek pro smazání daného dokladu.

Kliknutím na číslo dokladu se vám otevře detail dokladu.

Vyhledávání dokladů pomocí čtečky

V tištěných dokladech a v dokladech ve formátu PDF umožňujeme zobrazovat čárový kód (aktivaci provedete v obecných nastaveních dokladů). Tento čárový kód nese číslo daného dokladu a pomocí čtečky čárových kódů můžete doklad v administraci snadno vyhledat bez nutnosti ručně přepisovat číslo dokladu. Stačí na přehledu daného typu dokladu (např. u faktury na přehledu Objednávky → Daňové doklady) načíst čtečkou čárový kód z vytištěného dokladu a doklad se vám ihned zobrazí ve výsledcích vyhledávání.

Detail dokladu

Každý vytvořený doklad je možné v administraci otevřít a upravit. Tuto stránku označujeme jako detail dokladu. Detail dokladu se pro jednotlivé typy dokladů v různých nastaveních a možnostech liší, ale základní rozvržení a fungování detailu dokladu je pro všechny typy stejné.

Horní lišta dokladu

V horní liště dokladu najdete kromě tlačítek pro uložení a smazání dokladu také další možnosti.

E-mail: Umožňuje vám odeslat informační e-mail k dokladu. Po najetí na tlačítko se vám zobrazí nabídka šablon informačních e-mailů dostupných pro daný typ dokladu.

Tisk: V této nabídce se vám zobrazí různé možnosti tisku konkrétního dokladu. Podrobnosti najdete v sekci Tisk dokladů.

Doklad: K otevřenému dokladu můžete buď vytvořit další typ dokladu (např. dobropis k faktuře), nebo přejít na již vytvořený navázaný doklad (např. na objednávku, ke které byla faktura vytvořena).

Export: Otevřený doklad můžete exportovat do jednoho z formátů dostupných v nabídce. Podrobnosti k exportu najdete v článku Export dokladů.

Shoptet Pay: U některých typů dokladů (daňové doklady a dobropisy) se vám zobrazí ještě nabídka Shoptet Pay, která vám může usnadnit například vrácení platby. Pro správné fungování je nutné mít v e-shopu aktivní službu Shoptet Pay.

Hlavička dokladu

V hlavičce detailu dokladu najdete číslo dokladu, kontaktní a doručovací údaje zákazníka a další údaje, jako jsou data vytvoření a splatnosti, platební údaje apod.

Číslo vytvořeného dokladu není možné v našem systému měnit.

Kontaktní údaje a fakturační a doručovací adresu zákazníka je možné v detailu daného dokladu měnit. Po najetí na konkrétní sekci údajů se vám zobrazí tlačítko Upravit. Kliknutím na toto tlačítko se vám otevře okno s možností upravit údaje v sekci.

V hlavičce detailu dokladu najdete také políčka s důležitými údaji o dokladu jako je například Datum vystavení, Datum splatnosti, Forma úhrady, Variabilní symbol atd. Tyto údaje se pro jednotlivé typy dokladů liší. Pokud je políčko s údajem zašedlé, není možné daný údaj upravit. Údaje v políčkách, které nejsou zašedlé, můžete upravovat, jak potřebujete.

Položky dokladu

Na záložce Položky vidíte všechny položky dokladu. Nejčastěji půjde o položky objednávky, ke které byl doklad vytvořen.

Všechny položky dokladu můžete upravit – například přidat slevu, změnit množství nebo cenu, atd. Upravit položku dokladu můžete po kliknutí na název položky. Každou položku můžete také smazat.

Kliknutím na kód produktu se rychle dostanete do detailu produktu.

Tlačítkem Přidat pod tabulkou položek můžete do dokladu přidat další položky nebo například plošnou slevu pro celý doklad.

Historie dokladu

Na záložce Historie najdete seznam změn, které byly v dokladu provedeny. U každé změny najdete datum a čas, kdy byla provedena, a který ze správců nebo rozšiřujících funkcí a doplňků změnu provedl.

Komentáře a poznámka

U některých typů dokladů máte možnost přidávat komentáře. Ty slouží pro interní účely a uvidíte je pouze vy a ostatní správci e-shopu.

Ke všem typům dokladů můžete přidat poznámku. Poznámka se vždy propíše na tiskovou verzi dokladu.

Daňový doklad (faktura)

Daňový doklad, v praxi označovaný také jako faktura, je typ účetního dokumentu. Pokud jste vedeni jako plátci DPH, pak máte povinnost daňové doklady vystavovat, a to v podobě, jakou určuje platná legislativa (v ČR jde o zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty). Náš systém všechny tyto zákonné náležitosti pro daňové doklady splňuje. Pokud nejste plátci DPH, doporučujeme faktury k objednávkám vystavovat a používat je jako doklady o příjmu pro vaše účetnictví.

V administraci e-shopu najdete přehled faktur v Objednávky → Daňové doklady. Z přehledu je možné faktury vytisknout nebo exportovat. Kliknutím na číslo faktury se vám otevře její detail.

Vytvoření nové faktury

Vytvořit fakturu můžete v e-shopu ručně několika níže uvedenými způsoby. Faktury je možné k objednávkám vystavovat také automaticky na základě změny stavu objednávky. Podrobnosti najdete v sekci Automatické vytváření dokladů.

Detail objednávky: V detailu vybrané objednávky vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit daňový doklad. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti faktury. Takto vytvořená faktura bude provázaná s objednávkou.

Přehled objednávek: Slouží pro hromadné vytvoření faktur k více objednávkám najednou. V Objednávky → Přehled zaškrtněte vybrané objednávky, v nabídce Funkce zvolte Vytvořit → Faktura a volbu potvrďte. Takto vytvořené faktury budou provázané se zvolenými objednávkami.

Přehled faktur: V přehledu Objednávky → Daňové doklady klikněte na tlačítko Přidat a vyplňte základní údaje faktury. Takto vytvořenou fakturu není možné navázat na objednávku.

Detail zálohové faktury: V detailu vybrané zálohové faktury vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit daňový doklad. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti faktury, včetně možnosti fakturu navázat na zálohovou fakturu a případně na příslušný doklad k přijaté platbě (pokud takový doklad existuje).

Pokladna: Pokud využíváte funkci Pokladna, při dokončení prodeje přes pokladnu se automaticky vystaví objednávka a daňový doklad.

Zálohová faktura

Zálohová faktura, někdy označovaná také jako zálohový list nebo proforma faktura, není účetní ani daňový doklad v pravém slova smyslu. Slouží pouze jako výzva k platbě předem – například před dodáním zboží nebo poskytnutím služby. Neobsahuje DPH a nevstupuje do účetnictví jako závazek či pohledávka. Zálohovou fakturu mohou vystavovat jak plátci DPH, tak neplátci. Po přijetí platby k zálohové faktuře je třeba vystavit řádný daňový doklad nebo doklad k přijaté platbě. Náš systém vám umožní snadno vytvářet zálohové faktury i následné daňové doklady.

V administraci e-shopu najdete přehled zálohových faktur v Objednávky → Zálohové faktury. Z přehledu je možné zálohové faktury vytisknout nebo exportovat. Kliknutím na číslo zálohové faktury se vám otevře její detail.

Zálohové faktury můžete přiřadit i k již vytvořeným daňovým dokladům (fakturám). Stačí přejít do detailu vybrané faktury a zálohovou fakturu přidat jako položku faktury. Částka faktury bude snížena o výši zálohy (částku zálohové faktury).

Vytvoření nové zálohové faktury

Vytvořit zálohovou fakturu můžete v e-shopu ručně několika níže uvedenými způsoby. Zálohové faktury je možné k objednávkám vystavovat také automaticky na základě změny stavu objednávky. Podrobnosti najdete v sekci Automatické vytváření dokladů.

Detail objednávky: V detailu vybrané objednávky vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit zálohovou fakturu. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti zálohové faktury. Takto vytvořená zálohová faktura bude provázaná s objednávkou.

Přehled objednávek: Slouží pro hromadné vytvoření zálohových faktur k více objednávkám najednou. V Objednávky → Přehled zaškrtněte vybrané objednávky, v nabídce Funkce zvolte Vytvořit → Zálohová faktura a volbu potvrďte. Takto vytvořené zálohové faktury budou provázané se zvolenými objednávkami.

Přehled zálohových faktur: V přehledu Objednávky → Zálohové faktury klikněte na tlačítko Přidat a vyplňte základní údaje zálohové faktury. Takto vytvořenou zálohovou fakturu není možné navázat na objednávku.

Dobropis (opravný daňový doklad)

Dobropis, oficiálně označovaný jako opravný daňový doklad, slouží k opravě vystaveného daňového dokladu. Vystavuje se například při vrácení zboží, poskytnutí slevy nebo reklamaci. Plátci DPH mají povinnost vystavit dobropis v souladu se zákonem o DPH (zákon č. 235/2004 Sb.), konkrétně podle § 45. Dobropis musí odkazovat na původní daňový doklad, uvádět důvod opravy a novou výši základu daně a DPH. Tyto legislativní podmínky náš systém splňuje a umožňuje vám tak snadné vystavování dobropisů.

V administraci e-shopu najdete přehled dobropisů v Objednávky → Dobropisy. Z přehledu je možné dobropisy vytisknout nebo exportovat. Kliknutím na číslo dobropisu se vám otevře jeho detail.

V horní liště v detailu dobropisu najdete tlačítko Naskladnit. Kliknutím na toto tlačítko se automaticky vrátí na sklad všechny položky dobropisu. Položky se na sklad vrátí automaticky také v případě stornování objednávky (přepnutím do systémového stavu Stornována). U již stornovaných objednávek není možné tlačítko Naskladnit v detailu dobropisu použít.

Pokud byste chtěli položky dobropisu opět vyskladnit (například proto, že jste funkci naskladnění z dobropisu využili omylem), přepněte dobropis do stavu Neplatný, změnu stavu uložte a poté se vám místo tlačítka Naskladnit zobrazí v horní liště tlačítko Vyskladnit. Kliknutím na toto tlačítko položky z dobropisu opět vyskladníte.

Vytvoření nového dobropisu

Vytvořit dobropis můžete v e-shopu ručně několika níže uvedenými způsoby. K objednávkám, ke kterým už existuje daňový doklad, je možné dobropisy vystavovat také automaticky, a to na základě změny stavu objednávky do systémového stavu Stornována. Podrobnosti najdete v sekci Automatické vytváření dokladů.

Detail daňového dokladu (faktury): V detailu vybraného daňového dokladu vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit dobropis. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti dobropisu. Takto vytvořený dobropis bude automaticky provázaný s fakturou.

Detail dokladu k přijaté platbě: V detailu vybraného dokladu k přijaté platbě vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit dobropis. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti dobropisu. Takto vytvořený dobropis bude automaticky provázaný s dokladem k přijaté platbě.

Přehled dobropisů: V přehledu Objednávky → Dobropisy klikněte na tlačítko Přidat a vyplňte základní údaje dobropisu. Zadáním čísla faktury se vám dobropis naváže na danou fakturu.

Po vytvoření obsahuje dobropis vždy všechny položky faktury kromě těch typů položek, které jste v nastavení dokladů vyloučili (podrobnosti v nastavení dobropisů). Pokud chcete vytvořit pouze částečný dobropis, stačí smazat vybrané položky a nechat v něm pouze ty položky, které z původní faktury dobropisem opravujete (např. které jste zákazníkovi vrátili).

Dodací list

Dodací list je dokument, který potvrzuje předání zboží mezi dodavatelem a odběratelem, tedy mezi vámi a vašimi zákazníky. Obvykle obsahuje informace o množství, druhu zboží, datu dodání a případně i osobě, která převzetí potvrdila. Dodací list není účetní ani daňový doklad, ale může sloužit jako důkaz o uskutečnění fyzického dodání. Může tak být užitečný pro sledování zásilek a vyjasnění případných reklamací.

V administraci e-shopu najdete přehled dodacích listů v Objednávky → Dodací listy. Z přehledu je možné dodací listy vytisknout nebo exportovat. Kliknutím na číslo dodacího listu se vám otevře jeho detail.

Vytvoření nového dodacího listu

Vytvořit dodací list můžete v e-shopu ručně dvěma níže uvedenými způsoby. Dodací listy je možné k objednávkám vystavovat také automaticky na základě změny stavu objednávky. Podrobnosti najdete v sekci Automatické vytváření dokladů.

Detail objednávky: V detailu vybrané objednávky vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit dodací list. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti dodacího listu. Takto vytvořený dodací list bude provázaný se zadanou objednávkou.

Přehled dodacích listů: V přehledu Objednávky → Dodací listy klikněte na tlačítko Přidat a vyplňte základní údaje. Buď můžete vytvořit prázdný dodací list, nebo jej zadaním čísla objednávky do políčka Kód objednávky navážete na vybranou objednávku.

Doklad k přijaté platbě

Doklad k přijaté platbě (někdy označovaný jako příjmový doklad) je potvrzení o tom, že jste vy jako dodavatel obdrželi od zákazníka platbu – ať už v hotovosti, převodem nebo jiným způsobem. Neplátci DPH mohou doklad k přijaté platbě použít jako účetní doklad o příjmu. Plátci DPH na základě dokladu k přijaté platbě vystavují daňový doklad (pokud nebyl daňový doklad vystavený už předtím).

V administraci e-shopu najdete přehled dokladů k přijaté platbě v Objednávky → Doklady k přijaté platbě. Z přehledu je možné doklady k přijaté platbě vytisknout nebo exportovat. Kliknutím na číslo dokladu k přijaté platbě se vám otevře jeho detail.

Vytvořené doklady k přijaté platbě můžete přiřadit i k již vytvořeným daňovým dokladům (fakturám), a to v případě, že jsou faktura i doklad k přijaté platbě navázány na stejnou objednávku. V takovém případě stačí přejít do detailu vybrané faktury a doklad k přijaté platbě přidat jako položku faktury. Částka faktury bude snížena o částku přijaté platby.

Uzavření dokladu k přijaté platbě

Každý doklad k přijaté platbě je možné uzavřít (uzamknout) pro další úpravy. V detailu dokladu k přijaté platbě zaškrtněte volbu Zavřeno a potvrďte. Tím dojde k jeho uzamčení. Doklad k přijaté platbě se uzavře automaticky po jeho přidání do faktury.

Úprava uzavřeného dokladu k přijaté platbě

Pokud je doklad k přijaté platbě uzavřený pouze manuálně (volba Zavřeno je zaškrtnutá), stačí v jeho detailu zrušit zaškrtnutí volby Zavřeno.

V případě, že je doklad k přijaté platbě uvedený v nějakém daňovém dokladu (faktuře), není možné zrušit zaškrtnutí volby Zavřeno. Nejdřív je třeba daný doklad k přijaté platbě smazat z faktury a poté zrušit zaškrtnutí volby Zavřeno.

Vytvoření nového dokladu k přijaté platbě

Doklady k přijaté platbě můžete vytvářet ručně několika níže uvedenými způsoby. Doklady k přijaté platbě je možné vystavovat také automaticky, a to buď na základě změny stavu objednávky (podrobnosti v sekci Automatické vytváření dokladů), nebo při přijetí platby (pouze u přijatých online plateb, aktivovat tuto volbu můžete v nastavení dokladů).

Detail objednávky: V detailu vybrané objednávky vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit doklad k přijaté platbě. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti dokladu k přijaté platbě. Takto vytvořený doklad k přijaté platbě bude provázaný s objednávkou a bude se vztahovat k této objednávce.

Detail zálohové faktury: V detailu vybrané zálohové faktury vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit doklad k přijaté platbě. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti dokladu k přijaté platbě. Takto vytvořený doklad k přijaté platbě se bude vztahovat k dané zálohové faktuře. V případě, že je zálohová faktura navázaná na objednávku, naváže se na tuto objednávku i doklad k přijaté platbě.

Přehled dokladů k přijaté platbě: V přehledu Objednávky → Doklady k přijaté platbě klikněte na tlačítko Přidat a vyplňte základní údaje dokladu k přijaté platbě včetně uvedení čísla objednávky nebo zálohové faktury, ke které se doklad vztahuje.

Automatické vytváření dokladů

Vybrané typy dokladů (daňové doklady, zálohové faktury, dodací listy a doklady k přijaté platbě) je možné vytvářet k založené objednávce automaticky na základě změny stavu objednávky. Tyto typy dokladů je možné automaticky vystavovat u libovolného stavu objednávky kromě systémového stavu Stornována.

Při změně objednávky do systémového stavu Stornována je možné automaticky vytvořit pouze dobropis. Podrobnosti najdete dále v sekci Automatické vytváření dobropisů při stornování objednávky.

V Nastavení → Objednávky → Stavy klikněte na stav, při kterém chcete doklady automaticky vytvářet. V detailu tohoto stavu v sekci Vytvořit doklady zaškrtněte typy dokladů, které se mají automaticky vytvořit, a pro jaké způsoby platby. Jakmile bude objednávka se zvolenými způsoby platby přepnuta do daného stavu, dojde k vystavení vybraných dokladů. Pokud už daný typ dokladu u objednávky jednou existuje, po přepnutí stavu objednávky se tento doklad znovu nevytvoří – nemusíte se tak obávat duplicit v dokladech.

Automatické vytváření dobropisů při stornování objednávky

Dobropis je možné automaticky vytvořit pouze při změně do systémového stavu objednávky Stornována. U jiných stavů tuto možnost nenajdete. V detailu stavu Stornována zaškrtněte volbu Vytvořit dobropis.

Po přepnutí objednávky do stavu Stornována se pak dobropis vytvoří automaticky. Podmínkou je, že u objednávky musí být před stornováním již vystavený daňový doklad, ke kterému se má dobropis vytvořit.

Ze zákona je nutné na dobropisy uvádět důvod jejich vzniku. Na automaticky vytvořené dobropisy se jako důvod propíše text z volby Výchozí důvod opravy daňového dokladu ve vašem nastavení dobropisů.

Automaticky vytvořený dobropis se vždy vystaví na všechny položky objednávky – v závislosti na vašem nastavení buď pouze na produkty, nebo i na dopravu, platbu a dárek. Vystavit dobropis pouze na některé položky je možné pouze ručním vytvořením dobropisu.

Automatické odeslání dokladu e-mailem

Doklady můžete změnou stavu objednávky nejen vytvořit, ale rovnou i automaticky odeslat zákazníkům e-mailem. V Nastavení → E-maily → Automatické zasílání na záložce Stavy objednávek klikněte na název příslušného stavu objednávky a otevře se vám možnost upravit šablonu e-mailu pro daný stav. V detailu této šablony v sekci Přílohy zaškrtněte typy dokladů, které chcete se šablonou odeslat.

V sekci Formát přílohy máte možnost zvolit, v jakém formátu se má doklad odeslat. Na výběr je formát PDF a ISDOC nebo můžete zvolit odeslání dokladů v obou formátech.

Podrobnosti k automatickému zasílání e-mailů najdete v článku Informační e-maily.

Nastavení dokladů

Nastavení dokladů najdete v administraci e-shopu v Nastavení → Objednávky → Doklady. Stránka je rozdělená do záložek Obecná nastavení, Objednávky, Zálohové faktury, Daňové doklady, Dobropisy, Dodací listy a Doklady k přijaté platbě.

Fakturační adresa a platební údaje

Některé údaje se do dokladů propisují z jiných nastavení obchodu.

Fakturační adresa se propisuje z nastavení uvedeného v administraci v Nastavení → Základní nastavení → Nastavení obchodu na záložce Fakturační údaje. Podrobnosti najdete v článku Nastavení obchodu.

Platební údaje (číslo účtu) se automaticky propisují do vybraných dokladů, pokud jsou vyplněné v administraci v Nastavení → Základní nastavení → Měny, v nastavení jednotlivých měn. Doporučujeme ke každé měně vždy vyplnit číslo účtu v tuzemském formátu i v mezinárodním formátu IBAN včetně uvedení BIC (SWIFT). Podrobnosti najdete v článku Měny.

Obecná nastavení

Záložka Obecná nastavení obsahuje výchozí hodnoty a volby, které se mohou projevit u více typů dokladů. Většinu těchto údajů můžete u konkrétního dokladu změnit v jeho detailu.

Výchozí nastavení

Forma úhrady: Umožňuje přednastavit výchozí formu úhrady pro doklady. V detailu konkrétního dokladu ji můžete změnit ručně.

Konstantní symbol: Umožňuje přednastavit konstantní symbol pro doklady, u kterých se tento údaj používá.

Specifický symbol: Umožňuje přednastavit specifický symbol pro doklady, u kterých se tento údaj používá.

Řadit položky v dokladech: Umožňuje nastavit, zda se mají položky v dokladech řadit podle názvu produktu, podle kódu produktu nebo podle pozice ve skladu. Položky jsou podle tohoto nastavení řazeny kromě dokladů také v tisku expedice objednávek a v inventuře.

Splatnost faktur

Pro skupinu: Výchozí lhůta splatnosti faktur. Použije se v případě, že zákaznická skupina nemá nastavenou vlastní splatnost.

Výchozí splatnost pro konkrétní zákaznickou skupinu: Výchozí lhůta splatnosti faktur pro konkrétní zákaznickou skupinu. Pokud ji u skupiny nevyplníte, použije se obecná splatnost faktur "Pro skupinu" z nastavení výše.

Zobrazení informací na dokladech

QR kód: Umožňuje zobrazit QR kód na dokladech při platbě převodem. QR kód obsahuje strukturované platební údaje, které je možné načíst například chytrým telefonem. Pro správné zobrazení je třeba mít v nastavení bankovního účtu v detailu měny v Nastavení → Základní nastavení → Měny vyplněný bankovní účet, IBAN, BIC a majitele účtu (název účtu).

Čárový kód: V tištěné verzi dokladů se zobrazí čárový kód obsahující číslo dokladu.

Kontaktní osoba u dodavatele: Umožňuje zobrazovat na dokladech jméno a příjmení kontaktní osoby dodavatele, tedy vašeho e-shopu.

Kontaktní osoba u příjemce: Umožňuje zobrazovat na dokladech jméno a příjmení kontaktní osoby příjemce, tedy zákazníka.

E-mail příjemce: Umožňuje zobrazovat na dokladech e-mailovou adresu příjemce.

Telefonní číslo příjemce: Umožňuje zobrazovat na dokladech telefonní číslo příjemce.

Adresa příjemce: Umožňuje zobrazovat na dokladech doručovací adresu příjemce.

Logo

Na doklady je možné nahrát logo vašeho e-shopu nebo společnosti. Logo se zobrazí v hlavičce dokladu v sekci Dodavatel. Povolené formáty obrázků jsou PNG, JPG a GIF.

Razítko společnosti

Na doklady je možné nahrát razítko vaší společnosti. Razítko se zobrazí v pravé spodní části. Povolené formáty obrázků jsou PNG, JPG a GIF.

Upravení řady X: Umožňuje upravit vodorovnou pozici razítka na dokladech. Vyšší hodnota posouvá razítko doprava.

Upravení sloupce Y: Umožňuje upravit svislou pozici razítka na dokladech. Vyšší hodnota posouvá razítko dolů. Po uložení změn doporučujeme provést testovací tisk.

Export dokladů

V sekci Export dokladů najdete možnosti nastavení, které ovlivní exporty dokladů.

Formát ISDOC

ISDOC formát je standard pro elektronickou fakturaci v České republice. To znamená, že tento formát je podporován pouze v České republice. Doporučujeme proto jeho využití konzultovat s dodavatelem vašeho systému, do kterého chcete doklady v tomto formátu importovat.

Zaškrtnutím volby Používat formát ISDOC se vám bude u exportu některých typů dokladů (daňové doklady, dobropisy a daňové doklady k přijaté platbě) nabízet možnost exportovat doklady do formátu XML podle platné oficiální specifikace ISDOC 6.0.2.

Nastavení exportu do Money S3

Předkontace: Umožňuje nastavit hodnotu předkontace, která se propíše do vašeho XML exportu do Money S3. Pokud políčko ponecháte prázdné, do exportu se propíše výchozí hodnota P503 nebo P504.

Účet: Umožňuje nastavit hodnotu účtu, která se propíše do vašeho XML exportu do Money S3. Pokud políčko ponecháte prázdné, do exportu se propíše výchozí hodnota BAN nebo POK.

Číslování dokladů

Volby pro nastavení číslování dokladů jsou uvedeny u více typů dokladů a u všech typů fungují stejně. Případné výjimky uvádíme dále v článku u jednotlivých typů dokladů.

Číslo dokladu má délku určenou volbou Počet znaků. Skládá se vždy z Předpony a číselné řady. Číselná řada začíná od čísla určeného volbou Začít od, automaticky se navyšuje a do délky znaků je doplněná o nuly.

U objednávek můžete místo automaticky navyšované číselné řady nastavit náhodné číslování. Tato možnost je unikátní pouze pro objednávky, u ostatních typů dokladů se vždy použije číselná řada.

Předpona

Předpona určuje začátek čísla dokladu. Předpona může obsahovat číslice, písmena (malá a velká písmena bez diakritiky) a znaky -, ., / a _.

Jako předpona se často používá datum, kdy byl daný typ dokladu vytvořen. Aby se do čísla dokladu propsalo automaticky aktuální datum, můžete v nastavení předpony použít následující proměnné:

• %YYYY%: rok v úplném tvaru, např. 2025
• %YY%: rok ve zkráceném tvaru, např. rok 2025 jako 25
• %MM%: měsíc, např. září jako 09
• %DD%: den, např. pátý den v měsíci jako 05

Jednotlivé proměnné je možné vzájemně kombinovat, a tedy můžete jako předponu uvádět například i celé datum ve tvaru %YY%%MM%%DD%.

Tvorba číslování

Tvorba číslování: Umožňuje určit, jakým způsobem se má vytvářet číslo objednávky za předponou. Při volbě číselná řada se číslo objednávky automaticky postupně navyšuje. Při volbě náhodné číslo se za předponu vloží náhodně vygenerované číslo. Tato volba je dostupná pouze u objednávek.

Počet znaků a další nastavení číselné řady

Počet znaků: Jde o celkový počet všech znaků v čísle dokladu, včetně předpony.

Začít od: Určuje začátek číselné řady.

Sjednotit číslo dokladu a VS s objednávkou: Pokud je tato volba aktivní, daný typ dokladu bude mít stejné číslo a variabilní symbol jako objednávka, na kterou je doklad navázaný. Upozorňujeme, že tímto nastavením mohou vznikat mezery v číselných řadách dokladů (např. z důvodu stornovaných objednávek), což je například u daňových dokladů zpravidla nežádoucí.

Sjednotit VS s objednávkou: Zaškrtnutím této volby se na daném typu dokladu použije variabilní symbol z objednávky, na kterou je doklad navázaný. Číselná řada daného dokladu ale bude nezávislá na číslování objednávek.

Objednávky

Volby Předpona, Počet znaků a Začít od slouží pro nastavení číslování objednávek. Podrobnosti najdete v sekci Číslování dokladů.

Tvorba číslování: Umožňuje vám určit, zda se má číslo objednávky za předponou vytvářet jako automaticky navyšovaná číselná řada, nebo zda se má pro každou objednávku použít za předponou náhodné číslo. Tato volba je unikátní pouze pro objednávky.

Synchronizovat doklady s objednávkou: Pokud je tato volba aktivní, budou se všechny změny provedené v objednávce okamžitě propisovat i do všech vytvořených dokladů, které jsou na objednávku navázány.

Uvádět poznámky k položkám: V tiskové verzi objednávky se budou u položek zobrazovat poznámky. Poznámku k položce je možné vložit v administraci e-shopu v detailu objednávky kliknutím na danou položku.

Zobrazit pozici produktu ve skladu: V tiskové verzi objednávky se zobrazí u položky její pozice ve skladu. Pozici produktu ve skladu je možné zadat na záložce Sklad v detailu produktu.

Propsat do poznámky tyto parametry: Umožňuje do objednávky propisovat popisné parametry, které jsou uvedeny v detailu produktu na záložce Parametry. Tyto parametry a jejich hodnota se při vytvoření objednávky automaticky propíší do objednávky jako poznámka k položce. Pro zobrazení těchto parametrů v tiskové verzi objednávky je třeba aktivovat volbu Uvádět poznámky k položkám. Každý parametr vepište do nového pole. Nové pole pro parametr vložíte kliknutím na ikonku +.

Zálohové faktury

Volby Předpona, Počet znaků, Začít od, Sjednotit číslo dokladu a VS s objednávkou a Sjednotit VS s objednávkou slouží pro nastavení číslování zálohových faktur. Podrobnosti najdete v sekci Číslování dokladů.

Uvádět poznámky k položkám: V tiskové verzi zálohové faktury se budou u položek zobrazovat poznámky. Poznámku k položce je možné vložit v detailu zálohové faktury kliknutím na danou položku.

Propsat na doklad poznámky z objednávky: Na zálohovou fakturu se automaticky propíší poznámky k položkám z navázané objednávky.

Výše zálohy v %: Určuje výchozí procentuální výši zálohy, která se bude na zálohových fakturách zobrazovat. Výši zálohy můžete upravovat vždy i pro jednotlivé zálohové faktury v jejich detailu.

Poznámka: Umožňuje vložit výchozí poznámku, která se bude propisovat na všechny zálohové faktury. Znění poznámky můžete u konkrétního dokladu upravit v jeho detailu.

Daňové doklady

Volby Předpona, Počet znaků, Začít od, Sjednotit číslo dokladu a VS s objednávkou a Sjednotit VS s objednávkou slouží pro nastavení číslování daňových dokladů. Podrobnosti najdete v sekci Číslování dokladů.

Použít speciální řadu dokladů pro Pokladnu: Umožňuje nastavit vlastní číselnou řadu pro daňové doklady vystavené z Pokladny. Pokud využíváte funkci Pokladny, doporučujeme tuto volbu zaškrtnout. Po zaškrtnutí se vám zobrazí možnosti Předpona, Počet znaků a Začít od, které vám umožní nastavit odlišné číslování dokladů vystavených z pokladny. Podrobnosti k těmto volbám najdete v sekci Číslování dokladů.

Uvádět poznámky k položkám: V tiskové verzi daňového dokladu se budou u položek zobrazovat poznámky. Poznámku k položce je možné vložit v administraci v detailu daňového dokladu kliknutím na danou položku.

Přidat EAN do poznámky: Na daňovém dokladu se bude v poznámce u položky zobrazovat EAN produktu. Je třeba zaškrtnout také volbu Uvádět poznámky k položkám.

Propsat na doklad poznámky z objednávky: Na daňový doklad se automaticky propíší poznámky k položkám z navázané objednávky.

Zobrazovat nápis "Neplaťte": V tiskové verzi daňového dokladu, který je označený jako zaplacený, se bude zobrazovat výrazný nápis "Neplaťte!".

Zobrazovat cenu před započtením slev: Na daňovém dokladu se budou zobrazovat ceny položek před slevou a po slevě. Vaši zákazníci tak okamžitě uvidí výhodu získanou nákupem na vašem e-shopu.

Poznámka: Umožňuje vložit výchozí poznámku, která se bude propisovat na všechny daňové doklady. Znění poznámky můžete u konkrétního dokladu upravit v jeho detailu.

Dobropisy

Volby Předpona, Počet znaků, Začít od a Sjednotit VS s objednávkou slouží pro nastavení číslování dobropisů (opravných daňových dokladů). Podrobnosti najdete v sekci Číslování dokladů.

Uvádět rozdíl mezi opraveným a původním dokladem: Po zaškrtnutí této volby se bude na dobropisu zobrazovat rozdíl mezi opraveným a původním základem daně, daní a původní částkou.

Uvádět poznámky k položkám: V tiskové verzi dobropisu se budou u položek zobrazovat poznámky. Poznámku k položce je možné vložit v administraci v detailu dokladu kliknutím na danou položku.

Výchozí důvod opravy daňového dokladu: Zadaný důvod se bude zobrazovat na dobropisech jako výchozí. Důvod opravy můžete u každého dobropisu změnit v jeho detailu.

Automaticky naskladnit položky: Po vytvoření dobropisu se položky z objednávky automaticky vrátí na sklad.

Vypnout kontrolu shody s daňovým dokladem: Po zapnutí této volby systém nebude kontrolovat, jestli obsah dobropisu odpovídá původnímu dokladu. Standardně se kontroluje shoda položek dokladu (např. není možné dobropisovat produkt, který nebyl na faktuře, navyšovat počet kusů nebo cenu). Kontrola se nevztahuje na dopravu a platbu.

Nastavení generování DUZP: Zvolte, jaké DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) má být u vystaveného dobropisu uvedeno. Buď může být DUZP dnem vystavení dobropisu, nebo může být DUZP dobropisu shodné s DUZP daňového dokladu, ke kterému se dobropis vytváří. Vygenerované DUZP můžete v případě potřeby vždy změnit v detailu daného dobropisu.

Do dobropisu nezahrnovat tyto položky: Při vytvoření nového dobropisu se do něj automaticky vloží všechny položky faktury, ke které se dobropis váže. Pokud chcete, aby se některé typy položek (doprava, platba, dárek) do dobropisů z faktur nevkládaly, zaškrtněte příslušný typ u této volby nastavení. Vyloučené položky můžete v případě potřeby do konkrétního dobropisu vždy doplnit ručně.

Dodací listy

Volby Předpona, Počet znaků, Začít od a Sjednotit číslo dokladu a VS s objednávkou slouží pro nastavení číslování dodacích listů. Podrobnosti najdete v sekci Číslování dokladů.

Uvádět poznámky k položkám: V tiskové verzi dodacích listů se budou u položek zobrazovat poznámky. Poznámku k položce je možné vložit v administraci v detailu dokladu kliknutím na danou položku.

Tisknout čárový kód (EAN) u položek: Pokud máte u produktu zadaný EAN kód, zobrazí se u daného produktu na dodacím listu jako čárový kód.

Doklady k přijaté platbě

Na výběr máte dvě možnosti číslování – Postupné číslování nebo Číslování podle propojených dokumentů.

Postupné číslování

Při volbě této možnosti se budou doklady k přijaté platbě číslovat postupnou číselnou řadou, stejně jako ostatní doklady. Pro tuto číselnou řadu můžete nastavit volby Předpona, Počet znaků a Začít od. Podrobnosti najdete v sekci Číslování dokladů.

Číslování podle propojených dokumentů

Po volbě této možnosti se budou doklady k přijaté platbě číslovat způsobem odlišným od číslování ostatních dokladů. Jejich číslo se vytvoří ze zadaného Předčíslí a čísla objednávky či zálohové faktury, ke které byl doklad k přijaté platbě vytvořen. Na konci je navíc za pomlčkou pořadové číslo dokladu k přijaté platbě. Pořadové číslo za pomlčkou slouží pro případy, že je částka objednávky nebo zálohové faktury rozdělena do více příchozích plateb.

Předčíslí pro daňové doklady vztahující se k objednávkám: Umožňuje nastavit předčíslí dokladů k přijaté platbě, které se vztahují k objednávkám. Délka předčíslí je maximálně 7 znaků a je v něm možné použít číslice, písmena bez diakritiky a znaky -, ., / a _.

Předčíslí pro daňové doklady vztahující se k zálohovým fakturám: Umožňuje nastavit předčíslí dokladů k přijaté platbě, které se vztahují k zálohovým fakturám. Délka předčíslí je maximálně 7 znaků a je v něm možné použít číslice, písmena bez diakritiky a znaky -, ., / a _.

Další nastavení dokladů k přijaté platbě

Vystavit automaticky při přijetí platby: Daňový doklad k přijaté platbě bude automaticky vystaven ihned po jejím přijetí. K automatickému vystavení dojde pouze u přijatých online plateb. Zaškrtnutím této volby se zároveň deaktivuje vystavování dokladu k přijaté platbě změnou stavu objednávky, protože oba způsoby automatického vystavování nelze používat současně.

Tisk dokladů

Tisknout doklady z vašeho e-shopu můžete buď standardně („fyzicky“) na papír, nebo do PDF souboru.

Při standardním tisku nedojde k tisku dokladu okamžitě, ale nejprve se vám zobrazí systémové okno s možnostmi tisku. Toto systémové okno pro tisk se řídí nastavením a možnostmi vašich zařízení (počítače, tabletu, připojených tiskáren, apod.).

Při tisku do PDF se vám vygeneruje soubor ve formátu PDF a podle nastavení vašeho prohlížeče nebo zařízení se buď otevře, stáhne a uloží, nebo nabídne k uložení.

Tiskové šablony

Oba způsoby tisku – standardní i do PDF – používají stejnou šablonu pro tisk, která je pro všechny typy dokladů ve formátu A4.

Pouze u daňových dokladů je navíc kromě základní A4 šablony možné využít také další šablony – Účtenka šířky 80 mm, Účtenka šířky 58 mm, Tisk pomocí platebního terminálu. Všechny 3 možnosti využijete především, pokud používáte funkci pokladna. Pro využití možnosti tisk pomocí platebního terminálu je třeba mít platební terminál přes Shoptet Pay, jiné platební terminály náš systém nepodporuje.

Možnosti tisku

Vytisknout doklady (dokumenty) z e-shopu je možné několika způsoby. U všech typů dokladů je postup stejný.

Jednotlivě z detailu dokladu: V horní liště detailu dokladu přejděte do nabídky Tisk a vyberte požadovaný způsob tisku – standardní, PDF, nebo některou z dalších nabízených možností.

Jednotlivě z přehledu dokladů: Po najetí na konkrétní řádek v přehledu dokladů se vám v posledním sloupci tabulky zobrazí ikonka PDF pro tisk do PDF a ikonka tiskárny pro vyvolání standardního tisku.

Hromadně z přehledu dokladů: Zaškrtnutím vybraných dokladů (nebo jednoho dokladu) v přehledu dokladů se vám zobrazí nabídka Funkce. V ní najdete možnosti Tisk a Tisk PDF. Tisk vyvolá standardní tisk všech vybraných dokladů. Tisk PDF vám vygeneruje ZIP soubor, ve kterém budou PDF soubory pro každý doklad zvlášť.

Jazyk tisku

Pokud používáte v e-shopu více jazyků, tak se doklad vytiskne vždy v jazyce, ve kterém byla objednávka vytvořena. Pokud tedy vytvoří objednávku zákazník například v němčině, všechny vygenerované i vytištěné doklady k objednávce budou v němčině.

V případě, že potřebujete vytisknout (ať už standardně nebo do PDF) doklady v jiném jazyce, než je jazyk objednávky, využijte možnost hromadného tisku z přehledu dokladů. U ní máte možnost vybrat si, v jakém jazyce mají být vybrané doklady vytištěny.

Export dokladů

Exportovat doklady můžete do různých formátů, které vám (nebo například vašim účetním) mohou usnadnit případný import dokladů do účetních a ekonomických systémů. Podrobnosti k exportu dokladů najdete v samostatném článku.