Fakturace a doklady
Tento článek popisuje funkce vytváření a správy dokladů navázaných na objednávky. Jako doklady nebo také dokumenty v našem systému označujeme objednávky, daňové doklady (faktury), zálohové faktury, dobropisy (opravné daňové doklady), daňové doklady k přijaté platbě a dodací listy.
Jaké doklady a v jakých situacích máte ve vašem e-shopu vystavovat, a jaká konkrétní nastavení dokladů byste měli zvolit, doporučujeme vždy konzultovat s vašimi účetními a nebo daňovými poradci.
Vytváření a typy dokladů
Všechny typy dokladů nejdete v administraci e-shopu v části Objednávky. Podrobnosti o vytváření a správě objednávek najdete v samostatném článku Objednávky.
V této sekci popíšeme, jak jednotlivé typy dokumentů je v Shoptetu možné vytvořit a jaké mají vlastnosti.
Přehled dokladů
Přehled konkrétního typu dokladů najdete v administraci e-shopu v části Objednávky – např. Objednávky → Daňové doklady. Fungování přehledu dokladů je u všech 5 typů dokladů téměř stejné.
Každý přehled dokladů obsahuje 4 záložky – Všechny dokumenty, Platný, Zrušený a Log.
První 3 záložky slouží pro rychlé filtrování. Záložka Všechny dokumenty vám zobrazí všechny vytvořené doklady daného typu, záložka Platný vám zobrazí pouze platné doklady a záložka Zrušený zobrazí doklady, které byly zneplatněny.
Záložka Log zobrazuje historii exportů daného typu dokladu. Podrobnosti najdete v článku Export dokladů.
Nad přehledovou tabulkou dokladů najdete tlačítko Filtr, které vám zobrazí možnosti vyhledávání a filtrování v dokladech. Nad přehledovou tabulkou najdete také tlačítko Funkce, které vám po zaškrtnutí vybraných dokladů (nebo všech dokladů na stránce) umožní provádět hromadné akce jako např. tisk, smazání, zneplatnění atd.
V přehledové tabulce najdete vždy základní údaje o daném dokladu jako datum vytvoření, částku, další navázané doklady apod. Po najetí na řádek s dokladem se vám v pravém sloupci zobrazí ikonky pro export do pdf, tisk dokladu a červený křížek pro smazání daného dokladu.
Kliknutím na číslo dokladu se vám otevře detail dokladu.
Vyhledávání dokladů pomocí čtečky
V tištěných dokladech a v dokladech ve formátu PDF umožňujeme zobrazovat čárový kód (aktivaci provedete v nastavení dokladů). Tento čárový kód nese číslo daného dokladu a pomocí čtečky čárových kódů můžete doklad v administraci snadno vyhledat bez nutnosti přepisovat číslo dokladu ručně. Stačí na přehledu daného typu dokladu (např. u faktury na přehledu Objednávky → Daňové doklady) načíst čtečkou čárový kód z vytištěného dokladu, a doklad se vám ihned zobrazí ve výsledcích vyhledávání.
Detail dokladu
Každý vytvořený doklad je možné v administraci otevřít a upravit. Tuto stránku označujeme jako detail dokladu. Detail dokladu se pro jednotlivé typy dokladů v různých nastaveních a možnostech liší, ale základní rozvržení a fungování detailu dokladu je pro všechny typy stejné.
Horní lišta dokladu
V horní liště dokladu najdete kromě tlačítek pro uložení a smazání dokladu také další možnosti.
E-mail: Umožňuje vám odeslat informační e-mail k dokladu. Po najetí na tlačítko se vám zobrazí nabídka šablon informačních e-mailů dostupných pro daný typ dokladu.
Tisk: V této nabídce se vám zobrazí různé možnosti tisku konkrétního dokladu. Podrobnosti najdete v sekci Tisk dokladů.
Doklad: Máte možnost k otevřenému dokladu buď vytvořit další typ dokladu (např. dobropis k faktuře) a nebo na již vytvořený navázaný doklad přejít (např. přejít na objednávku, ke které byla faktura vytvořena).
Export: Otevřený doklad můžete exportovat do jednoho z formátů dostupných v nabídce. Podrobnosti k exportu najdete v článku Export dokladů
Shoptet Pay: U některých typů dokladů (daňové doklady a dobropisy) se vám zobrazí ještě nabídka Shoptet Pay, která vám může usnadnit například vrácení platby. Pro správné fungování je nutné mít v e-shopu aktivní službu Shoptet Pay.
Hlavička dokladu
V hlavičce detailu dokladu najdete číslo dokladu, kontaktní a doručovací údaje zákazníka a další údaje jako jsou data vytvoření a splatnosti, platební údaje, apod.
Číslo vytvořeného dokladu není možné v našem systému měnit.
Kontaktní údaje a fakturační a doručovací adresu zákazníka je možné v detailu daného dokladu měnit. Po najetí na konkrétní sekci údajů se vám zobrazí tlačítko Upravit. Kliknutím na toto tlačítko se vám otevře okno s možností údaje v sekci upravit.
Pokud máte v nastavení objednávek aktivní volbu „Synchronizovat doklady s objednávkou“, doporučujeme měnit údaje o zákazníkovi v detailu objednávky. Úpravy údajů v objednávce se automaticky propíší do všech navázaných dokladů. Úpravy v některém z navázaných dokladů se ovšem do objednávky ani do ostatních typů dokladů nepropíší.
V hlavičce detailu dokladu najdete také políčka s důležitými údaji o dokladu jako je například Datum vystavení, Datum splatnosti, Forma úhrady, Variabilní symbol atd. Tyto údaje se pro jednotlivé typy dokladů liší. Pokud je políčko s údajem zašedlé, není možné daný údaj úpravit. Údaje v políčkách, které nejsou zašedlé, můžete upravovat jak potřebujete.
Položky dokladu
Na záložce Položky vidíte všechny položky dokladu. Nejčastěji půjde o položky objednávky, ke které byl doklad vytvořen.
Všechny položky dokladu můžete upravit – například přidat slevu, změnit množství nebo cenu, atd. Upravit položku dokladu můžete po kliknutí na název položky. Každou položku můžete také smazat.
Kliknutím na kód produktu se rychle dostanete do detailu produktu.
Tlačítkem Přidat pod tabulkou položek můžete do dokladu přidat další položky a nebo například plošnou slevu pro celý doklad.
Historie dokladu
Na záložce Historie najdete seznam změn, které byly v dokladu provedeny. U každé změny najdete datum a čas, kdy byla provedena, a který ze správců, a nebo rozšiřujících funkcí a doplňků změnu provedl.
Komentáře a poznámka
U některých typů dokladů máte možnost přidávat komentáře. Ty slouží pro interní účely a uvidíte je tak pouze vy a ostatní správci e-shopu.
Ke všem typům dokladů můžete přidat poznámku. Poznámka se vždy propíše na tiskovou verzi dokladu.
Daňový doklad (faktura)
Daňový doklad, v praxi označovaný také jako faktura, je typ účetního dokumentu. Pokud jste vedeni jako plátci DPH, pak máte povinnost daňové doklady vystavovat, a to v podobě, jakou určuje platná legislativa (v ČR jde o zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty). Náš systém všechny tyto zákonné náležitosti pro daňové doklady splňuje. Pokud nejste plátci DPH, doporučujeme faktury k objednávkám vystavovat a používat je jako doklady o příjmu pro vaše účetnictví.
V administraci e-shopu najdete přehled faktur v Objednávky → Daňové doklady. Z přehledu je možné faktury vytisknout a nebo exportovat. Kliknutím na číslo faktury se vám otevře její detail.
Vytvoření nové faktury
Vytvořit fakturu můžete v e-shopu ručně několika níže uvedenými způsoby. Faktury je možné k objednávkám vystavovat také automaticky na základě změny stavu objednávky. Podrobnosti v sekci Automatické vytváření dokladů
Detail objednávky: Na detailu vybrané objednávky vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit daňový doklad. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti faktury. Takto vytvořená faktura bude provázaná s objednávkou.
Přehled objednávek: Slouží pro hromadné vytvoření faktur k více objednávkám najednou. V Objednávky → Přehled zaškrtněte vybrané objednávky, v nabídce Funkce zvolte Vytvořit → Faktura a volbu potvrďte. Takto vytvořené faktury budou provázané se zvolenými objednávkami.
Přehled faktur: V přehledu Objednávky → Daňové doklady klikněte na tlačítko Přidat a vyplňte základní údaje faktury. Takto vytvořenou fakturu není možné navázat na objednávku.
Detail zálohové faktury: Na detailu vybrané zálohové faktury vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit daňový doklad. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti faktury, včetně možnosti fakturu navázat na zálohovou fakturu a případně na příslušný doklad k přijaté platbě (pokud takový doklad existuje).
Pokladna: Pokud využíte funkci Pokladna, tak se při dokončení prodeje přes pokladnu automaticky vystaví objednávka a daňový doklad.
Zálohová faktura
Zálohová faktura, někdy označovaná také jako zálohový list nebo proforma faktura, není účetní ani daňový doklad v pravém slova smyslu. Slouží pouze jako výzva k platbě předem – například před dodáním zboží nebo poskytnutím služby. Neobsahuje DPH a nevstupuje do účetnictví jako závazek či pohledávka. Zálohovou fakturu mohou vystavovat jak plátci DPH, tak neplátci. Po obdržení platby k zálohové faktuře je třeba vystavit řádný daňový doklad nebo doklad o přijaté platbě. Náš systém vám umožní snadno vytvářet zálohové faktury i následné daňové doklady.
V administraci e-shopu najdete přehled zálohových faktur v Objednávky → Zálohové faktury. Z přehledu je možné zálohové faktury vytisknout a nebo exportovat. Kliknutím na číslo zálohové faktury se vám otevře její detail.
Zálohové faktury můžete přiřadit i k již vytvořeným daňovým dokladům (fakturám). Stačí přejít do detailu vybrané faktury a zálohovou fakturu přidat jako položku faktury. Částka faktury bude snížena o výši zálohy (částku zálohové faktury).
Vytvoření nové zálohové faktury
Vytvořit zálohovu fakturu můžete v e-shopu ručně několika níže uvedenými způsoby. Zálohové faktury je možné k objednávkám vystavovat také automaticky na základě změny stavu objednávky. Podrobnosti v sekci Automatické vytváření dokladů
Detail objednávky: Na detailu vybrané objednávky vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit zálohovou fakturu. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti zálohové faktury. Takto vytvořená zálohová faktura bude provázaná s objednávkou.
Přehled objednávek: Slouží pro hromadné vytvoření zálohových faktur k více objednávkám najednou. V Objednávky → Přehled zaškrtněte vybrané objednávky, v nabídce Funkce zvolte Vytvořit → Zálohová faktura a volbu potvrďte. Takto vytvořené zálohové faktury budou provázané se zvolenými objednávkami.
Přehled zálohových faktur: V přehledu Objednávky → Zálohové faktury klikněte na tlačítko Přidat a vyplňte základní údaje zálohové faktury. Takto vytvořenou zálohovou fakturu není možné navázat na objednávku.
Dobropis (opravný daňový doklad)
Dobropis, oficiálně označovaný jako opravný daňový doklad, slouží k opravě vystaveného daňového dokladu. Vystavuje se například při vrácení zboží, poskytnutí slevy nebo reklamaci. Plátci DPH mají povinnost vystavit dobropis v souladu se zákonem o DPH (zákon č. 235/2004 Sb.), konkrétně podle § 45. Dobropis musí odkazovat na původní daňový doklad, uvádět důvod opravy a novou výši základu daně a DPH. Tyto legislativní podmínky náš systém splňuje a umožňuje vám tak snadné vystavování dobropisů.
V administraci e-shopu najdete přehled dobropisů v Objednávky → Dobropisy. Z přehledu je možné dobropisy vytisknout a nebo exportovat. Kliknutím na číslo dobropisu se vám otevře jeho detail.
V horní liště v detailu dobropisu najdete tlačítko Naskladnit. Kliknutím na toto tlačítko se automaticky vrátí na sklad všechny položky dobropisu.
Naskladnění položek z dobropisu neprovádějte u již stornovaných objednávek. Při přepnutí objednávky do systémového stavu Stornováno se položky objednávky automaticky vrátí na sklad. Pokud byste měli k takové objednávce vystavený dobropis a kliknuli v něm na Naskladnit, vrátili by se vám položky na sklad v systému znovu.
Vytvoření nového dobropisu
Vytvořit dobropis můžete v e-shopu ručně několika níže uvedenými způsoby. Automaticky vystavit dobropis není aktuálně možné.
Detail daňového dokladu (faktury): Na detailu vybraného daňového dokladu vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit dobropis. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti dobropisu. Takto vytvořený dobropis bude automaticky provázaný s fakturou.
Detail dokladu k přijaté platbě: Na detailu vybraného dokladu k přijaté platbě vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit dobropis. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti dobropisu. Takto vytvořený dobropis bude automaticky provázaný s dokladem k přijaté platbě.
Přehled dobropisů: V přehledu Objednávky → Dobropisy klikněte na tlačítko Přidat a vyplňte základní údaje dobropisu. Zadáním čísla faktury se vám dobropis naváže na danou fakturu.
Po vytvoření obsahuje dobropis vždy všechny položky faktury, kromě těch typů položek, které jste v nastavení dokladů vyloučili (podrobnosti v nastavení dobropisů). Pokud chcete vytvořit pouze částečný dobropis, stačí smazat vybrané položky a nechat v něm pouze ty položky, které z původní faktury dobropisem opravujete (např. které jste zákazníkovi vrátili).
Dodací list
Dodací list je dokument, který potvrzuje předání zboží mezi dodavatelem a odběratelem, tedy mezi vámi a vašimi zákazníky. Obvykle obsahuje informace o množství, druhu zboží, datu dodání a případně i osobě, která převzetí potvrdila. Dodací list není účetní ani daňový doklad, ale může sloužit jako důkaz o uskutečnění fyzického dodání. Může tak být užitečný pro sledování zásilek a vyjasnění případných reklamací.
V administraci e-shopu najdete přehled dodacích listů v Objednávky → Dodací listy. Z přehledu je možné dodací listy vytisknout a nebo exportovat. Kliknutím na číslo dodacího listu se vám otevře jeho detail.
Vytvoření nového dodacího listu
Vytvořit dodací list můžete v e-shopu ručně dvěma níže uvedenými způsoby. Dodací listy je možné k objednávkám vystavovat také automaticky na základě změny stavu objednávky. Podrobnosti v sekci Automatické vytváření dokladů
Detail objednávky: Na detailu vybrané objednávky vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit dodací list. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti dodacího listu. Takto vytvořený dodací list bude provázaný se zadanou objednávkou.
Přehled dodacích listů: V přehledu Objednávky → Dodací listy klikněte na tlačítko Přidat a vyplňte základní údaje. Buď můžete vytvořit prázdný dodací list, a nebo jej zadaním čísla objednávky do políčka Kód objednávky navážete na vybranou objednávku.
Doklad k přijaté platbě
Doklad k přijaté platbě (někdy označovaný jako příjmový doklad) je potvrzení o tom, že jste vy jako dodavatel obdrželi od zákazníka platbu – ať už v hotovosti, převodem nebo jiným způsobem. Neplátci DPH mohou doklad k přijaté platbě použít jako účetní doklad o příjmu. Plátci DPH na základě dokladu k přijaté platbě vystavují daňový doklad (pokud nebyl daňový doklad vystavený už předtím).
Využití dokladů k přijaté platbě ve vašem e-shopu doporučujeme vždy konzultovat s vašimi účetními.
V administraci e-shopu najdete přehled dokladů k přijaté platbě v Objednávky → Doklady k přijaté platbě. Z přehledu je možné doklady k přijaté platbě vytisknout a nebo exportovat. Kliknutím na číslo dokladu k přijaté platbě se vám otevře jeho detail.
Vytvořené doklady k přijaté platbě můžete přiřadit i k již vytvořeným daňovým dokladům (fakturám), a to v případě, že jsou jak faktura, tak doklad k přijaté platbě, navázány na stejnou objednávku. V takovém případě stačí přejít do detailu vybrané faktury a doklad k přijaté platbě přidat jako položku faktury. Částka faktury bude snížena o částku přijaté platby.
Každý doklad k přijaté platbě je možné uzamknout pro další úpravy. V detailu dokladu k přijaté platbě zaškrtněte volbu Zavřeno a potvrďte. Tím dojde k jeho uzamčení. Doklad k přijaté platbě se uzavře automaticky po jeho přidání do faktury.
Vytvoření nového dokladu k přijaté platbě
Doklady k přijaté platbě můžete vytvářet ručně několika níže uvedenými způsoby. Doklady k přijaté platbě je možné vystavovat také automaticky, a to buď na základě změny stavu objednávky (podrobnosti v sekci Automatické vytváření dokladů), a nebo při přijetí platby (pouze u přijatých online plateb, aktivovat tuto volbu můžete v nastavení dokladů).
Automatické vytváření dokladů k přijaté platbě je možné provádět pouze jedním způsobem – buď pouze na základě změny stavu objednávky, nebo pouze při přijetí platby. Pokud byste aktivovali obě volby, bude docházet k automatickému vytváření dokladu k přijaté platbě pouze na základě přijaté platby.
Detail objednávky: Na detailu vybrané objednávky vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit doklad k přijaté platbě. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti dokladu k přijaté platbě. Takto vytvořený doklad k přijaté platbě bude provázaný s objednávkou a bude se vztahovat k této objednávce.
Detail zálohové faktury: Na detailu vybrané zálohové faktury vyberte v horní liště Doklad → Vytvořit doklad k přijaté platbě. Otevře se vám nabídka možností nastavit základní vlastnosti dokladu k přijaté platbě. Takto vytvořený doklad k přijaté platbě se bude vztahovat k dané zálohové faktuře. V případě, že je zálohová faktura navázaná na objednávku, naváže se na tuto objednávku i doklad k přijaté platbě.
Přehled dokladů k přijaté platbě: V přehledu Objednávky → Doklady k přijaté platbě klikněte na tlačítko Přidat a vyplňte základní údaje dokladu k přijaté platbě, včetně uvedení čísla objednávky, nebo zálohové faktury, ke které se doklad vztahuje.
Automatické vytváření dokladů
Vybrané typy dokladů (daňové doklady, zálohové faktury, dodací listy a doklady k přijaté platbě) je možné vytvářet k založené objednávce automaticky na základě změny stavu objednávky.
V Nastavení → Objednávky → Stavy klikněte na stav, při kterém chcete doklady automaticky vytvářet. V detailu tohoto stavu v sekci Vytvořit doklady zaškrtněte typy dokladů, které se mají automaticky vytvořit, a pro jaké způsoby platby. Jakmile bude objednávka se zvolenými způsoby platby přepnuta do daného stavu, dojde k vystavení vybraných dokladů. Pokud už daný typ dokladu u objednávky jednou existuje, tak se po přepnutí stavu objednávky tento doklad znovu nevytvoří – nemusíte se tak obávat duplicit v dokladech.
Nastavení dokladů
Nastavení dokladů najdete v administraci e-shopu v Nastavení → Objednávky → Doklady. Stránka je rozdělená do sekcí pro jednotlivé typy dokladů a pro společná nastavení.
Nastavení dokladů pro váš e-shop a podnikání doporučujeme vždy konzultovat s vašimi účetními a případně s daňovými poradci.
Fakturační adresa a platební údaje
Některé údaje se do dokladů propisují z jiných nastavení obchodu.
Fakturační adresa se propisuje z nastavení uvedeného v administraci v Nastavení → Základní nastavení → Nastavení obchodu, na záložce Fakturační údaje. Podrobnosti najdete v článku Nastavení obchodu.
Platební údaje (číslo účtu) se automaticky propisují do vybraných dokladů, pokud jsou vyplněné v administraci v Nastavení → Základní nastavení → Měny, v nastavení jednotlivých měn. Doporučujeme ke každé měně vždy vyplnit jak číslo účtu v tuzemském formátu, tak v mezinárodním formátu IBAN, včetně uvedení BIC (SWIFT). Podrobnosti najdete v článku Měny.
Číslování dokladů
Volby pro nastavení číslování dokladů jsou uvedeny u více typů dokladů, a u všech typů fungují stejně. Případné výjimky uvádíme dále v článku u jednotlivých typů dokladů.
Číslo dokladu má délku určenou volbou Počet znaků. Skládá se vždy z Předpony a číselné řady. Číselná řada začíná od čísla určeného volbou Začít od, automaticky se navyšuje, a do délky znaků je doplněná o nuly.
Příklad: U objednávek nastavíte jako předponu 2025. počet znaků nastavíte na 10, a začátek číslování (volba Začít od) nastavíte na 23. V takovém případě bude mít první vytvořená objednávka číslo 2025000023.
U objednávek můžete místo automaticky navyšované číselné řady nastavit náhodné číslování. Tato možnost je unikátní pouze pro objednávky, u ostatních typů dokladů se vždy použije číselná řada.
Předpona
Předpona určuje začátek čísla dokladu. Předpona může obsahovat číslice, písmena (malá a velká písmena bez diakritiky) a znaky -, ., / a _.
Doporučujeme v předponě čísel dokladů používat pouze číslice. V případě použití písmen a nečíselných znaků v číslování dokladů může docházet k problémům s automatickým párováním plateb.
Důvodem je to, že čísla dokladů se používají jako variabilní symbol u plateb. Do variabilního symbolu je možné uvádět pouze číslice. V případě, že číslo dokladu obsahuje písmena i číslice, vloží se z něj do variabilního symbolu pouze číslice. Tím pádem pak není možné platbu s takovým VS k dokladu automaticky přiřadit.
Jako předpona se často používá datum, kdy byl daný typ dokladu vytvořen. Aby se do čísla dokladu propsalo automaticky aktuální datum, můžete v nastavení předpony použít následující proměnné:
%YYYY%: rok v úplném tvaru, např.2025%YY%: rok ve zkráceném tvaru, např. rok 2025 jako25%MM%: měsíc, např. září jako09%DD%: den, např. pátý den v měsíci jako05
Jednotlivé proměnné je možné vzájemně kombinovat, a tedy můžete jako předponu uvádět například i celé datum ve tvaru %YY%%MM%%DD%.
Počet znaků a další nastavení číselné řady
Počet znaků: Jde o celkový počet všech znaků v čísle dokladu, včetně předpony.
Začít od: Určuje začátek číselné řady.
Sjednotit číslo dokladu a VS s objednávkou: Pokud je tato volba aktivní, daný typ dokladu bude mít stejné číslo a variabilní symbol jako objednávka, na kterou je doklad navázaný. Upozorňujeme, že tímto nastavením mohou vznikat mezery v číselných řadách dokladů (např. z důvodu stornovaných objednávek), což je například u daňových dokladů zpravidla nežádoucí.
Sjednotit VS s objednávkou: Zaškrtnutím této volby se na daném typu dokladu použije variabilní symbol z objednávky, na kterou je doklad navázaný. Číselná řada daného dokladu ale bude nezávislá na číslování objednávek.
Objednávky
Volby Předpona, Počet znaků a Začít od slouží pro nastavení číslování objednávek. Podrobnosti najdete v sekci Číslování dokladů.
Tvorba číslování: Umožňuje vám určit, zda se má číslo objednávky za předponou vytvářet jako automaticky navyšovaná číselná řada, a nebo zda se má pro každou objednávku použít za předponou náhodné číslo. Tato volba je unikátní pouze pro objednávky.
Synchronizovat doklady s objednávkou: Pokud je tato volba aktivní, budou se všechny změny provedené v objednávce okamžitě propisovat i do všech vytvořených dokladů, které jsou na objednávku navázány.
Uvádět poznámky k položkám: V tiskové verzi objednávky se budou u položek zobrazovat poznámky. Poznámku k položce je možné vložit v administraci e-shopu v detailu objednávky kliknutím na danou položku.
Zobrazit pozici produktu ve skladu: V tiskové verzi objednávky se zobrazí u položky její pozice ve skladu. Pozici produktu ve skladu je možné zadat na záložce Sklad v detailu produktu.
Propsat do poznámky tyto parametry: Umožňuje do objednávky propisovat popisné parametry, které jsou uvedeny v detailu produktu na záložce Parametry. Tyto parametry a jejich hodnota se při vytvoření objednávky automaticky propíší do objednávky jako poznámka k položce. Pro zobrazení těchto parametrů v tiskové verzi objednávky je třeba aktivovat volbu Uvádět poznámky k položkám. Každý parametr vepište do nového pole. Nové pole pro parametr vložíte kliknutím na ikonku +.
Zálohové faktury
Volby Předpona, Počet znaků, Začít od, Sjednotit číslo dokladu a VS s objednávkou a Sjednotit VS s objednávkou slouží pro nastavení číslování zálohových faktur. Podrobnosti najdete v sekci Číslování dokladů.
Uvádět poznámky k položkám: V tiskové verzi zálohové faktury se budou u položek zobrazovat poznámky. Poznámku k položce je možné vložit v detailu zálohové faktury kliknutím na danou položku.
Propsat na doklad poznámky z objednávky: Na zálohovou fakturu se automaticky propíší poznámky k položkám z navázané objednávky.
Výše zálohy v %: Určuje výchozí procentuální výši zálohy, která se bude na zálohových fakturách zobrazovat. Výši zálohy můžete upravovat vždy i pro jednotlivé zálohové faktury v jejich detailu.
Daňové doklady
Volby Předpona, Počet znaků, Začít od, Sjednotit číslo dokladu a VS s objednávkou a Sjednotit VS s objednávkou slouží pro nastavení číslování daňových dokladů. Podrobnosti najdete v sekci Číslování dokladů.
Použít speciální řadu dokladů pro Pokladnu: Umožňuje nastavit vlastní číselnou řadu pro daňové doklady vystavené z Pokladny. Pokud využíváte funkci Pokladny, doporučujeme tuto volbu zaškrtnout. Po zaškrtnutí se vám zobrazí možnosti Předpona, Počet znaků a Začít od, které vám umožní nastavit odlišné číslování dokladů vystavených z pokladny. Podrobnosti k těmto volbám najdete v sekci Číslování dokladů.
Zobrazovat záruku: Na tiskovou verzi daňového dokladu propíše záruku produktu.
Uvádět poznámky k položkám: V tiskové verzi daňového dokladu se budou u položek zobrazovat poznámky. Poznámku k položce je možné vložit v administraci v detailu daňového dokladu kliknutím na danou položku.
Přidat EAN do poznámky: Na daňovém dokladu se bude v poznámce u položky zobrazovat EAN produktu.
Propsat na doklad poznámky z objednávky: Na daňový doklad se automaticky propíší poznámky k položkám z navázané objednávky.
Zobrazovat nápis "Neplaťte": V tiskové verzi daňového dokladu, který je označený jako zaplacený, se bude zobrazovat výrazný nápis "Neplaťte!".
Dobropisy
Volby Předpona, Počet znaků, Začít od a Sjednotit číslo dokladu a VS s objednávkou slouží pro nastavení číslování dobropisů (opravných daňových dokladů). Podrobnosti najdete v sekci Číslování dokladů.
Uvádět rozdíl mezi opraveným a původním dokladem: Po zaškrtnutí této volby se bude na dobropisu zobrazovat rozdíl mezi opraveným a původním základem daně, daní a původní částkou.
Uvádět poznámky k položkám: V tiskové verzi dobropisu se budou u položek zobrazovat poznámky. Poznámku k položce je možné vložit v administraci v detailu dokladu kliknutím na danou položku.
Výchozí důvod opravy daňového dokladu: Zadaný důvod se bude zobrazovat na dobropisech jako výchozí. Důvod opravy můžete u každého dobropisu změnit v jeho detailu.
Do dobropisu nezahrnovat tyto položky: Při vytvoření nového dobropisu se do něj automaticky vloží všechny položky faktury, ke které se dobropis váže. Pokud chcete, aby se některé typy položek (doprava, platba, dárek) do dobropisů z faktur nevkládaly, zaškrtněte příslušný typ u této volby nastavení. Vyloučené položky můžete v případě potřeby do konkrétního dobropisu vždy doplnit ručně.
Dodací listy
Volby Předpona, Počet znaků, Začít od a Sjednotit číslo dokladu a VS s objednávkou slouží pro nastavení číslování dodacích listů. Podrobnosti najdete v sekci Číslování dokladů.
Uvádět poznámky k položkám: V tiskové verzi dodacích listů se budou u položek zobrazovat poznámky. Poznámku k položce je možné vložit v administraci v detailu dokladu kliknutím na danou položku.
Doklady k přijaté platbě
Na výběr máte dvě možnosti číslování – Sekvenční číslování a nebo Číslování podle navázaných dokumentů
Sekvenční číslování
Při volbě této možnosti se budou doklady k přijaté platbě číslovat postupnou číselnou řadou, tak jako ostatní doklady. Pro tuto číselnou řadu můžete nastavit volby Předpona, Počet znaků a Začít od. Podrobnosti najdete v sekci Číslování dokladů.
Číslování podle navázaných dokumentů
Po volbě této možnosti se budou doklady k přijaté platbě číslovat způsobem odlišným od číslování ostatních dokladů. Jejich číslo se vytvoří ze zadaného Předčíslí a čísla objednávky či zálohové faktury, ke které byl doklad o přijaté platbě vytvořen. Na konci je navíc za pomlčkou pořadové číslo dokladu k přijaté platbě. Pořadové číslo za pomlčkou slouží pro případy, že je částka objednávky nebo zálohové faktury rozdělena do více příchozích plateb.
Předčíslí pro daňové doklady vztahující se k objednávkám / zálohovým fakturám: Umožňuje nastavit předponu daňových dokladů k přijaté platbě, a to rozdílně pro objednávky a zálohové faktury. Délka této předpony je maximálně 7 znaků, a je v ní možné použít číslice, písmena (bez diakritiky) a znaky -, ., / a _.
Další nastavení dokladů k přijaté platbě
Vystavit doklad automaticky při přijetí platby: Daňový doklad k přijaté platbě bude automaticky vystaven ihned po jejím přijetí. K automatickému vystavení dojde pouze u přijatých online plateb. Pokud máte již nastavené automatické vytváření dokladů k přijaté platbě na základě změny stavu objednávky, a zároveň zaškrtnete tuto volbu, bude docházet k automatickému vytváření dokladu pouze na základě přijaté platby, k automatickému vystavení na základě změny stavu objednávky nedojde.
Společná nastavení dokladů
Nastavení exportu dokladů
V sekci Export dokladů najdete možnosti nastavení, které ovlivní exporty dokladů.
Formát ISDOC
ISDOC formát je standard pro elektronickou fakturaci v České republice. To znamená, že tento formát je podporován pouze v České republice. Doporučujeme proto jeho využití konzultovat s dodavatelem vašeho systému, do kterého chcete doklady v tomto formátu importovat.
Zaškrtnutím volby Používat formát ISDOC se vám bude u exportu některých typů dokladů (daňové doklady, dobropisy a daňové doklady k přijaté platbě) nabízet možnost exportovat doklady do formátu XML podle platné oficiální specifikace ISDOC 6.0.2.
Nastavení exportu do Money S3
Máte možnost nastavit si hodnoty pro Předkontaci a pro Účet, které se pak propíší do vašeho XML exportu do MoneyS3. Pokud ponecháte tato políčka v nastavení prázdná, propíší se do exportu jako výchozí hodnoty P503 nebo P504 pro Předkontaci, a BAN nebo POK pro Účet.
Od verze 24.900 je ze strany MoneyS3 striktně kontrolováno, zda se v importovaném souboru (tzn. v exportu z vašeho e-shopu) nachází stejný zástupce pro předkontaci, jako už existuje v nastavení MoneyS3. Tedy pokud máte například v MoneyS3 nastaveno pro předkontaci „ABCD“ je třeba mít stejný údaj i v exportu z e-shopu.
Výchozí nastavení
Nastaveními v této sekci můžete ovlivnit výchozí nastavení dokladů. Většinu těchto nastavení můžete u konkrétních dokladů změnit v jejich detailu.
Forma úhrady: Umožňuje přednastavit výchozí formu úhrady pro ručně vytvářené doklady.
Konstantní symbol a Specifický symbol: Oba typy symbolu se zobrazují pouze na zálohových fakturách a daňových dokladech.
Splatnost: Výchozí lhůta splatnosti dokladu ve dnech. Je možné zadat libovolný počet dní v rozmezí od 0 do 365. Výsledný termín splatnosti se určí na základě data vytvoření dokladu a zde zadaného počtu dní.
Poznámka k daňovému dokladu a Poznámka k zálohové faktuře: Výchozí text poznámky. Zadaný text se propíše na zálohové faktury nebo daňové doklady. Upravit znění poznámky pro konkrétní doklady můžete vždy v detailu dokladu.
QR kód: Umožňuje zobrazit QR kód na zálohových fakturách a daňových dokladech. Podmínky zobrazení QR kódu na dokladu:
- objednávka, ke které se doklad váže, obsahuje způsob platby převodem
- musí jít o tuzemskou platbu v rámci České republiky nebo Slovenské republiky
- v nastavení bankovního účtu v detailu měny v Nastavení → Základní nastavení → Měny je třeba mít vyplněný bankovní účet, IBAN a BIC
Řadit položky v dokladech: Na základě vybrané hodnoty budou položky na dokladech řazeny abecedně a vzestupně. Položky jsou podle tohoto nastavení řazeny kromě dokladů také v tisku expedice objednávek.
Zobrazit čárový kód: V tiskové verzi dokladů se zobrazí čárový kód obsahující číslo dokladu. Více podrobností najdete v sekci Přehled dokladů.
Uvádět kontaktní osobu na dokladech: Kontaktní osobu (pro tento konkrétní účel) aktuálně není možné v nastavení e-shopů měnit. Tato volba slouží pro starší e-shopy, u kterých se údaj o kontaktní osobě na doklady propisuje. Doporučujeme tuto volbu nezaškrtávat.
Logo a razítko společnosti
Nahrání obrázku: Na doklady je možné nahrát logo vašeho e-shopu nebo společnosti, nebo také vaše razítko. Logo se zobrazí v hlavičce dokladu v sekci Dodavatel. Razítko se zobrazí v pravé spodní části. Povolené formáty obrázků jsou PNG, JPG, GIF. Maximální povolený rozměr obou typů obrázku je 500 x 500 px, maximální datová velikost jsou 2 MB.
Upravení řady X a Upravení sloupce Y: Tyto volby vám umožňují upravit pozici razítka na dokladech.
Tisk dokladů
Tisknout doklady z vašeho e-shopu můžete buď standardně („fyzicky“) na papír, a nebo do PDF souboru.
Při standardním tisku nedojde k tisku dokladu okamžitě, ale nejprve se vám zobrazí systémové okno s možnostmi tisku. Toto systémové okno pro tisk se řídí nastavením a možnostmi vašich zařízení (počítače, tabletu, připojených tiskáren, apod.).
Při tisku do PDF se vám vygeneruje soubor ve formátu PDF, a podle nastavení vašeho prohlížeče a nebo zařízení se buď otevře, stáhne a uloží, nebo nabídne k uložení.
Tiskové šablony
Oba způsoby tisku – standardní i do PDF – používají stejnou šablonu pro tisk, která je pro všechny typy dokladů ve formátu A4.
Pouze u daňových dokladů je navíc kromě základní A4 šablony možné využít také další šablony – Účtenka šířky 80 mm, Účtenka šířky 58 mm, Tisk pomocí platebního terminálu. Všechny 3 možnosti využijete především pokud používáte funkci pokladna. Pro využití možnosti tisk pomocí platebního terminálu je třeba mít platební terminál přes Shoptet Pay, jiné platební terminály náš systém nepodporuje.
Všechny tiskové šablony jsou dané systémově a jejich podobu a formátování není možné individuálně upravovat.
Možnosti tisku
Vytisknout doklady (dokumenty) z e-shopu je možné několika způsoby. Pro všechny typy dokladů je postup stejný.
Jednotlivě z detailu dokladu: V horní liště detailu dokladu přejděte do nabídky Tisk a vyberte požadovaný způsob tisku – standardní, PDF, nebo některou z dalších nabízených možnosti.
Jednotlivě z přehledu dokladů: Po najetí na konkrétní řádek v přehledu dokladů se vám v posledním sloupci tabulky zobrazí ikonka PDF pro tisk do PDF, a ikonka tiskárny pro vyvolání standardního tisku.
Hromadně z přehledu dokladů: Zaškrtnutím vybraných dokladů (nebo jednoho dokladu) v přehledu dokladů se vám zobrazí nabídka Funkce. V ní najdete možnosti Tisk a Tisk PDF. Tisk vyvolá standardní tisk všech vybraných dokladů. Tisk PDF vám vygeneruje ZIP soubor, ve kterém budou PDF soubory pro každý doklad zvlášť.
Jazyk tisku
Pokud používáte v e-shopu více jazyků, tak se doklad vytiskne vždy v jazyce, ve kterém byla objednávka vytvořena. Pokud tedy vytvoří objednávku zákazník například v němčině, všechny vygenerované i vytištěné doklady k objednávce budou v němčině.
V případě, že potřebujete vytisknout (ať už standardně nebo do PDF) doklady v jiném jazyce, než je jazyk objednávky, využijte možnost hromadného tisku z přehledu dokladů. U ní máte možnost vybrat si, v jakém jazyce mají být vybrané doklady vytištěny.
Export dokladů
Exportovat doklady můžete do různých formátů, které vám (nebo vašim účetním) mohou usnadnit případný import dokladů do účetních a ekonomických systémů. Podrobnosti k exportu dokladů najdete v samostatném článku.
