Pokladna

Spojení online a offline prodeje je logickým krokem pro velkou část obchodníků. Pomocí funkce Pokladna můžete propojit svůj e-shop s kamenným obchodem. Své zákazníky tak pohodlně obsloužíte bez větších počátečních nákladů.

Díky statistikám máte přehled o finančních operacích provedených na všech vašich pokladnách. Více informací najdete v článku Statistiky pokladny.

Mezi hlavní výhody pokladny patří:

• Slučuje online a offline evidenci a využívá stejného skladu jako e-shop, stejné zákazníky, systém slev, daňové doklady apod.
• Snadno se ovládá pomocí myši, klávesnice nebo dotykové obrazovky.
• Podporuje čtečku čárových kódů pro rychlou práci s produkty.
• Je přístupná jak z počítače, tak z tabletů a mobilních telefonů.
• Uchovává historii akcí a je napojena na statistiky.
• Vytváří a eviduje daňové doklady.

Založení pokladny

Máte-li funkci aktivovanou, stačí jít do Nastavení → Pokladna a přidat, nebo případně upravit, jednotlivé pokladny (Obrázek 01).

Detail pokladny

V administraci e-shopu v Nastavení → Pokladna na výchozí záložce Pokladny se kliknutím na konkrétní pokladnu dostanete na její detail. V detailu každé pokladny (Obrázek 02) můžete upravovat její základní nastavení. Na dalších záložkách Peněžní operace a Historie najdete podrobné statistiky a záznamy o fungování dané pokladny.

V nastavení pokladny můžete upravit její název. Volbou Zodpovědná osoba můžete k pokladně přiřadit konkrétní účet správce obchodu, nebo i více účtů. Doporučený postup je mít pro každého pracovníka, nebo alespoň pro každý správcovský účet, vytvořenou vlastní pokladnu.

V případě, že využíváte v e-shopu více skladů (např. máte jeden sklad ke každé prodejně nebo samostatný sklad pro prodejnu a pro e-shop), volbou Sklad určíte, z jakého skladu se bude odečítat zboží prodané na pokladně.

Pokud máte v e-shopu aktivní funkci Velkoobchod, můžete k pokladně volbou Ceník přiřadit konkrétní ceník. Produkty prodané přes tuto pokladnu budou mít ceny určené vybraným ceníkem.

V části Tisk dokladů můžete určit, přes jaký typ tiskárny a v jakém formátu budete chtít tisknout účtenky (daňové doklady). Také zde můžete nastavit vlastní textace, které se na dokladu budou zobrazovat.

Nastavení pokladen

Obecná nastavení pro všechny pokladny najdete v administraci e-shopu v Nastavení → Pokladna, na záložce Nastavení pokladen (Obrázek 03).

Zaškrtnutím volby Povolit zasílání daňových dokladů na e-mail v části Zasílání dokumentů umožníte zasílat daňové doklady z pokladny zákazníkům na e-mail. Volbou Šablona pro zasílání dokladů vyberte konkrétní šablonu informačního e-mailu, ke kterému se má doklad přiložit. Po aktivaci této funkce se vám při dokončení objednávky v pokladně zobrazí pole pro zadání zákazníkova e-mailu. Stále vám zůstane i možnost doklad vytisknout, pokud to bude zákazník preferovat před elektronickým doručením.

V části Obecné nastavení najdete několik voleb ovlivňujících chování objednávek vytvořených přes pokladnu:

• Vkládat dárek k objednávce: Určuje, zda se má k objednávkám na pokladně vkládat dárek podle vašich obecných nastavení dárků.
• Započítávat slevy: Zaškrtnutím této volby se budou na produkty aplikovat všechny slevy, které máte v e-shopu nastavené, ať už jde o plošné slevy pro všechny zákazníky nebo o individuální slevy pro registrované zákazníky. Odškrtnutím této volby nebude možné na pokladně využívat žádné z těchto slev.
• Stav objednávky po zaplacení: Do jakého stavu se má objednávka vytvořená na pokladně po zaplacení přepnout.

Posledními volbami v obecném nastavení pokladen můžete určit, Kdo může provádět vklady a výběry z pokladen (resp. jaký typ správcovského účtu), a můžete také zvolit logo, které se má použít na účtence z pokladny. Pokud zde samostatné logo nenahrajete, použije se logo z obecného nastavení dokladů.

Rychlá volba

V Nastavení → Pokladna, na záložce Rychlá volba můžete nastavit produkty, které se budou zobrazovat na úvodní stránce pokladny (Obrázek 04).

Tyto produkty se zobrazují hned pod hlavními kategoriemi pokladny. V rozbalovacím okně nastavujete počet produktů, které se na hlavní stránce pokladny zobrazí. Může se jednat až o 24 produktů. Konkrétní produkty rychlé volby je třeba vybrat pomocí tlačítka Přidat. Ostatní produkty se doplní automaticky z nejprodávanějších produktů na pokladně.

Například pokud nastavíte zobrazení 24 produktů a ručně do rychlé volby přidáte jen 10 produktů, pak se zbylých 14 vygeneruje z nejprodávanějších.

Založení pokladny v cizí měně

Pokud máte aktivní funkci Cizí měny, můžete v cizí měně prodávat i na pokladně. Pokud potřebujete více informací o samotných měnách, najdete je v článku Měny.

Postup pro zřízení pokladny v cizí měně je podobný jako je uvedeno výše. Přejděte do sekce Nastavení → Pokladna a klikněte na tlačítko Přidat.

V pop-up okně, které se následně objeví, můžete kromě názvu a stavu vybrat měnu pokladny. Ta bude mít po založení jako výchozí nastavenou měnu, kterou zde zvolíte.

V rámci jedné pokladny je pak možné libovolně přepínat mezi měnami, které jsou pro zákazníky povoleny. Přepnutí probíhá přímo v umístění Pokladna (Obrázek 05).

Ovládací panel pokladny

Samotné rozhraní pokladny je velmi jednoduché. Přes vyhledávací pole máte možnost vyhledat produkt, který si chcete prohlédnout nebo přidat do pokladny. Díky jednoduché navigaci můžete pomocí dlaždic procházet kategoriemi až k cílovému produktu. Zpět na úvodní stránku se vždy dostanete tlačítkem s ikonkou pokladny umístěným vlevo od vyhledávacího pole (Obrázek 06).

Na úvodní straně se pod kategoriemi zobrazují produkty z rychlé volby doplněné o nejprodávanější produkty na pokladně (Obrázek 06).

Po přidání produktu se produkt nebo varianta vloží do košíku v pravé části. Pokud je váš zákazník registrovaný, máte možnost ho na začátku nákupu zvolit, čímž se aplikuje jeho nastavení slev. K dispozici je i možnost pro odeslání daňového dokladu klientovi e-mailem.

Tlačítkem vpravo nahoře přepnete pokladnu do zobrazení přes celou obrazovku (fullscreen). Pokud používáte především čtečku a nepotřebujete zobrazovat kategorie a nejčastější produkty, tyto možnosti můžete sbalit pomocí šipky v kruhu umístěné vpravo od vyhledávacího pole.

Ikonkou, která je hned vpravo od vyhledávacího pole, otevřete tzv. univerzální produkt, tedy jednorázový produkt, který si můžete upravit dle svého. Stačí přepsat název, zadat cenu, jednotku, množství a vložit ho do košíku.

K dokončení nákupu slouží velké zelené tlačítko zobrazující hodnotu nákupu.

Prodávání na pokladně

Je několik možností, jak přidat produkt do košíku.

1. Použít vyhledávání: kliknete do vyhledávacího pole a napíšete první písmena produktu (minimálně 3) a z nabídky produktů vyberete ten, který potřebujete přidat. Kliknutím na jeho obrázek se dostanete na jeho detail, kliknutím na jeho název se pak produkt rovnou vloží do košíku. Pokud produkt obsahuje varianty, bude třeba ještě zvolit konkrétní variantu.
2. Zvolit produkt: z kategorie nebo rychlé volby.
3. Sejmutím kódu čtečkou: je-li produkt evidován pod EAN nebo PLU, je nejrychlejší metodou použití čtečky. Je třeba kliknout mimo vyhledávací pole a sejmout kód produktu. Produkt se pak automaticky přidá do košíku. Opakované sejmutí kódu přidává další kusy do košíku.

Po provedení nákupu se košík vyčistí, vytiskne účtenka (pokud máte nastavenou tiskárnu) a v přehledu daňových dokladů se objeví nový doklad, u kterého máte možnost ho znovu vytisknout jak v podobě faktury, tak i účtenky.

Platba hotově a kartou

Pro dokončení nákupu je třeba zvolit, jestli bude nákup uhrazen hotově nebo kartou. Při hotovostní platbě se objeví číselník, kde si můžete snadno spočítat, kolik máte zákazníkovi vrátit, ovšem dokud nezadáte žádné číslo, můžete tento krok přeskočit (Obrázek 07).

Platbu kartou je možné z pokladny odeslat přímo do platebního terminálu, pouze pokud máte platební terminál od Shoptet Pay. Napojení na jiné platební terminály nepodporujeme, částku je v takovém případě třeba zadávat přímo na terminálu.

V případě, že máte v nastavení pokladen povolené zasílání daňových dokladů na e-mail, zobrazí se vám před dokončením objednávky pole pro zadání zákazníkova e-mailu (Obrázek 08). Pokud by zákazník nechtěl daňový doklad elektronicky, ale pouze tištěně, můžete volbou Pokračovat na tisk odeslání na e-mail přeskočit.

Univerzální produkt

Univerzální produkt se hodí např. pokud potřebujete prodat něco, co není vedeno standardně v systému jako produkt. Může se jednat o dekorace, poškozené zboží, dosud nenaskladněné zboží anebo služby.

Vpravo od řádku pro vyhledávání produktů se nachází ikonka štítku. Klikněte na ní a otevře se menu univerzálního produktu. Zde stačí zadat název produktu nebo služby, který se má objevit na účtence, množství a samozřejmě cenu. Pak už univerzální produkt můžete rovnou vložit do košíku (Obrázek 09).

Univerzální produkt si pamatuje poslední použitou položku. Pokud tedy prodáváte stále to stejné, předvyplní se vám vše kromě ceny, kterou je třeba vždy zadat. Pokud kliknete na název a přepíšete ho, můžete do košíku přidávat i více univerzálních položek.

Do statistik se tyto položky započítávají standardně.

Práce se zákazníkem

V případě, že chcete registrovat nového zákazníka, klikněte na tlačítko Zákazník. Dále klikněte na tlačítko Vytvořit zákazníka. Zaznamenejte jeho údaje a nakonec klikněte na tlačítko Registrovat zákazníka. Dále už je možné se zákazníkem pracovat jako s registrovaným. Objeví se nová karta s ikonou srdíčka, kde je možné vidět, co zákazník objednal už v minulosti a co kupuje nejčastěji. Zrovna tak se na košík aplikují slevy (Obrázek 10).

Pokud se stane situace, že potřebujete nákup přerušit a obsloužit mezitím ještě jiného zákazníka, stačí když zákazníka křížkem zavřete, provedete další nákup a pak ho opět zvolíte. Systém si rozpracovaný košík zapamatuje.

Individuální ceny a slevy

Pro aktuálního zákazníka je možné nastavit individuální cenu. Ještě než načtete produkt čtečkou, vyhledejte si produkt ve vyhledávací liště podle kódu nebo názvu. Klikněte na obrázek produktu, tím otevřete jeho Detail (Obrázek 11).

V detailu produktu na záložce Základní informace najeďte na cenu produktu. Objeví se pole, ve kterém je možné cenu produktu změnit (Obrázek 12).

Cenu i slevu je možné změnit i po přidání do košíku. Stačí kliknout na zboží a otevřít Detail. Zde cenu i slevu změníte. Takový produkt se vám však přidá do košíku jako nová položka. Proto je třeba původní produkt smazat.

Pokud máte aktivní funkci Slevové kupóny, pak máte možnost přes tlačítko Plus přidat k nákupu slevu v korunách, v procentech anebo slevový kupón (Obrázek 12).

Jiný ceník pro pokladnu

Pokud chcete přes pokladnu prodávat produkty za jinou cenu, než je cena na e-shopu, je možné pro pokladnu vytvořit její vlastní ceník. Pro využití více ceníků je nutné mít aktivovanou rozšiřující funkci Velkoobchod, která umožňuje vytvářet ceníky. Více informací o tvorbě ceníků najdete v článku Velkoobchod.

Ke každé pokladně je v základu přidělen Hlavní ceník. Jiný ceník k pokladně přiřadíte v Nastavení → Pokladna. Klikněte na konkrétní pokladnu. Zde z pole Ceník vyberte ceník, který chcete pro tuto pokladnu používat (Obrázek 13).

Práce na pokladně ve více lidech

V jeden čas není možné, aby na jedné pokladně pracovalo dohromady více lidí. Je ale možné se na pokladně vystřídat.

Ideální je, pokud má každý uživatel svou vlastní pokladnu. U této pokladny je pak nastaven jako zodpovědná osoba.

Pokud je na jednu pokladnu uživatelů více, vždy je možnost si pokladnu předat, a to tak, že předávající provede výběr všech peněz z pokladny (kde uvede důvod do poznámky). Druhý uživatel pokladny si do své pokladny provede vklad, který odpovídá předchozímu výběru.

Vklady a výběry na pokladně se propisují do historie pokladny. Více informací se dozvíte v článku Statistiky pokladny.

Další možností, kterou ale kvůli bezpečnosti nedoporučujeme, je vytvořit sdílený uživatelský účet.

Tipy a triky

Ovládejte pokladnu klávesnicí

• Nákup dokončíte hotově pomocí klávesy Enter.
• Nákup dokončíte kartou pomocí kláves Ctrl + Enter.
• Pokud stisknete číslo a poté přidáte produkt nebo variantu, přidá se daný počet kusů. Dvouciferné číslo je však třeba zadat poměrně rychle (do 300 ms).

Vyhledávání produktů čtečkou

Nechcete-li produkt hned přidat, ale pouze ho vyhledat přes vyhledávání, existuje možnost, jak to provést. Nejprve je třeba přepnout na anglickou klávesnici (u Windows typicky Shift+Alt), kliknout do vyhledávacího pole, sejmout kód a poté opět přepnout jazyk zpět na češtinu. Přepnutí jazyka je nutné pro interpretaci správných kláves při převodu čárového kódu na čísla. Další tipy, kde si můžete čtečkou usnadnit práci, najdete v článku Čtečka kódů. 

Produkty jen pro pokladnu

Pokud máte produkty, které chcete prodávat pouze přes pokladnu a ne v e-shopu, v detailu produktu můžete v poli Zobrazit zvolit hodnotu Zobrazit jen v pokladně.

Jak hodnotíte užitečnost informací v tomto článku?

Výborná

Dobrá

Průměrná

Špatná

Velmi špatná