Stavy objednávky

Obsah:

Stavy objednávky

Přehled stavů objednávek naleznete v administraci pod Nastavení → Objednávky → Stavy (obrázek 01).

stavy-objednavek.png

obrázek 01

  • Tlačítko Přidat: vytvoření nového stavu.
  • Výchozí: nová objednávka od zákazníka se automaticky uvede do stavu, který je v prvním sloupci zaškrtnut jako výchozí.
  • Stavy objednávky: Vyřízena, Vyřizuje se, Nevyřízená, Stornována jsou systémové stavy, ty nelze smazat. Ostatní stavy, které přidáte, smazat lze. V některých případech doporučujeme použít systémové stavy. Např. ekonomický systém Pohoda aktualizuje objednávky pouze do stavu Vyřízena.
  • Platba: pokud stav mění u objednávky příznak Placeno, bude ve sloupci Ano. Pokud ne, bude prázdný.
  • Skladový nárok: zobrazuje, zda se přepnutí objednávky do daného stavu považuje skladový nárok za vyřešený. Zpravidla je doporučeno takto označit ty stavy, kdy je zboží již fyzicky zabaleno (či expedováno do zásilky) nebo skladový nárok zanikl (např. stav Stornována). Sloupec se zobrazí pouze při aktivní funkci hlídání Skladových nároků.
  • Zobrazovat při naskladnění: ukazuje, zda se objednávka v daném stavu zobrazí během naskladnění produktů. Sloupec se zobrazí pouze, pokud máte aktivní doplněk Skladové hospodářství.
  • Doklady: určuje jaké doklady se při změně na daný stav vytvoří. Zobrazení je formou zkratky (DD – daňový doklad, ZL – zálohová faktura, DL – dodací list).
  • Stavový e-mail: odkaz směřující na nastavení šablony e-mailu, který se odešle při změně daného stavu objednávky.
  • Systémové označení: stavy objednávek označené jako systémové jsou stavy, které jsou předdefinovány. Lze je pouze upravit. Stavy bez označení jsou stavy vytvořené uživatelem, lze je upravit i smazat.
  • Možnost přesunout modrou ikonkou stav v pořadí, či jej červenou ikonkou smazat. Smazat lze pouze stavy vytvořené uživateli.
 

Systémový stav objednávky Vyřízena by měl být vždy posledním stavem, do kterého se objednávka během pracovního procesu přepne. To usnadní práci nejen vám, ale i našemu systému i dalším nástrojům, které s tímto stavem pracují (např. Pohoda, Balíkobot atp.). To platí v případě, kdy je objednávka skutečně zákazníkovi doručena. Pokud není, pak může být posledním stavem i Stornována.

I v případě, kdy po odeslání zboží zákazníkovi, ještě následují další události (např. přijetí dobírky atp.) tak by stav Vyřízena měl být až poslední.

Detail stavu objednávky

Po stisknutí tlačítka Přidat nebo po kliknutí na název konkrétního stavu se dostanete do detailu stavu objednávky (obrázek 02).

pridat-stav-objednavky.png

obrázek 02

  • Název: název stavu objednávky, např. Vyřízena, Stornována apod.
  • Barva: určuje barvu, jakou bude mít písmo čísla objednávky.
  • Barva pozadí: touto barvou bude podbarvený celý řádek objednávky v daném stavu.
  • Změnit stav položek v objednávce: položky v objednávce budou mít nastavený daný stav.
  • Označit objednávku jako zaplacenou: objednávce bude nastaven příznak Placeno (uvidíte jej v detailu objednávky v poli Platba i na záložce Historie)
  • Skladový nárok vyřešen: takto označte ten stav objednávky, při kterém produkt fyzicky opustil váš sklad a díky tomu zaniká nutnost rezervovat jej ve skladových nárocích. Možnost se zobrazí pouze při aktivní funkci hlídání Skladových nároků.
  • Nezobrazovat při naskladňování: je-li zaškrtnuto, objednávka v tomto stavu se nezobrazí při naskladňování produktů. Pokud zaškrtnuto není, pak se objednávka v tomto stavu zobrazí při naskladňování proto, že je v objednávce poptáván naskladňovaný produkt. Možnost se zobrazí pouze, pokud máte aktivní doplněk Skladové hospodářství.

Vytváření dokladů při změně stavu objednávky

Tato možnost je dostupná v detailu stavu objednávky. K její aktivaci stačí v sekci Vytvořit doklady zaškrtnou jeden z typů dokladu:

  • Zálohová faktura
  • Daňový doklad
  • Dodací list

Zde si zvolíte, jaké doklady se mají automaticky vytvářet, přejde-li objednávka do daného stavu (např. Vyřízena). Níže máte na výběr ze svých povolených platebních metod pro Maloobchod, a také Velkoobchod (pokud používáte funkci Velkoobchod). Zohledněné jsou zde rovněž Externí online platby jako je Heuréka Košík apod.

Zaškrtnutím konkrétních platebních metod zvolíte, při které z těchto plateb se má konkrétní doklad vystavit (obrázek 03).

Je možné zaškrtnout všechny možnosti bez omezení. Avšak doporučujeme vaše volby přizpůsobit vašemu pracovnímu postupu, kterým objednávky zpracováváte, a také potřebám vašeho účetnictví.

Pokud bychom se teoreticky drželi příkladu na obrázku 03, pak by se po přepnutí objednávky do stavu Vyřízena automaticky vystavil daňový doklad při externích online platbách, při dobírce a platbou GoPay (maloobchod). Obrázek 03 je pouze ilustrativní, návrh jak využít pracovní postup pro zpracování objednávky naleznete v kapitole Příklad využití stavů objednávky.

vytvorit-doklady.png

obrázek 03

 

Nejen s automatickou změnou stavu objednávek vám pomůže doplněk Automatizace objednávek. Pomocí pravidel můžete nastavit chování objednávek, např.:

  • Změna stavu objednávky lze navázat na časový úsek, lze tak např. ohlídat, když kurýr zásilky nevyzvedne a zůstanou ležet ve skladu, či dlouho nezaplacené objednávky.
  • Speciální stav lze nastavit i pro objednávky s poznámkou.
Pravidla je možné vyzkoušet v testovacím režimu a až poté použít na objednávky.

Příklad využití stavů objednávky

V této kapitole vám ukážeme možnosti, které stavy objednávek nabízí. Představíme vám příklad jejich použití, který vám výrazně ušetří práci a čas s nastavováním a vyřizováním objednávek.

Ukážeme si využití systémových a vlastních stavů spolu s generováním dokladů a skladovým hospodářstvím.

Nevyřízená

  • systémový stav
  • doporučujeme nastavit jej jako Výchozí
  • když přijde online platba GoPay nebo převod, pak se automaticky vystaví zálohová faktura, toto nastavíte v detailu stavu objednávky v sekcích Vytvořit doklady a Platební metody
  • když přijde dobírka, tak se zálohová faktura nevystaví
  • stav je připraven k interní kontrole

Platba přijata

  • tento stav doporučujeme vytvořit
  • když zákazník rovnou zaplatí, pak se objednávka přepne na stav Platba přijata
  • objednávka se označí jako zaplacená
    • aby se takto označila automaticky každá objednávka je třeba mít nastavené Párování plateb
  • zákazníkovi se odešle e-mail, kde mu e-shop potvrdí, že platba přišla
  • stav je připraven k interní kontrole

Vyřizuje se

  • systémový stav
  • použije se v případě, když je v objednávce všechno v pořádku, tedy zboží je skladem a je zaplacené, nebo je tam dobírka
  • vystaví se daňový doklad, to platí pro všechny platební metody
  • správce e-shopu musí objednávku ručně přepnout do tohoto stavu
  • s tímto stavem pracuje sklad, sklad ví, že všechny objednávky, které jsou v tomto stavu musí zabalit a expedovat
  • tento způsob použití počítá s tím, že na e-shopu není možné objednat něco, co není skladem
  • doporučujeme zákazníkovi poslat SMS zprávu se sdělením, že objednávka se vyřizuje
  • zprávu můžete zaslat ručně z detailu objednávky, avšak lepší je nastavit SMS zprávu, která se automaticky odešle po změně objednávky na tento stav, více informací najdete v článku SMS upozornění

Čeká na zboží

  • pokud e-shop nemá zboží skladem, můžete mít vytvořený stav Čeká na zboží
  • po přepnutí objednávky do tohoto stavu se odešle zákazníkovi e-mail, že e-shop čeká na zboží a že to bude expedováno za určitou dobu
 

Doporučujeme využívat funkci kompletace objednávky, kterou najdete v detailu objednávky na záložce Kompletace.

Pokud se objednávka nachází ve stavu Vyřizuje se či Čeká na zboží, pracuje s ní sklad. Obsluha skladu provede kompletaci. V Nastavení → Objednávky → Ostatní nastavení doporučujeme nastavit, aby se po dokončení kompletace objednávka automaticky přepnula do stavu Vyřízena.

Vyřízena

  • systémový stav (důležitý pro propojení s Pohodou)
  • na tento stav objednávku přepíná skladník, který zabalil balík k expedici, nebo je možné na tento stav přepnout automaticky po dokončení kompletace objednávky
  • v detailu objednávky zaškrtněte možnost Skladový nárok vyřešen, pokud máte doplněk Skladové hospodářství
  • zároveň se pošle zákazníkovi e-mail se sdělením: „Zásilka už míří k Vám“.
  • v e-mailu vidí zákazník číslo balíku (sledování zásilky podle čísla balíku funguje automaticky jen v Balíkobotu, na jiné služby by si číslo balíku e-shopař musel přidat ručně)
  • doporučujeme zákazníkovi poslat SMS zprávu s totožným sdělením, zprávu můžete zaslat ručně z detailu objednávky
  • lepší je nastavit SMS zprávu, která se automaticky odešle po změně objednávky na tento stav, více informací najdete v článku SMS upozornění
  • tento stav by měl být tím posledním, do kterého je objednávka v pracovním procesu přepnuta, pokud skutečně doje k jejímu doručení zákazníkovi

Vrácení platby

  • tento stav si můžete vytvořit
  • slouží v případě, kdy zákazník chce vrátit platbu
  • pomocí tohoto stavu na vrácení nezapomenete

Stornována

  • systémový stav
  • když objednávku označíte jako stornovanou, automaticky se vám vrátí skladové zásoby
  • z praxe se z 90% jedná o objednávky nezaplacené, nebo ty které se vrátí na sklad nerozbalené
  • tento stav by měl být v pracovním procesu tím posledním, pokud dojde k situaci, že zboží není doručeno zákazníkovi