Stavy objednávky
Přehled stavů objednávek naleznete v administraci pod Nastavení → Objednávky → Stavy (obrázek 01).
- Tlačítko Přidat: vytvoření nového stavu.
- Výchozí: nová objednávka od zákazníka se automaticky uvede do stavu, který je v prvním sloupci zaškrtnutý jako výchozí.
- Stavy objednávky: Vyřízena, Vyřizuje se, Nevyřízená, Stornována jsou systémové stavy, ty nelze smazat. Ostatní stavy, které přidáte, lze libovolně mazat.
- Platba: pokud stav mění u objednávky příznak Placeno, bude ve sloupci Ano. Pokud ne, bude prázdný. Příznak nemá žádnou vazbu na to, jestli máte platbu za objednávku přijatou na účtu. Pouze s přepnutím do daného stavu označí objednávku jako zaplacenou.
- Skladový nárok: zobrazuje, jestli se přepnutí objednávky do daného stavu považuje skladový nárok za vyřešený. Zpravidla je doporučeno takto označit ty stavy, kdy je zboží fyzicky zabaleno nebo skladový nárok zanikl (např. stav Stornována). Sloupec se zobrazí pouze při aktivní funkci hlídání Skladových nároků.
- Zobrazovat při naskladnění: ukazuje, jestli se objednávka v daném stavu zobrazí během naskladnění produktů. Sloupec se zobrazí pouze, pokud máte aktivní funkci Skladové hospodářství.
- Doklady: určuje, jaké doklady se při změně na daný stav vytvoří. Zobrazení je formou zkratky (DD – daňový doklad, ZL – zálohová faktura, DL – dodací list, DPP - daňový doklad k přijaté platbě).
- Stavový e-mail: odkaz směřující na nastavení šablony e-mailu, který se odešle při změně na daný stav objednávky.
- Systémové označení: stavy objednávek označené jako systémové jsou stavy, které lze pouze upravit. Stavy bez označení jsou stavy vytvořené uživatelem, lze je upravit i smazat.
- Možnost přesunout modrou ikonkou stav v pořadí nebo ho červenou ikonkou smazat. Smazat lze pouze stavy vytvořené uživateli.
Systémový stav objednávky Vyřízena by měl být vždy posledním stavem, do kterého se objednávka během pracovního procesu přepne. To usnadní práci nejen vám, ale i našemu systému i dalším nástrojům, které s tímto stavem pracují (např. Pohoda, Balíkobot atp.). To platí v případě, kdy je objednávka skutečně zákazníkovi doručena. Pokud není, pak může být posledním stavem i Stornována.
I v případě, kdy po odeslání zboží zákazníkovi, ještě následují další události (např. přijetí dobírky atp.), tak by stav Vyřízena měl být až poslední.
Detail stavu objednávky
Po stisknutí tlačítka Přidat nebo po kliknutí na název konkrétního stavu se dostanete do detailu stavu objednávky (obrázek 02).
- Název: název stavu objednávky, např. Vyřízena, Stornována apod.
- Barva: určuje barvu, jakou bude mít písmo čísla objednávky.
- Barva pozadí: touto barvou bude podbarvený celý řádek objednávky v daném stavu.
- Změnit stav položek v objednávce: stav položek objednávky se změní na daný stav.
- Označit objednávku jako zaplacenou: objednávce bude nastaven příznak Placeno. Uvidíte ho v detailu objednávky v poli Platba i na záložce Historie.
- Skladový nárok vyřešen: takto by měl být označen stav objednávky, při kterém produkt fyzicky opustil váš sklad, a tím zaniká nutnost rezervovat ho ve skladových nárocích. Možnost se zobrazí pouze při aktivní funkci hlídání Skladových nároků.
- Nezobrazovat při naskladňování: je-li zaškrtnuto, objednávka v tomto stavu se nezobrazí při naskladňování produktů. Pokud zaškrtnuto není, pak se objednávka v tomto stavu zobrazí při naskladňování, pokud je v objednávce poptáván naskladňovaný produkt. Možnost se zobrazí pouze, pokud máte aktivní funkci Skladové hospodářství.
Vytváření dokladů při změně stavu objednávky
Tato možnost je dostupná v detailu stavu objednávky. K její aktivaci stačí v sekci Vytvořit doklady zaškrtnout jeden z typů dokladu:
- Zálohová faktura
- Daňový doklad
- Dodací list
- Daňový doklad k přijaté platbě
Tím si zvolíte, jaké doklady se mají automaticky vytvářet, pokud se objednávka do daného stavu přepne (např. Vyřízena). Níže máte na výběr ze svých povolených platebních metod pro Maloobchod, a také Velkoobchod, pokud používáte funkci Velkoobchod. Zohledněné jsou zde rovněž Externí online platby jako je Heureka Marketplace apod.
Zaškrtnutím konkrétních platebních metod zvolíte, při které z těchto plateb se má konkrétní doklad vystavit (obrázek 03).
Je možné zaškrtnout všechny možnosti bez omezení. Avšak doporučujeme vaše volby přizpůsobit vašemu pracovnímu postupu, kterým objednávky zpracováváte, a také potřebám vašeho účetnictví.
Pokud bychom se teoreticky drželi příkladu na obrázku 03, pak by se po přepnutí objednávky do stavu Vyřízena automaticky vystavil daňový doklad při platbě převodem a přes platební bránu Shoptet Pay. Obrázek 03 je pouze ilustrativní, návrh, jak využít pracovní postup pro zpracování objednávky, naleznete v kapitole Příklad využití stavů objednávky.
Nejen s automatickou změnou stavu objednávek vám pomůže doplněk Automatizace objednávek. Pomocí pravidel můžete nastavit chování objednávek, např.:
- Změna stavu objednávky lze navázat na časový úsek, lze tak např. ohlídat, když kurýr zásilky nevyzvedne a zůstanou ležet ve skladu, nebo objednávky, které dlouho čekají na platbu od zákazníka.
- Speciální stav lze nastavit i pro objednávky s poznámkou.
Pravidla je možné vyzkoušet v testovacím režimu a až poté použít v ostrém provozu.
Příklad využití stavů objednávky
V této kapitole vám ukážeme možnosti, které stavy objednávek nabízí. Představíme vám příklad jejich použití, který vám výrazně ušetří práci a čas s nastavováním a vyřizováním objednávek.
Ukážeme si využití systémových a vlastních stavů spolu s generováním dokladů a skladovým hospodářstvím.
Nevyřízená
- Systémový stav.
- Doporučujeme nastavit ho jako Výchozí.
- Když přijde online platba Shoptet Pay nebo převod, pak se automaticky vystaví zálohová faktura. Toto nastavíte v detailu stavu objednávky v sekcích Vytvořit doklady a Platební metody.
- Když přijde dobírka, tak se zálohová faktura nevystaví.
Platba přijata
- Tento stav doporučujeme vytvořit, není mezi systémovými stavy.
- Když zákazník rovnou zaplatí (tj. mezi způsoby platby by mělo být označeno převodem a platební brána), pak se objednávka přepne na stav Platba přijata.
- Objednávka se označí jako zaplacená.
- Aby se takto označila objednávka automaticky, je třeba mít nastavené Párování plateb.
- Zákazníkovi se odešle e-mail, kde mu e-shop potvrdí, že platba přišla.
Vyřizuje se
- Systémový stav.
- Použije se v případě, když je v objednávce všechno v pořádku, tedy zboží je skladem a je zaplacené, nebo je vybrán jako způsob platby dobírka.
- Vystaví se daňový doklad, to platí pro všechny platební metody.
- Správce e-shopu musí objednávku ručně přepnout do tohoto stavu.
- S tímto stavem pracuje sklad. Tam ví, že všechny objednávky, které jsou v tomto stavu, musí zabalit a expedovat.
- Tento způsob použití počítá s tím, že na e-shopu není možné objednat něco, co není skladem.
- Doporučujeme zákazníkovi poslat SMS zprávu se sdělením, že objednávka se vyřizuje.
- Zprávu můžete zaslat ručně z detailu objednávky, avšak lepší je nastavit SMS zprávu, která se automaticky odešle po změně objednávky na tento stav. Více informací najdete v článku SMS upozornění.
Čeká na zboží
- Pokud e-shop nemá zboží skladem, můžete mít vytvořený stav Čeká na zboží.
- Po přepnutí objednávky do tohoto stavu se odešle zákazníkovi e-mail, že e-shop čeká na zboží a že bude expedováno po jeho naskladnění.
Doporučujeme využívat funkci kompletace objednávky, kterou najdete v detailu objednávky na záložce Kompletace.
Pokud se objednávka nachází ve stavu Vyřizuje se nebo Čeká na zboží, pracuje s ní sklad. Obsluha skladu provede kompletaci. V Nastavení → Objednávky → Ostatní nastavení doporučujeme nastavit, aby se po dokončení kompletace objednávka automaticky přepnula do stavu Vyřízena.
Vyřízena
- Systémový stav (důležitý pro propojení s Pohodou).
- Na tento stav objednávku přepíná skladník, který zabalil balík k expedici, nebo je možné na tento stav přepnout automaticky po dokončení kompletace objednávky.
- V detailu objednávky zaškrtněte možnost Skladový nárok vyřešen, pokud skladové nároky využíváte.
- Zároveň se pošle zákazníkovi e-mail se sdělením: „Zásilka už míří k Vám“.
- V e-mailu může zákazník vidět číslo balíku.
- Sledování zásilky podle čísla balíku funguje automaticky jen v Balíkobotu.
- Číslo zásilky je možné rovněž přidat ručně v detailu objednávky.
- Doporučujeme zákazníkovi poslat SMS zprávu s totožným sdělením, zprávu můžete zaslat ručně z detailu objednávky.
- Lepší je nastavit SMS zprávu, která se automaticky odešle po změně objednávky na tento stav, více informací najdete v článku SMS upozornění.
- Tento stav by měl být tím posledním, do kterého je objednávka v pracovním procesu přepnuta, pokud skutečně dojde k jejímu doručení zákazníkovi.
Vrácení platby
- Tento stav si můžete vytvořit.
- Slouží v případě, kdy zákazník chce vrátit platbu.
- Pomocí tohoto stavu na vrácení nezapomenete.
Stornována
- Systémový stav.
- Když objednávku označíte jako stornovanou, automaticky se vám vrátí skladové zásoby.
- Z praxe se z 90 % jedná o objednávky nezaplacené nebo ty, které se vrátí na sklad jako nepřevzaté zákazníkem.
- Tento stav by měl být v pracovním procesu tím posledním, pokud dojde k situaci, že zboží není doručeno zákazníkovi.
