Stavy objednávky
Přehled stavů objednávek naleznete v administraci pod Nastavení → Objednávky → Stavy (obrázek 01).
obrázek 01
- Tlačítko Přidat: vytvoření nového stavu.
- Výchozí: nová objednávka od zákazníka se automaticky uvede do stavu, který je v prvním sloupci zaškrtnut jako výchozí.
- Stavy objednávky: Vyřízena, Vyřizuje se, Nevyřízená, Stornována jsou systémové stavy, ty nelze smazat. Ostatní stavy, které přidáte, smazat lze. V některých případech doporučujeme použít systémové stavy. Např. ekonomický systém Pohoda aktualizuje objednávky pouze do stavu Vyřízena.
- Zaplaceno: pokud stav mění u objednávky příznak Placeno, bude ve sloupci Ano. Pokud ne, bude prázdný.
- Doklady: určuje jaké doklady se při změně na daný stav vytvoří. Zobrazení je formou zkratky (DD – daňový doklad, ZL – zálohová faktura, DL – dodací list).
- Stavový e-mail: odkaz směřující na nastavení šablony e-mailu, který se odešle při změně daného stavu objednávky.
- Systémové označení: stavy objednávek označené jako systémové jsou stavy, které jsou předdefinovány. Lze je pouze upravit.
Detail stavu objednávky
obrázek 02
- Název: název stavu objednávky, např. Vyřízena, Stornována apod.
- Barva: určuje barvu jakou bude podbarveno číslo objednávky.
- Barva pozadí: touto barvou bude podbarvený celý řádek objednávky v daném stavu.
- Změnit stav položek v objednávce: položky v objednávce budou mít nastavený daný stav.
- Označit objednávku jako zaplacenou: objednávce bude nastaven příznak Placeno.
- Vytvořit doklady: určuje, který z nabízených dokladů se automaticky vytvoří při změně stavu objednávky.
- Platební metody: určuje, kterou platbu musí objednávka obsahovat, aby došlo k vytvoření dokladu.
Příklad využití stavů objednávky
V této kapitole vám ukážeme možnosti, které stavy objednávek nabízí. Představíme vám příklad jejich použití, který vám výrazně ušetří práci a čas s nastavováním a vyřizováním objednávek.
Ukážeme si využití systémových a vlastních stavů spolu s generováním dokladů a skladovým hospodářstvím.
Nevyřízená
- systémový stav
- doporučujeme nastavit jej jako Výchozí
- když přijde online platba GoPay nebo převod, pak se automaticky vystaví zálohová faktura, toto nastavíte v detailu stavu objednávky v sekcích Vytvořit doklady a Platební metody
- když přijde dobírka, tak se zálohová faktura nevystaví
- stav je připraven k interní kontrole
Platba přijata
- tento stav doporučujeme vytvořit
- když zákazník rovnou zaplatí, pak se objednávka přepne na stav Platba přijata
- objednávka se označí jako zaplacená
- aby se takto označila automaticky každá objednávka je třeba mít nastavené Párování plateb
- zákazníkovi se odešle e-mail, kde mu e-shop potvrdí, že platba přišla
- stav je připraven k interní kontrole
Vyřizuje se
- systémový stav
- použije se v případě, když je v objednávce všechno v pořádku, tedy zboží je skladem a je zaplacené, nebo je tam dobírka
- vystaví se daňový doklad, to platí pro všechny platební metody
- správce e-shopu musí objednávku ručně přepnout do tohoto stavu
- s tímto stavem pracuje sklad, sklad ví, že všechny objednávky, které jsou v tomto stavu musí zabalit a expedovat
- tento způsob použití počítá s tím, že na e-shopu není možné objednat něco, co není skladem
Čeká na zboží
- tento stav si můžete vytvořit, pokud lze objednávat zboží skladem
- pokud e-shop nemá zboží skladem, můžete mít vytvořený stav Čeká na zboží
- po přepnutí objednávky do tohoto stavu se odešle zákazníkovi e-mail, že e-shop čeká na zboží a že to bude expedováno za určitou dobu
Vyřízena
- systémový stav (důležitý pro propojení s Pohodou)
- na tento stav objednávku přepíná skladník, který zabalil balík k expedici
- v detailu objednávky zaškrtněte možnost Skladový nárok vyřešen, pokud máte doplněk Skladové hospodářství
- zároveň se pošle zákazníkovi e-mail, že se sdělením: „Zásilka už míří k Vám“.
- v e-mailu vidí zákazník číslo balíku (sledování zásilky podle čísla balíku funguje automaticky jen v Balíkobotu, na jiné služby by si číslo balíku e-shopař musel přidat ručně)
- doporučujeme zákazníkovi poslat sms zprávu s totožným sdělením, zprávu je třeba zaslat ručně
Vrácení platby
- tento stav si můžete vytvořit
- slouží v případě, kdy zákazník chce vrátit platbu
- pomocí tohoto stavu na vrácení nezapomenete
Stornována
- systémový stav
- když objednávku označíte jako stornovanou, automaticky se vám vrátí skladové zásoby
- z praxe se z 90% jedná o objednávky nezaplacené, nebo ty které se vrátí na sklad nerozbalené